厚生労働省のテレワークモデル就業規則に学ぶ、すぐわかる在宅勤務のルール

働き方改革、コロナ禍によりテレワークを取り入れる企業が急増しています。しかし、就業規則の対応まで手が回っている企業は少ないのではないでしょうか。

従業員が在宅勤務などで仕事をすることは、企業にとってオフィスで就業するのとは違う、別のリスクも高くなります。今後テレワークが進むことを考えると、就業規則もこれに対応させる必要があります。

本記事では、テレワーク導入に伴う就業規則の変更について、厚生労働省の資料をもとに具体的に解説します。

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テレワーク導入の際に必要なもの

テレワーク導入の際に必要なもの
在宅勤務を始めとするテレワークを導入する際にはさまざまな準備が必要です。たとえば就業規則、勤怠管理の方法、評価基準や方法、またそれらを実現するためのツールの導入などです。

本記事ではテレワーク導入の際に必要となるものの中でも、特に「就業規則」について取り上げて説明します。

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【事例に見るテレワーク導入までの7ステップ】すぐわかる導入のポイントを解説

テレワーク導入において就業規則を変更すべき理由

テレワーク導入において就業規則を変更すべき理由
テレワークであっても労働時間などの条件が通常業務と同じ場合には、就業規則を変えずに、テレワーク勤務が可能です。

しかし、テレワークを導入する場合、テレワーク勤務を命じることそのものに関する規程や、労働時間や通信費用の負担の問題など、通常業務にはないことが発生します。テレワークを導入するときには、それにあわせて就業規則も対応させなくてはなりません。

就業規則を対応させる方法としては、既存の就業規則にテレワーク勤務に関する規定を盛り込む方法と、既存の就業規則とは別に、新たに「テレワーク勤務規程」を作る方法があります。厚生労働省ではわかりやすさの観点から後者を勧めています。

テレワークにおける就業規則の例

テレワークにおける就業規則の例
それではテレワークを導入した場合の就業規則の変更例について、厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」をもとに解説していきます。

適用範囲の指定

すでにある就業規則の他に「テレワーク勤務規程」を作る場合には、就業規則の中に委任規定を定め、その適用範囲を指定する必要があります。委任規定を定めることにより、在宅勤務を始めとするテレワーク勤務者に関する事項については、「テレワーク勤務規程」で定めていることを明確に示すことができます。

就業規則に委任規定を設ける場合(規定例)

就業規則(適用範囲)
第◯条 この規則は、◯◯株式会社の従業員に適用する。
2 パートタイム従業員の就業に関する事項については、別に定めるところによる。
3 前項については、別に定める規則に定めのない事項は、この規則を適用する。
4 従業員のテレワーク勤務(在宅勤務、サテライトオフィス勤務及びモバイル勤務をいう。以下同じ)に関する事項については、この規則に定めるもののほか別に定めるところによる。

「テレワーク」の定義

次にテレワーク勤務の就業規則が適用される「テレワーク」の定義を明確にします。

最近ではテレワークとバケーションをかけ合わせた「ワーケーション」が提案されたり、新幹線にテレワーク専用車両ができるなど、その形は多様化しています。「テレワークモデル就業規則」の中では、在宅勤務、サテライトオフィスでの勤務、モバイル勤務の3通りが下記のように例示されています。

勤務形態 定義
在宅勤務 従業員が普段生活をしている自宅の他に、自宅に準じる場所(たとえば介護をしている親の家)で勤務すること
サテライトオフィスでの勤務 会社専用型のオフィスや他会社所有の共有型のオフィスで働くこと
モバイル勤務 移動中の車内やカフェなどでの勤務のこと

 

テレワーク勤務の定義(規定例)
テレワーク勤務規定(在宅勤務の定義)
第◯条 在宅勤務とは、従業員の自宅、その他自宅に準ずる場所(会社指定の場所に限る)において情報通信機器を利用した業務をいう。
テレワーク勤務規定(サテライトオフィス勤務の定義)
第◯条 サテライトオフィス勤務とは、会社所有の所属事業場以外の会社専用施設(以下「専用型オフィス」という)、または、会社が契約(指定)している他会社所有の共用施設(以下「共用型オフィス」という)において情報通信機器を利用した業務をいう。
テレワーク勤務規定(モバイル勤務の定義)
第◯条 モバイル勤務とは、在宅勤務及びサテライトオフィス勤務以外で、かつ、社外で情報通信機器を利用した業務をいう。

テレワーク勤務対象者の指定

いくらテレワーク推進とはいっても、部署や業務内容によっては在宅勤務が難しい場合もありますし、従業員本人の意志や能力、自宅の環境などによっては在宅勤務が不可能な場合もあるでしょう。

