テレワーク・在宅管理の自己管理は難しい?集中力・生産性を高めるコツ

最近では、一般企業で「テレワーク」や「在宅勤務」という社外で働く新たな働き方が広まっています。テレワークは、政府も推進している働き方で、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、大きな注目を集めました。また、2020年に行われる予定であった東京オリンピック・パラリンピック開催における混雑を緩和させる対策のひとつとしても注目を集めています。

しかし、日本ではテレワーク化がまだ浸透していないため、分からないことが多いはずです。また、「テレワークだと、ついだらけてしまいそう」と心配になる方もいるでしょう。ここでは、テレワークの基本知識に関する説明と、テレワークにおける自己管理の方法についてご紹介します。

テレワークが急速に広がる

テレワークは以前からある働き方のひとつですが、昨今の新型コロナウイルス感染拡大の影響によって、さらに注目を集めています。新型コロナウイルスは、感染時は症状がなく、2週間ほどたってから症状が現れ始めることが多いそうです。そのため、感染していても気付かないうちに周りの人間を濃厚接触者にしている可能性が高いのです。

そのため、オフィスなど人が密集しているところでは集団感染のリスクが高いため、会社に出社しなくても働けるテレワークが急速に広まっています。ここでは、テレワークの基本知識と、在宅勤務との違いについてご紹介します。

テレワーク、在宅勤務とは?

テレワークは場所や時間にとらわれない働き方で、離れた場所を意味する「テレ」と、働くことを意味する「ワーク」を組み合わせた造語です。実際にテレワークを行っている人をテレワーカーといい、1週間のうちに8時間以上会社以外の場所で情報通信技術を駆使して仕事をしている人、と国土交通省で定められています。

テレワークは、働く場所によって呼び方が異なり、自宅でパソコンや電話などを活用して会社と連絡を取りながら働くことを「在宅勤務」といいます。つまり、テレワークの大きな枠組みの中にあるひとつの手法として、在宅勤務があるということです。
在宅勤務の他にも、取引先や移動中に携帯やパソコンを使って仕事をする「モバイルワーク」や、会社以外のオフィススペースで働く「サテライトオフィス勤務」などがあります。

テレワークを行うメリットとしては、社員は出社時の満員電車などのストレスを感じることなく、落ち着いた場所で快適に仕事をすることができるため、生産性を向上させることが期待できることです。また、企業にとってオフィスを維持するためのコストをテレワークで削減できるとともに、優秀な能力を持っていても、会社に通勤することが困難だった人材の獲得が可能となるメリットがあります。障害を持っている方や、家族の介護・妊娠により出社することが困難な場合でも、離れた場所で業務を遂行することができます。

また、業務内容は経理や人事・総務などの管理部門担当者、営業やお客様サポート担当者などの顧客対応業務がテレワークに適しています。 

テレワークは自己管理が難しい

テレワークは、通勤などのストレスを軽減させつつ、生産性を高める効果のある働き方として期待されていますが、今まで会社で規則正しい作業を行っていた時とは違い、自身で業務の時間管理をしなくてはいけません。しかし、時間管理の苦手な人は業務の進捗状況に影響を及ぼし、業務効率の悪化が懸念されます。ここでは、テレワークでの自己管理の問題点についてご紹介します。

怠けてしまう、逆に働きすぎてしまう

自宅で仕事をする場合、テレビやゲームなどの娯楽が近くにあるため、誘惑に負けてしまう可能性があります。また、周りの目がないために仕事をさぼったり、通常よりも多く休憩をとったりと集中力が散漫になりがちです。

逆にテレワークになったことで、働きすぎてしまう社員もいます。働きすぎてしまう要因としては、会社までの通勤時間がなくなったことで、通常の勤務時間が短く感じることや、落ち着いた状態で仕事に集中できるため、成果を出すために多く仕事を請け負いサービス残業をしてしまうことが考えられます。さらに、社内でよくある何気ないコミュニケーションをとることもないため、一層集中しやすい環境であることも働きすぎてしまう要因のひとつでしょう。

