コロナ禍をどのように乗り切っているでしょうか。感染対策をしながら訪問営業を続ける企業もいれば、電話やメールなど既存のツールを使いながら非対面営業に注力している企業様も多いことと思います。
これまでは既存の営業スタイルで、何とか乗り越えてこられたかもしれません。しかし、1年にわたってオンラインの利便性に慣れた顧客は（toBでもtoCでも）、特定の場面を除いてはできるだけオンラインを望むようになるでしょう。
効率や生産性を考え、さらに一歩踏み出してオンライン営業／商談の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
今回は、オンライン商談を導入するにあたり必要な業務フローや評価制度、ツール類までを網羅してご紹介します。
オンライン商談に必要な体制
オンライン商談は、環境やツールを導入するだけでは上手くいきません。オンライン商談を成功に導くために必要なものとして、新組織に適した業務フローや評価基準、整ったマネジメント体制を用意しなければなりません。
業務フローの構築
まずはオンライン商談のゴールをどこに設定するかを考えましょう。
オンライン商談のみで受注を獲得することをゴールにする組織もあれば、成約に繋がりそうな見込み顧客を発掘して他部門に引き継ぐことをゴールにする組織もあり、組織体制は企業によってさまざまです。どのような形式の組織でも、
- 営業活動全体のプロセスの見直し
- 各部門の役割の領域の明確化
の2つが必要です。これらを整理したうえで、全体の業務フローを構築する必要があります。
オンライン商談を取り入れることは、従来の営業スタイルを否定するわけではありません。たとえば見込み顧客の獲得や商談設定、長期フォロー、遠方の顧客などをオンラインで対応し（インサイドセールス）、具体的な商談からクロージングまでをベテラン精鋭チームがしっかり契約までこぎつける体制（フィールドセールス）もすでに多くの企業が取り入れています。
新しい評価基準の設定
オンライン商談の運用のために必要なものは、組織ごとに適した評価基準です。各部門の役割を明確にし、目標達成のためのロードマップを作成し数値化しましょう。
目標達成度を評価するための「KPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）」という指標があります。最終ゴールの途中に設定する中間目標です。KPIを設定することで、最終目標に対して今どのような状況にあるのかを俯瞰的に見ることができます。
いわゆる一般的な外回りをする営業職（フィールドセールス）の評価基準のままオンライン営業チームとしての働きを求めても、期待される役割が違うため、営業パーソンは思うように成果をあげられません。そのまま人事考課で低い評価がついてしまったら、会社に対して否定的な態度に変わるきっかけになってしまうでしょう。
マネジメント体制
生産性の高いオンライン商談に必要なものは、目標達成に導くマネジメント体制です。マネージャーは全体のコール数や案件化数などの数字を把握しながら、KPIの達成度を見ていきます。進捗が順調でない場合は、原因を特定し営業戦略を修正するなどの対応をとります。
また、経験の浅い社員がベテラン社員のトークを学ぶための環境作りなど、組織全体をブラッシュアップしていく仕組みも必要です。
オンライン商談に必要な環境
オンライン商談を行うためには、まずは商談に集中できる整った環境が必要です。
静かに商談できる場所
オンライン商談は場所にとらわれず行うことができます。オフィスでも自宅でも行うことができるため、融通が利く営業スタイルといえるでしょう。
一方で、相手の声を正確に聞き取り、自分の声をクリアに届けるためには、静かな環境が必要です。テレワークを導入している企業が増えてきていますが、子どもの声や生活音が入らないように配慮しなければいけません。
安定したインターネット環境
安定したネットワーク環境も重要です。多くのオンライン商談ツールはインターネット回線を使用しています。インターネット回線は電話回線と比較すると安価ですが、通信が安定しにくいデメリットがあります。また、有線LANと無線LANでは、無線LANの方が通信の安定性は低いです。
オンライン商談の途中で映像や音質が乱れてしまうと、相手の心象は大なり小なりどうしても下がってしまうことになります。クロージングなど重要な局面ならなおさらです。通信安定化のために、回線速度に応じて設定を自動調整する仕組みを採用しているツールもあります。
導入を検討しているツールでは、通信の安定のためにどのような対策がなされているのか、確認するようにしましょう。自宅の無線LANの環境が不安定な場合などは、有線LANの導入も必要となるかもしれません。
オンライン商談に必要な機器
オンライン商談の環境が整ったら、次に必要なものはデバイスです。
パソコン、タブレット、スマホ
まずはパソコン、タブレット、スマホなどの通信機器を用意しましょう。パソコンを広げられるスペースがあるのであれば、パソコンをおすすめします。
