web商談を成功に導くコツとは?すぐに実践できる重要ポイントを紹介

ビジネスに欠かせない業務の1つに商談があります。新規顧客の獲得や既存顧客とのやりとりなど、どの案件を進めて行くのにも欠かせない業務です。一般的には対面で行う商談ですが、最近ではインターネットを活用した「web商談」が活用されることが増えてきました。今回はweb商談について、その概要やメリットを解説します。web商談の導入を検討している方は必見です。

web商談とは

まずは、web商談についておさらいします。
web商談とはインターネットを介した資料共有やビデオ通話によって、遠隔で行う商談のことです。電話を用いるサービスや電話と映像がセットになったものなどタイプはさまざまです。基本的には電話でコミュニケーションを取りながら、指定のURLにアクセスし、資料共有をしながら商談を進めるケースがほとんどです。

昨今では中小企業から大企業に至るまで、働き方改革の推進による業務効率化や、多様な勤務形態の導入が急務となっています。そのため、最近ではweb商談の仕組みを取り入れる企業が非常に増加しています。web商談を活用すれば、そうした課題を解決しながら、持続的に事業を展開することが可能なのです。 

web商談のメリット

では、web商談の具体的なメリットにはどのようなものが挙げられるのでしょうか。大きく分けると主に4つの要素があると考えられています。

まず1つ目は、コストの削減です。対面での商談とは異なり、web商談では相手先の企業に出向く必要がありません。そのため、商談にともなう移動時間や交通費、交際費などを削減することが可能です。また、移動時間が削減されたことでその分時間に余裕ができるため、商談件数の増加や提案のブラッシュアップなどを行えるという副次的なメリットもあります。営業職の方は商談件数で評価基準が判断されるケースも珍しくないため、ある意味では好都合かもしれません。

2つ目のメリットは顧客範囲の拡大です。web商談では遠隔地の企業とも簡単にやりとりが行えるため、地理的な条件や出張コストによって断念していた商談もスムーズに進めることができます。自社のHPや発信媒体でもオンライン商談が可能であることを積極的に発信して周知させてみましょう。

3つ目は営業活動の効率化です。従来の方法では、商談にこぎつけるまでに電話・日程調整・場所の設定・資料の印刷など多くの作業が必要でした。しかし、web商談では場所や移動時間の制約がないため、日程調整や場所の設定が簡単にクリアできます。資料の共有もweb上で完結するため、印刷などの手間も不必要です。また、web商談そのものが電話を活用して行うものなので、メールでやりとりをして日時を決めたら、後は実際に商談に進むだけで済みます。このように、商談に紐づくさまざまな業務を簡略化して、業務効率の改善に寄与するのもweb商談の利点です。

 4つ目は社内教育の効率化です。社員を教育するために実際の商談に同行させる方法などがありますが、1度に同行させる人数も限られるなどのデメリットがあります。また、トップの営業マンは重要な案件や難易度が高い案件にアサインされることが多く、そういった案件に新人社員を同行させることは、リスクにもなります。
結果的にトップの営業マンのノウハウを共有することができず、新人社員が育たないというケースも珍しくありません。しかし、web商談ツールを使えば、商談内容を録画できたり、商談内容をリアルタイムで聞いたりすることもできるため、多くの社員がより実践的な内容を学べるはずです。

このように、web商談には数多くのメリットがあります。 

コロナウイルスの影響拡大により対面商談ができない状況に

2020年5月現在、コロナウイルスの感染拡大によって、多くの業界でビジネスが停滞しています。特に対面を必要とするような仕事にはダイレクトに支障が出ており、。対面商談が困難になったことで、新規案件の受注や既存案件が進められないといった企業も非常に増えているのです。

また、コロナウイルス以外でも、大地震などの自然災害が原因で対面商談が難しくなるケースも今後あるかもしれません。緊急性が高い事態においても柔軟に対応できるようにするためには、web商談ツールの導入が必要不可欠なのです。

web商談ならではの難しさとは?