テレワーク・在宅勤務における自己管理の工夫

テレワークにおいて、自己管理というのは非常に重要なポイントです。
自己管理の方法を工夫することで、業務効率を向上させ、充実したテレワークライフを送れることができます。ここでは、テレワークにおける自己管理の工夫について5つご紹介します。

仕事に集中できる環境づくり

テレワークをし始めた当初は、いつもと違う状況であるため、なかなか集中することが困難な場合もあるでしょう。自宅での仕事は、集中力を乱すものが多いのも事実で、自宅でもオフィス同様に集中して業務を遂行できる部屋や環境作りが必要になります。

まず、集中する部屋にするためには、テレビや漫画などの誘惑物を部屋からなくすことです。漫画は目に入るところに置かない、テレビのない部屋で仕事をするなどするといいでしょう。

 また、仕事に必要なものは、手の届く範囲に置くことも大事です。テレワークで座りながら作業をしているときに、逐一立つことは集中力を切らす原因にもなります。さらに、室内の灯りにも注意を払うといいでしょう。蛍光灯の光は、種類によって心理的効果を発揮させる効果があり、オフィスにも利用されている「昼光色」を自宅にも取り入れることで集中力を高められます。

また、パソコンや資料などを全て置くことができる多きめの机や、長時間座っていても腰が痛くなりにくい快適な椅子、冬の時期に身体を冷やさないために重宝されるブランケットや電気ストーブなどの防寒具などを用意しておくといいでしょう。

生活リズムを整える

テレワークで働くことで、通勤する時間もないので起床時間をいつもより遅くしたり、就寝時間も遅くなってしまったりすることが多くあります。しかし、生活リズムが崩れてしまうと睡眠不足や免疫力の低下で仕事にも影響を及ぼす危険性が高いです。

テレワークであっても起床時間は会社まで通勤していた時間に設定し、起床したらまず陽の光を浴びて自身の体内時計をリセットさせることが重要です。体内時計には、モーニングクロックとイブニングクロックの2つが存在し人間の眠気は1日2度あると言われており、体温が下がることで眠気が発生します。しっかりと決まった時間に就寝、起床することでコントロールしていきましょう。 

免疫力の低下は、睡眠不足だけではなく食事でも影響があります。偏った食事やアルコールの過度な摂取は免疫を低下させる要因です。食事は、基本的なことですが肉や野菜などバランスが取れた1日3食の食事と、お酒を控えることで免疫力を高めることができます。また、タンパク質は免疫細胞の材料となるため、朝ごはんでは意識的にタンパク質を摂るようにするといいでしょう。

オンとオフを明確にする

テレワークでは、仕事とプライベートの線引きが不明瞭になるため、オンオフの切り替えが難しいです。しかし、オンオフの切り替えをしっかりとすることができれば、自己管理の基礎ができているといっても過言ではありません。

おすすめのオンオフの切り替えを明確にする方法として、仕事前に服を着替えることです。自宅で仕事をする場合に、寝間着やジャージなどで仕事をしていると、仕事モードに切り替えることが難しいでしょう。普段出社するような服装に着替えることで、仕事のスイッチが入りやすくなるはずです。

また、昼休憩時に積極的に外出することも気分転換になるためおすすめです。外の空気を吸うことでリフレッシュにもなり、午後の業務に集中することができるでしょう。

タスク管理を徹底

タスク管理を行うことで、業務を細分化して優先順位を付け、効率的に仕事をすることができます。タスク管理には、優先順位の高い作業の実施漏れを防いでミスによる顧客からのクレームを減らす効果や、何から仕事を進めてよいか分からず非効率的になる状況を防ぐ効果があります。

会社で仕事をする場合には、上司が部下の進捗状況を目視で確認しながら指示や注意をすることができますが、テレワークの場合は目視での確認ができないのでしっかりと指示や確認ができず、業務が遅延する恐れがあります。また、進捗が分からないので適正な評価ができないという問題もあります。