オンライン商談では、商材を説明するための資料やデータなどを表示させながら話をすることが多々あります。スマホやタブレットは画面が小さく、資料の詳細を読み取るのが難しいかもしれません。また、オンライン商談はどこでも行えるのがメリットです。このメリットを生かすためにも、持ち運べるノート型パソコンをおすすめします。
オンライン商談ツールごとに利用できるOSやパソコンに必要なスペックが変わるため、あらかじめ確認しておきましょう。パソコンのスペックを確認する指標として、CPUやメモリがあります。CPUのスペックが高いほど処理能力は速くなり、メモリの数値が大きいほど、同時に作業できる量が多くなります。
ただし、CPUやメモリのスペックが高いほど高額になるので、予算と相談しながら選びましょう。
カメラ
オンライン商談ではWebカメラが必要です。多くのデバイスにはあらかじめカメラが搭載されていますが、搭載されていない場合は外付けできるWebカメラを用意しましょう。
ヘッドセット、イヤホン、マイク
オンライン商談では、周囲の音が入ってしまったり音が割れてしまうなどのトラブルが起こることがあります。これらを回避するために必要なものが、ヘッドセットまたはイヤホン、マイクなどです。
ヘッドセットやイヤホン、マイクは有線タイプと無線タイプがありますが、有線タイプの方が音質が安定するのでおすすめです。また、呼吸音を低減する「ウィンドフィルター」機能や、周りの騒音を打ち消す「ノイズキャンセリング」機能などを有した商品もあります。
長時間着用する場合は、フィット感も重要です。身体に合っていない製品を使用していると、頭痛や外耳炎などの健康被害を招くリスクがあります。価格は幅広く、1,000円台から25,000円程度のものが多いようです。
オンライン商談に必要なツール
オンライン商談を行うのに必要なツールには、さまざまなものがあります。ここでは主な3つのツールをご紹介します。
オンライン商談ツール
オンライン商談の際に、いわゆるWeb会議システムを使用するケースも多いようですが、営業に特化したツールもあります。無料ツールもありますが、使用人数や使用時間、機能などに制限があることが多く、ビジネスで使用する場合は有料ツールをおすすめします。
CRMやSFA
より生産性を上げるために必要なものとして、CRMやSFAツールなどがあります。
CRMとは、顧客情報を管理・分析するためのに必要なものです。企業情報、キーパーソンや課題などを蓄積・分析することで、効率的な提案をすることができます。
SFAとは、営業活動支援ツールです。営業活動の情報を一元管理し、分析するために必要なものです。ある企業に対して、いつ、誰が、どの商材を、どのようにアプローチしたかを記録していくことで、営業戦略に役立てていくことができます。
CRMやSFAに情報を蓄積することで、企業規模や業種などさまざまな切り口から分析できます。その結果、企業規模や業種ごとのトレンドや課題を把握することができます。マーケティング活動にも必要なものといえるでしょう。
電子契約サービス
電子契約サービスとは、紙の契約書の代わりにインターネット上で契約を締結するために必要なものです。
契約を結ぶ場合、従来は紙の契約書に押印、署名するケースがほとんどでした。しかし、それでは相手先に出向かなくては契約を締結できません。紙の契約書を郵送するという手段もありますが、テレワークが普及している今、企業宛てに契約書を郵送しても担当者が出社していないケースも考えられます。
一方で電子契約サービスを利用すれば、相手の担当者がどこにいてもすぐに契約を締結することができます。
その他必要なもの
オンライン営業に必要なものをご紹介してきましたが、より生産性を上げるためには、他にも必要なものがあります。
オンライン営業用資料
オンライン営業は電話と異なり、声だけではなく商談用の資料を使いながら視覚的に説明できます。客観的なデータや商材の特徴などをまとめた資料を相手に見せながら商談をすることで、相手の熱量が高まったり、相互認識が深まることが期待できます。
トークスクリプト
トークスクリプトとは、営業トークのマニュアルです。相手の心を掴むためには有効なトークスクリプトも必要です。
トークスクリプトを作成する際は、トップセールスの話し方を参考にすると効果的です。話す言葉だけではなく、間合いや相槌のタイミングまでを分析するとなお良いでしょう。
オンライン営業用資料についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
オンライン営業資料作成のポイント
用意しておくと便利なもの
オンライン商談をする際に必ず必要なものとまでは言えませんが、用意しておくと便利なものをご紹介します。
照明
人間は視覚的な情報の影響を受けやすいと言われています。初めて会う相手なら、カメラ映りが悪い人より良い人の方が印象は良いでしょう。逆光を避けたり、部屋の明かりを明るくするなどの工夫をすることで、顔や部屋全体を明るく見せることができます。
