インターネットにパソコン、そしてスマートフォン。今では生活になくてはならない存在ですが、それは仕事においても同様です。新たな技術の登場で、昔では想像できなかった働き方も今ではできるようになりました。
今話題のテレワークも、その新しい働き方の代表的な存在です。テレワークを活用することで、場所を問わずに働けて従業員一人ひとりの生活に合わせた働き方ができます。テレワークは事務職を中心に広まりを見せていますが、営業職の仕事も例外ではありません。そこで今回は、営業職におけるテレワークについて特集します。
また、テレワーク中の「サボり」を防いで、生産性を高める工夫を紹介しますので、これからテレワークを導入する方やすでにテレワークを実施中の方は必見です。ぜひ最後までご一読ください。
そもそもテレワークとは
まず、テレワークとはそもそもどういったものなのか、定義を確認してみましょう。テレワークとはインターネットなどの通信技術を使って、時間や場所に縛られずにフレキシブルに働くことを指します。
「Tele = 離れた」と「Work = 働く」が組み合わさってテレワークという造語が生まれています。このテレワークには大きく3つの種類があり、在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイルワークに分けられます。
在宅勤務は最も一般的なテレワークの方法で、自宅で勤務します。事務職やエンジニアなど、多くの職種で導入されています。
サテライトオフィス勤務とは、勤務先以外の小規模なオフィススペースを使って働く方法です。社員は働く場所を選べるので、移動や出勤の無駄を削減できます。
モバイルワークとは、カフェや営業先、さらには移動中などにパソコンや携帯電話を活用して働く方法です。モバイルワークは隙間時間でも仕事をできるメリットがありますが、セキュリティ対策が特に必要されています。
また、元は違う意味の言葉ですが、「リモートワーク」も現在ではほぼ同じ意味の言葉として使われています。
営業でテレワークを推進するメリット
近頃は、テレワークがニュースで話題になることも増えましたが、どのようなメリットから多くの企業で導入されているのでしょうか。その理由を紐解きながら、テレワーク化のメリットについて改めて考えてみましょう。
ここでは、営業職を例に、従業員側・企業側に分けて、メリットを解説します。
働く側のメリット
働く側のメリットは、大きく2つあります。
通勤時間を削減できる
テレワークを使った働き方で真っ先に感じる変化と言えば、通勤がなくなることでしょう。テレワークでは、毎日朝早く起きたり、満員電車で長時間揺られたりする必要はありません。
通勤時間にかなりの時間を割いている方にとって、業務面・体調面からして大きなメリットです。節約した時間で、仕事の準備や資格の勉強など有意義に時間を使えるでしょう。
商談への移動時間も削減できる
通勤時間は誰もが抱える問題ですが、営業職の場合は商談もあるため、移動時間がさらにかかります。テレワークではWeb会議システムなどを導入し、オンライン上で商談を済ませてしまえば顧客の所へ出向く必要もないため、移動時間を削減できます。
最近はオンライン商談に向く、高品質な業務支援ツールも登場しているため、それらを活用すれば、実際に対面で商談を執り行うのと同じように業務ができます。浮いた時間で、提案内容や資料のブラッシュアップを行えば、より質の高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。
企業側のメリット
企業側のメリットは2つあります。働く側のメリットが注目されがちなテレワークですが、企業にとってもプラスが大きいです。
コストの削減
社員の通勤が不要になるため、会社が負担している交通費を削減できます。また、オフィスでの勤務ではなくなるため、社員全員が入る空間が必要なくなり、賃料を削減できるケースもあります。その他、事務用品や光熱費の節約にもつながります。
企業のイメージアップ
多様な働き方が求められる昨今、テレワークは世間からの注目度も高い働き方です。テレワークの導入が成功すれば企業のイメージアップにつながり、入社を希望する人も増えるかもしれません。
また、テレワークの導入で、災害や感染症の広がりといった、予期せぬアクシデントに対応できるようになるのも大きな利点です。
営業はテレワークで「サボる」？
働く側、そして企業側の双方にメリットがあるテレワーク。一見すると良いことばかりのようですが、全く問題がないわけではありません。テレワークを導入しているある企業では、社員の仕事の「サボり」が問題となっているようです。