 そこで、テレワークにタスク管理ツールを導入することで、社員の働きぶりを客観的に数字として確認できるようにしましょう。タスク管理ツールは社員の今やるべき仕事が整理されるので、業務効率を向上させる働きがあり、適切な評価をすることが可能です。

タスク管理ツールを活用して社員を管理することも大事ですが、何よりもまずは社員を管理するために目に見える場所で管理しなければいけないという認識を改め、社員がしっかりと仕事をこなしてくれるだろうと信頼することも大切です。

適度な運動・リフレッシュも重要

テレワークは、自由な場所で快適に仕事ができると思われていますが、コミュニケーションを図る場面が減り、室内にこもりきりでストレスがたまりやすくなるデメリットがあります。

ストレスを解消させるためには、適度な運動を心掛けることが必要です。運動は、1日室内にいることで問題視される運動不足解消だけでなく、ストレス解消できる効果もあります。正しい姿勢を維持する体幹の筋肉は、生活の質に影響すると言われており、会社に出勤することがない分筋肉の衰えも激しいです。テレワークでも姿勢を意識したり、休憩に首や肩のストレッチをしたりするなど身体を整えることが大事です。

ずっと座ったまま作業をしていると、下半身の血流が悪くなり、高血圧や肥満など生活習慣病が進行して脳卒中やがんのリスクを高める可能性があります。改善するには、1時間に2分~3分ほど立ち上がるだけでも効果があるため、ぜひ実践してみてください。

営業職のテレワーク・在宅勤務で必要な自己管理は?

ここでは、テレワークでも営業職の自己管理に必要なことについてご紹介します。 

目標に合わせた適切な営業プロセス管理

営業部門は、企業の売上を作り出す重要な部門であることから、目標を達成することを何より重要視されます。営業担当者個人の目標達成が組織の目標達成につながり、最終的には企業における経営目標とも深い結びつきを持っています。

テレワークでは、社員の作業の進捗状況が分かりづらく優先させる作業を明確にすることも困難で、ITツールを駆使しなければタスク管理は不可能です。タスク管理ツールを活用することで、優先させる作業を指示できるとともに、進捗状況もリアルタイムで可視化することができます。

タスク管理ツールにもさまざまな種類がありますが、シンプルで使いやすいツールを選ぶと効率的な営業活動ができます。また、営業支援ツール(SFA)を活用することで全営業担当者の営業活動を共有させ、技術や情報の標準化や担当でないと分からないといった属人化した営業活動を防ぐことが可能です。 

モチベーションのコントロール

日本企業の多くは、週休2日制のフルタイム出社の企業が圧倒的に多く、テレワークのような勤務体系には社員も経営者も慣れていないことが多いです。会社で働いている場合は、環境から自身も仕事をしなければいけないという意欲が生まれますが、テレワークでは社員が周りにおらず1人で黙々と仕事をこなしていくため、仕事に対するモチベーションが低下しがちです。

また、優秀な社員がそばにいることで得られる、情熱を共有してモチベーションを高めることもできません。さらに、業務とプライベートを区切ることが難しいテレワークでは、仕事を怠る社員や逆に仕事をしすぎてしまう社員など、個人によって作業量に偏りが出てきてしまいます。 

以上のことを踏まえて、他の人がどこまで仕事を終わらせているかを確認できるような体制を整え、モチベーションの維持ができるようにしましょう。また、進捗状況や情報を共有することは、他の営業担当者の知識やノウハウを知ることができるので、経験や勘で成績に偏りが出る心配もなくなります。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大によって急速的に普及したテレワークですが、会社に通勤するストレスや介護・障害などの理由で、出勤することができない人達にとっても、ストレスを感じず快適に仕事がすることができるとして注目されています。しかし、テレワークは自由な働き方ができる半面、仕事をさぼるなど自己管理をすることが難しい面もあるのは事実です。

そこで、集中して仕事ができる環境づくりやオンオフの切り替え、正しい生活リズムなどの対策することが重要です。また、仕事に対するモチベーションを維持するために、仕事の進捗状況や情報を共有することができるタスク管理ツールやSFAツールをうまく活用して、モチベーションを高め生産性を向上させましょう。

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