web商談の利便性の高さを理解したところで、次にweb商談の欠点についても考えてみましょう。確かに、web商談は便利な仕組みですが、一方で対面でのコミュニケーションと比べるとやや劣ってしまう部分もあります。4つの課題を具体的に確認してみましょう。

相手の感情を読みづらい

web商談では、対面時のようなリアル感がないため、相手の感情を読み取りにくかったり、微妙なニュアンスの違いを理解できなかったりする場合があります。
相手の表情をしっかり確認でき画質も良く、遅延がなければ心配も少ないですが、それでもやはり対面での商談には劣ってしまう部分があるでしょう。お互いの気持ちが通じ合わなければ、良い商談は成立しません。

話に集中してもらえない可能性

web商談では、話に集中してもらえない可能性があります。
前述した通り、 web商談は対談と比べるとリアル感に欠けるため、つい集中力が切れてしまいがちです。自社の商品・サービスの最大のアピールポイントを説明しているのに、相手が話に集中してくれていないなんてこともあるでしょう。

web商談では、相手を飽きさせないような工夫が必要となります。

リアクションが得られず、自分ばかり喋ってしまう

webを通じてのやりとりはレスポンスが遅れることも多く、相手のリアクションを即座に掴むことが困難です。そのため、相手のリアクションをうまく得られないが故に、つい自社側の話を続けてしまいマシンガントークのようになってしまう可能性もあります。

相手の通信環境に影響されることも

web商談は自社だけでなく対話する相手側の通信環境も影響します。そのため、いくら自社の通信環境が良くても、相手側に支障があれば上手く対話することができません。web商談を行う際には、相手の通信環境を事前に確認するか、負担がかからないweb商談ツールを使うなどの工夫が必要です。

web商談を成功させるコツとは?

web商談を成功させるには、どのようなポイントに配慮することが良いのでしょうか?
ひとつずつチェックしてみましょう。

【商談前のポイント】アポ日程は近めに

手軽に行いやすいweb商談の強みを活かし、商談のアポイントは当日か翌日など近めの日程にするのがおすすめです。顧客の興味・関心が薄れてしまわないよう、ホットな内にアプローチを行いましょう。また、日程を近めに設定することで忘れにくい利点もあります。 

【商談中のポイント】はきはきと話す

商談中は、簡潔明瞭な受け答えを意識しましょう。対面でのやりとりと違い、オンラインでは遅延が生じたり、音声がこもったりしがちです。
そのため、やりとりをする際には結論からはきはきと聞き取りやすいように話し、「えっと…」「あの…」といったフィラーは避けるようにしましょう。

こまめに相手の反応を確認しよう

先ほどもご説明した通り、web商談では一方向のマシンガントークになりがちです。そのため、こまめに相手の様子を確認しながら対話を進めていくことが重要です。項目ごとに確認の質問をしたり、疑問点をこまめに聞いたりなどするといいでしょう。 

リアクションは大きめに

画面越しではリアクションが伝わりにくいため、少し大きめのリアクションを取るよう心がけてください。深く頷いて相槌を打つことで、「相手に話が伝わっている」と安心して会話できるようになります。 

web商談ツール選びも重要!相手に負担をかけないために

さて、ここまでweb商談のメリットや注意点などについて紹介してきましたが、ここからは肝心のweb商談ツールについてご紹介します。ツールを選ぶ際には、自社にとって必要な機能や導入・運用コストを考慮して選ぶようにしましょう。

今や多くのweb商談ツールがありますが、今回は中でもおすすめのツール「ベルフェイス」についてご紹介します。ベルフェイスは、日本で最も使われているオンライン商談システムです。「有料契約導入社数」「契約導入事業所数」「契約導入ID数」「営業職が利用したことがあるシステム」の4部門でNo.1の実績を誇り、企業規模や業界を問わず多くの方に利用されています。

電話とブラウザを組み合わせて使う遠隔営業システムであるため、遅延の心配や接続不良などの心配もありません。誰でも簡単に活用できるシンプルな設計に加え、アプリインストールなど事前の準備は不必要です。また、電話はお手持ちの固定電話・スマートフォンを利用するため、端末を別途購入する必要もありません。