テレワーク勤務の就業規則では、この対象者を具体的に指定できます。

全員を対象とする場合

従業員全員をテレワーク勤務対象者と指定することは可能です。ただし、適切に在宅勤務を導入するためには、従業員自身の意志を尊重することも大切です。そこで下記の規定例の中には「在宅勤務を希望する者」という要件があります。

また企業側にとってはセキュリティリスクもあるので、在宅勤務者がテレワークをおこなう執務環境やセキュリティの状態が適正かどうかも要件に加えたいところです。

また、「家族の理解」という要件が記載されているのも注目すべき点でしょう。

このように、全員を対象者とする場合でも、本人と企業の双方が納得した上で在宅勤務ができるような就業規則にすることが大切です。

テレワーク勤務の対象者(全員を対象とする規定例)
テレワーク勤務規程(在宅勤務の対象者)
第◯条 在宅勤務の対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
(1) 在宅勤務を希望する者
(2) 自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者
2 在宅勤務を希望する者は、所定の許可申請書に必要事項を記入の上、1週間前までに所属長から許可を受けなければならない。
3 会社は、業務上その他の事由により、前項による在宅勤務の許可を取り消すことがある。
4 第2項より在宅勤務の許可を受けた者が在宅勤務を行う場合は、前日までに所属長へ利用を届け出ること。

勤続年数で対象者を制限する場合

勤続年数が短い従業員では、服務規律や慣習、ルールへの理解が追いついておらず、在宅勤務で仕事を進めるのは難しいでしょう。
そこで勤続している年数により、対象者を制限した規程を設けることができます。下記のように、年数の長さは企業が自由に定めることができますし、対象となる人の自律性に特に触れない要件にすることもできます。

テレワーク勤務の対象者(勤続年数等に制限を設ける規定例)
テレワーク勤務規程(在宅勤務の対象者)
第◯条 在宅勤務の対象者は、就業規則第◯条に規定する従業員であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
(1) 在宅勤務を希望する者
(2) 勤続1年以上の者でかつ自宅での業務が円滑に遂行できると認められる者
(3) 自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者

育児、介護、傷病等に限定する場合

テレワーク勤務の対象者を、育児や介護、傷病等の理由に限定する場合です。

働き方改革で柔軟な働き方を求められている昨今ですが、全従業員をいきなり在宅勤務対象にするのは難しい企業もあるのではないでしょうか。そのような企業では、在宅勤務を導入する第一歩として、限定した従業員のみを対象とするのもよいでしょう。

なお、下記の規程例では、育児・介護または傷病の事実を確認するための書類の提出が要件の一つとして定められます。しかし、場合によっては書類提出を免除するなど、なるべく煩雑な事務手続きを生じさせないように工夫しましょう。

テレワーク勤務の対象者(育児、介護、傷病等に限定する規定例)
テレワーク勤務規程(在宅勤務の対象者)
第◯条 在宅勤務の対象者は、就業規則第◯条に規定する従業員であって次の各号の条件を全て満たした者とする。
(1) 在宅勤務を希望する者
(2) 育児、介護、従業員自身の傷病等により、出勤が困難と認められる者
(3) 自宅の執務環境、セキュリティ環境、家族の理解のいずれも適正と認められる者
2~4 (以下略)
5 会社は第1項第2号の事実を確認するための必要最小限の書類の提出を求めることがある。なお、育児休業、介護休業の届出をしている者は提出を不要とし、傷病手当金の申請をしている者はその申請の写しを以って代えることができる。

サテライトオフィス勤務の利用申請方法

サテライトオフィスでの勤務を利用する場合、下記規定例のように申請方法を規定します。所属長の許可をどのような方法で得るのか、申請書の形式や盛り込む内容はどのようなものなのか、申請期限はいつまでなのか、などを定めます。

専用型のオフィスでは金銭的な問題はほとんど発生しませんが、共有型では、利用カードの交付の申請の仕方、利用明細や領収書の提出の方法などについても決めておく必要があります。

サテライトオフィス勤務の利用申請方法(規定例)
テレワーク勤務規程(サテライトオフィス勤務の利用申請)
第◯条 サテライトオフィス勤務の利用にあたっては、申請書により申請しなければならない。なお、勤務期間が1週間未満の場合は所属長の許可を得れば申請書の提出は要しないが、1週間を超える場合については次の事項を記載した申請書により、申請するものとする。なお、1か月を超える場合は1か月単位とする。
(1) 希望するサテライトオフィスの場所
(2) 勤務時間及び勤務期間
(3) 業務の内容

服務規律

就業規則本文で既に定められている遵守事項の他に、テレワーク勤務に必要な服務規律を定めることができます。

在宅勤務は所属長の目が届かないため、職務に専念しているかどうかがわからない、という懸念があります。家族が一緒に住んでいる自宅で在宅勤務をしたり、不特定多数の人が出入りするカフェや電車内で業務をおこなったりすれば、セキュリティ面での問題が発生します。