また、カメラ映りをより良くするために照明があると安心です。安価なものだと1,000～2,000円程度で購入できます。
デュアルディスプレイ
パソコンに2台のディスプレイを接続し、連続する一つの画面として表示させる方法があります。これをデュアルディスプレイと言います。表示領域を拡大できるので、ひとつの画面で相手の表情をチェックしつつ、もうひとつの画面で資料を表示させることが可能です。
バックスクリーン
オンライン商談を自宅で行う場合は、カメラに自宅の様子が映り込んでしまう可能性があります。プライバシーを守りたい人は、自宅の様子が映るのは避けたいでしょう。バーチャル背景を利用している人もいますが、不自然だったり、パソコンのスペックによっては利用できないものもあります。
そこでおすすめなのがバックスクリーンです。バックスクリーンとは背景を隠すためのもので、部屋を隠せるだけでなくカメラ映りを良くする機能も兼ね備えています。コンパクトに収納できるタイプや、椅子に引っ掛けるだけのタイプなどさまざまな種類があります。大きさや素材などによって価格は異なりますが、1,000～2,000円程度から購入可能です。
オンライン営業ツールの選び方
オンライン営業ツール導入の際は、自社に適したサービスを選択することが重要です。ここでは、オンライン営業ツールを選ぶポイントをご紹介します。
◆通信は安定しているか
オンライン商談中の通信トラブルは、商談結果を左右するリスクもあります。採用を検討しているオンライン商談ツールが通信安定化の対策をとっているか、事前に調べましょう。
◆顧客コミュニケーションの最初は電話かオンラインか
たとえば、見込み顧客との初接触がホームページからの問い合わせから始まるのであれば、おそらくメールアドレスを取得できているので、URLを共有するするのに大きな問題ないでしょう。もちろん既存顧客も問題ないはずです。
しかし、電話営業やテレアポ、テレマーケティング組織は電話からコミュニケーションがスタートするので、URL共有型のシステムは相性がよくありません。電話をしながらそのままつなげられるオンライン営業システムのほうが向いているでしょう。
電話営業を飛躍的に効率化する手段とは？営業組織におけるDX推進のポイント
◆ツールへの接続は簡単か
相手がオンライン商談に不慣れだと、ツールにログインするだけでも億劫に思ってしまう可能性があります。アプリのインストールが必要なものやブラウザに制限があるものだと、それだけでオンライン商談を断られてしまうかもしれません。なるべく接続が簡単なものを選びましょう。
◆録画・録音機能があるか
録画・録音機能があれば、商談内容のエビデンスとして残すことができます。契約の際に言った・言っていない、といったトラブルを防ぐことができます。また、商談内容を録画・録音することでマネジメントにも役立てることができます。
成約率の高い営業担当の商談を部署内で共有することで部署全体の成約率の向上が期待できますし、マネジメントの立場からするとただでさえオンラインやテレワーク環境では対策をしないとメンバーの管理が行き届きづらいので、商談の録画を見て個人のスキルはもちろん、部署全体の目標進捗状況を把握しやすくなります。
◆トークスクリプト機能があるか
トークスクリプトとは、いわゆるカンペのことです。相手の画面に紙のトークスクリプトを映らないようにしても、トークスクリプトに視線を落としてしまうと相手に伝わってしまうかもしれません。パソコンの画面上でトークスクリプトを見る機能があれば、正面を向きながら堂々と読むことができます。
また、たとえば「予算」や「導入時期」など商談相手に共有したいことだけをヒアリング項目として表示しておけば、押さえ忘れると致命的になりかねないBANT情報などの取得率も上がります。
営業に特化したオンライン商談ツール「bellFace」はこれら全ての機能を有しているので、
もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
「成果につながる」オンライン営業ツール 選び方ガイド
Q&A
Q.オンライン営業を導入する場合、社内体制をどのように構築すべきでしょうか？
業務フローや評価基準を設定したうえで、マネジメント体制を整えましょう。
Q.オンライン商談はどのような環境で行うべきでしょうか？
静かでネット環境が安定している場所で行いましょう。
Q.オンライン商談のためにどのような物を用意する必要がありますか？
パソコンなどのデバイス、Webカメラ、ヘッドセットなどが必要です。また、オンライン商談ツール、CRMやSFA、電子契約サービスの契約も必要です。
Q.オンライン商談を行う際に、用意しておくと便利なものはありますか？
照明、デュアルディスプレイ、バックスクリーンなどがあると便利です。
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