ベルフェイスの8つの機能

営業業務・web商談に特化したベルフェイスには、便利で実用的な機能が多数備わっています。主な機能は8つで、商談をスムーズに進めるための機能と営業管理を効率化させる機能が搭載されています。まずはスムーズな商談を実現可能にする4つの機能についてご紹介します。

スムーズな商談を実現する機能

1つ目は5秒で接続できるハンディなアクセス性能です。先ほど触れたように、ベルフェイスではアプリインストールなどを行う必要はありません。さらに、デバイスやブラウザの種別を問わずに利用することができます。一般的なweb商談ツールはオンライン上に作ったり、IDを発行してユーザーエントリーをしたりする作業が必要ですが、その手間もかかりません。また、音声と映像が切り離されていることで通信負荷が減り、対面の商談と変わりないレスポンスを実現しています。

2つ目は独自の特許技術を駆使した、手軽な資料共有機能です。web商談では事前に資料をメールで送り、お互いに同じ資料を開きながらコミュニケーションで補完して商談を進めるケースが一般的です。一方ベルフェイスの共有システムはお互いのマウスの位置が表示され、違いにページを送ることも可能です。説明する位置のミスリードから話がかみ合わないなど、オンライン商談で起こりがちなミスも未然に防ぐことができます。資料のダウンロードも簡単にできるため、商談後にメールで資料を送る手間も省けます。

3つ目はリッチなプロフィールシート機能です。対面の商談で名刺交換をするように、オンライン上でもプロフィールシートを活用した自己紹介ができるようになっています。自分の経歴はもちろん、出身地や趣味などアイスブレイクに使えそうな情報も盛り込めるため、初対面でも良い雰囲気で商談を始められます。ちなみに、URLを発行してメールに添付することも可能です。

4つ目は美麗なカメラ機能です。明るさの調整も自由自在で商談相手に好印象を与えられます。

営業管理を効率化する機能

次に、営業管理を効率化する機能について4つご紹介します。

1つ目が困ったときに役立つ「カンペ」の機能です。この機能は自社側にのみ表示されるようになっていて、資料の1ページごとにスクリプトを設定できるようになっています。焦ることなく商談を進めるのに役立つ機能ですが、この機能は社内教育にも大きな効果を発揮します。この機能を活用すれば、トップセールスの営業トークを資料とセットで共有することができるのです。そのため、ベテラン営業の切替しや事前のメモなどが共有され、新人でも実践的なノウハウを身につけられるでしょう。また、全社的に回答する内容が統一されるなど副次的なメリットもあります。

続いて、商談の録音・録画機能です。従来の商談方式では対面は必須だったため、商談内容が担当者に属人化しやすくブラックボックスになってしまう欠点がありました。しかし、この録画機能を使えば商談内容のログをしっかりと残すことができます。倍速再生も可能で振り返りもスピーディーに行えるため、引き継ぎの際にも役立つでしょう。また、動画をシェアすることで教育ツールとしても活用可能です。

セールスフォースと連携をすることで、商談の活動履歴を自動作成することもできます。録画のURLやメモも自動でシステムに反映されるため、商談に参加していない他部署でもリアルタイムの進捗確認が可能です。多くの部署と連携しながら進める案件に関しては非常に役立つはずです。

最後が同時編集可能なメモ機能です。1つのメモに対して双方が書き込めるため、商談をしながら齟齬のない議事録を作成できたり、次回のアジェンダをすり合わせたりすることができます。また、口頭だと間違いの起こりやすい電話番号やメールアドレスを伝える際にも便利です。

これら8つの機能が搭載されたベルフェイスを活用すれば、スムーズかつ効率的な営業活動が実現します。

ちなみに、今は新型コロナウイルスの対策支援のため60日間の無料トライアルも実施されています。web商談ツールを検討している方はぜひ1度お試しください。

まとめ

今回はweb商談について、メリットやデメリット、ポイントにおすすめのツールまで幅広くご紹介しました。
IT技術が発達した現代だからこそ、ツールを上手く活用して効率的に営業活動を進めていきましょう。

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