こうしたテレワーク化によるデメリットについて、チェックしてみましょう。
テレワークは仕事ぶりが見えない
社員がテレワークで仕事をサボる大きな原因は、職場と違って仕事ぶりが見えないためです。職場であれば、周囲の視線や上司の管理下にあるため、仕事をサボるのは困難です。
一方で、テレワークの場合、仕事をサボっていたとしてもバレにくいでしょう。カメラ機能を使って監視する方法もあるようですが、多くの企業はそこまで管理コストをかけられません。
つまり、ほとんどのテレワークでは、社員の意思次第で簡単にサボれてしまいます。そのため、テレワークを導入する際には、社員を管理するルールも一緒に決めておくのがいいかもしれません。
成果物が目に見える仕事であれば問題はありませんが、そうでない場合には働く内容に応じて指標を決めておくのがおすすめです。
テレワークで重要なのは「自己管理」
テレワークでは、自分に甘い人であれば生産性が下がるリスクもあります。そこで大切になるのが「自己管理能力」です。通常業務においても自己管理能力は大切ですが、テレワークではその重要性がさらに高まります。
自己管理能力は主に以下の4つに分けられ、どれも仕事の生産性に関わる項目です。適切な自己管理を行えているか、改めて振り返ってみましょう。
時間管理
テレワークの成功に不可欠なのが、時間管理の徹底です。スケジュール通りに高い品質で仕事を行えるかどうかは、この時間管理能力に大きく左右されます。
時間管理ができていないと慢性的なサボり発生の原因にもつながります。工数と生産性を比べ、一定基準の生産効率を担保できているかどうか、確認するようにしましょう。
モチベーションの管理
常に高いモチベーションを保つこともテレワークでは重要です。職場のように周囲が直接鼓舞してくれる機会はないですし、コミュニケーションの頻度も下がります。自分自身で高いモチベーションを維持できるような工夫が求められるでしょう。
体調管理
仕事の資本は健康な体です。心身ともに健康でなければ、仕事で高いパフォーマンスは期待できません。休憩を挟んだり、適度にストレッチをしたりするなどして、体調管理を徹底しましょう。
感情管理
テレワークでは上司に直接相談ができず、業務上の連絡が上手く伝わらないケースも少なくありません。また、テレワークでは、メールやチャットなど文字でのやり取りが多くなるため、雑な印象を与えてしまうこともあります。
さらに、オフィスでの何気ない会話などもないため、どうしても息が詰まりやすくなってしまい、感情面で落ち込みやすくなる方もいるでしょう。テレワークに向くツールを使ってコミュニケーション不足を解消したり、リラックスタイムを作ったりするなどして対策してみましょう。
テレワーク・在宅中の自己管理は難しい？集中力・生産性を高めるコツ
営業のサボりを防ぐ工夫とは？
テレワーク成功のポイントは「自己管理」といえそうですが、そうはいっても簡単に実現できるものでもありません。さまざまな社員がいる中で、効果的に仕事のサボりを防止する方法はないのでしょうか。
そこで、サボりを防ぐために、テレワーク化で工夫すべきポイントを5つ紹介します。
業務内容を見直し、明確化する
まず、営業のテレワーク化の際に実施しておきたいのが「業務内容の明確化」です。営業という仕事は成果物が目に見えないケースもあり、具体的な業務内容が不明瞭になってしまうことも珍しくありません。
そうした状態でテレワークに移行すると、社員がサボる原因になります。従来の業務形態でも業務内容を明確化しにくいため、テレワークではさらにブラックボックス化しやすいのが営業職の特徴です。
では、具体的にどうやって業務の明確化をするのでしょうか。ひとつの例として、受注件数のみで営業タスクを管理しているのであれば、営業のすべての工程を細かく確認しましょう。
リスト作成から顧客へのアプローチ、資料作成に商談など営業のステップは多岐に渡ります。まずは、営業の業務内容を細かく洗い出し、進度を常に把握できるよう、商談までのステータスを可視化するのがいいでしょう。
営業の仕事が細かく明確化されれば、進捗報告をする際にも役立ちます。また、商談ステータスを確認できるようになると、他部署や他の課も仕事がしやすくなるでしょう。
従来の業務と比較すると、より定量的な業務管理が可能になり、業務を遂行していないとすぐにバレてしまうのでサボる社員も減るはずです。
活動内容の報告を義務化
「報・連・相」は仕事の基本ですが、テレワークで営業を行う場合には特に重視したい要素です。業務の実績を細かく管理しないと、仕事をサボることが常態化してしまうリスクも考えられます。
また、コミュニケーションの幅も限られるため、細かく報・連・相をしないと案件を進めるうえで齟齬が生じてしまいます。そのため、活動内容の報告を義務化するなど、社内間でのルール決めが必要です。
では、どういった方法で活動報告をするのがいいのでしょうか。規模の大きな会社だと、全員の業務を把握するだけでも大変ですが、そのうえ全員の業務進捗を追うのは非常に困難でしょう。そうした際におすすめなのが営業ツールである「SFA」の活用です。
SFAはSales Force Automationの略で、営業支援システムのことです。機能も充実しており、代表的なものには顧客管理・案件管理・行動管理・予実管理・レポート管理があります。
SFAを導入すれば営業を簡単に見える化できますし、営業の生産性を向上させます。テレワークで社員を管理するのであれば、こうした業務支援ツールを積極的に活用していきましょう。
集中できる環境をつくる
テレワークを初めて導入する会社であれば、そもそもテレワークに慣れていない社員も多いはずです。普段の営業で働くスタイルとは異なり戸惑う方もいるので、働く環境作りもあわせて積極的に行いましょう。
今までは特に意識しなくても、会社に行けば働く環境は整っていました。しかし、テレワークの場合、問題なく働ける状態まで社員各々で環境を整えることが必要になります。
特にテレワークで基本となるのはパソコンとインターネットです。通信状況や通信速度は担保できているか、自宅からのアクセス環境は整備されているか、セキュリティ上の問題はないかなど、留意する点はいくつかあります。
そのため、企業側は社員が集中できる環境で作業できるよう、サポートを徹底しましょう。在宅環境からでも各人がチェックしながら業務できるよう各種マニュアルを配布したり、ポケットWi-Fiを貸与したり、都度対策を講じましょう。
録画機能の付いたWeb会議ツールで商談状況を確認
先ほど簡単に触れた業務支援ツールは、サボり対策にも役立ちます。専門的なSFAでなくとも、Web会議ツールを利用して対策する方法もあります。
まず、Web会議ツールについて簡単におさらいしておきましょう。Web会議ツールとは、インターネットを通じて、リアルタイムにお互いに映像と音声によってやり取りできるシステムを指します。
「ビデオ通話システム」というと、想像しやすいかもしれません。このWeb会議ツールを活用すれば、文字を使ったコミュニケーションより、さらに密なコミュニケーションが図れます。
テレワーク中の営業においては、こうしたWeb会議ツールを使った商談も有効に活用されます。しかし多くのWeb会議ツールは、実施された会議の内容について他者が把握できる機能を備えていないため、営業担当者がどのような商談を行ったのか、上司が確認することはできませんでした。
そこで便利なのが、商談に特化したWeb会議ツールの「ベルフェイス」です。ベルフェイスは営業のオンライン商談システムとしても有名なツールで、営業特化の便利な機能が多数備わっています。
先程挙げたような問題を解決できる「録画機能」を備えているため、実施された商談内容を上司が後から確認することができます。
この他にも「ベルフェイス」には、名刺表示機能、プレゼンの際に役立つカンペ機能など、商談に役立つ機能が充実しています。「ベルフェイス」によって、テレワーク中でも対面に比べて遜色ない、またはそれ以上に便利な環境下で商談を実現することが可能です。
「監視」のし過ぎには注意
テレワークを活用して働くうえで、管理は非常に重要です。しかし、過度な監視は社員に精神的な負荷を掛けすぎてしまう可能性にも留意しておきましょう。
例えば社内用のWeb会議ツールを使って常時映像をつなげておくなどの方法は、サボり対策としては効果がありますが、常に見られている状態にストレスを感じる社員も多く生まれるでしょう。
監視によるストレスが溜まることで、かえって生産性が落ちてしまったり、メンタルケアが必要になったりすることもあります。
そのため、過度な監視はできるだけ避け、基本的には社員の自主管理に任せ、報告内容や成果物を中心とした管理体制を敷くのが無難です。
在宅勤務・テレワークを実施するために企業側が行うべき準備とは
まとめ
今回は営業のテレワークの実施と、サボりの防止策について詳しく解説しました。ご紹介したサボり防止の具体策など、ぜひ参考にしてみてくださいね。
テレワークはサボりの防止など問題もありますが、時間短縮やコスト削減などメリットも大きいです。ご紹介した便利な業務支援ツールなども活用して、ぜひ仕事の生産性を向上させましょう。
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