このことから、たとえば、親族であっても目に触れてほしくない情報を扱う場合には、下記の規定例のように「会社の情報や成果物を第三者が閲覧、コピーしないように注意を払う」旨に加えて、就業規則内で「従業員の親族も第三者とみなす」と規定した方がよいでしょう。

テレワーク勤務に関しての情報セキュリティの詳細事項については、総務省から出ている「テレワークセキュリティガイドライン」を参考にすることをおすすめします。

テレワーク勤務時の服務規律(規定例)
就業規則(遵守事項)
第◯条 従業員は、以下の事項を守らなければならない。
(1) 許可なく職務以外の目的で会社の施設、物品等を使用しないこと。
(2) 職務に関連して自己の利益を図り、又は、他より不当に金品を借用し、若しくは、贈与を受ける等不正な行為を行わないこと。
(3) 勤務中は職務に専念し、正当な理由なく勤務場所を離れないこと。
(4) 会社の名誉や信用を損なう行為をしないこと。
(5) 在職中及び退職後においても、業務上知り得た会社、取引の機密を漏洩しないこと。
(6) 許可なく他の会社等の業務に従事しないこと。
(7) 酒気を帯びて就業しないこと。
(8) その他従業員としてふさわしくない行為をしないこと。
2 テレワーク勤務者(「在宅勤務」、「サテライトオフィス勤務」及び「モバイル勤務」に従事する者をいう。以下同じ)の服務規律については、前項各号に定めるもののほか、別に定めるテレワーク勤務規定で定める服務規律による。

労働時間

テレワーク導入で特に問題となるのが、労働時間の扱いです。育児や介護をしながらの在宅勤務のように、テレワーク勤務の形態によっては適用するのが難しい労働時間制度があるため、テレワーク独自の就業規則として定めることが必要となります。

通常の労働時間制の場合

法定労働時間の原則に基づいて、既に就業規則で規定されている労働時間の場合です。この場合、従業員は始業や終業、休憩時間などすべて通常のオフィスでの業務と同様の時間で勤務しなくてはなりませんし、時間外労働の場合は割増賃金が発生します。

テレワーク勤務時の労働時間(通常の労働時間制)(規定例)
就業規則(労働時間及び休憩時間)
第◯条 所定労働時間は、1週間については40時間、1日については8時間とする。
2 始業時刻、終業時刻及び休憩時間は、次のとおりとする。
始業時刻   終業時刻   休憩時間
午前9時00分 午後6時00分 午後0時から1時まで
3 前項の規定にかかわらず、業務の都合その他やむを得ない事情により、始業時刻、終業時刻及び休憩時間を繰上げ又は繰下げを行うことがある。この場合、所属長が前日までに従業員に通知する。
4 テレワーク勤務者の労働時間及び休憩時間については、別に定めるテレワーク勤務規程による。

テレワーク勤務規程(テレワーク勤務時の労働時間)
第◯条 テレワーク勤務時の労働時間については、就業規則第◯条の定めるところによる。
2 前項にかかわらず、会社の承認を受けて始業時刻、終業時刻及び休憩時間の変更をすることができる。
3 前項の規定により所定労働時間が短くなる者の給与については、育児・介護休業規程第◯条に規定する勤務時間短縮措置時の給与の取扱いに準じる。

事業場外みなし労働制の場合

従業員が事業場外で労働していて労働時間の算定が難しい場合に、所定労働時間を労働したとみなす、あるいは当該業務を遂行するために所定労働時間を超えて労働時間が必要な場合にはその時間を労働したとみなす、という制度です。

事業場外みなし労働制を在宅勤務に適用する場合には、情報通信機器が常時通信可能な状態におかれていないことや、使用者の随時具体的な指示に基づいて業務がおこなわれていない場合に限ることなどの要件を定めます。

テレワーク勤務時の労働時間(事業場外みなし労働制)(規定例)
就業規則(事業場外労働従事者の労働時間)
第◯条 従業員が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務を行った場合において、労働時間を算定することが困難な場合は、第◯条に定める所定労働時間労働したものとみなす。
2 前項の事業場外労働について当該業務を遂行するために通常所定労働時間を超えて労働することが必要な場合においては、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。
3 前項の事業場外労働について当該業務を遂行するために、あらかじめ、所定労働時間を超えて労働することが必要であるとして労使協定を締結した場合には、労使協定で定めた時間労働したものとみなす。
4 在宅勤務者についての前各項の規定は、随時業務の指示命令を行う業務等でない場合に適用する。必要な事項については別に定めるテレワーク勤務規程による。

テレワーク勤務規程(在宅勤務時の労働時間)
第◯条 在宅勤務時の始業時刻、終業時刻及び休憩時間については、就業規則第◯条の定めるところによる。
2 前項にかかわらず、在宅勤務を行う者が次の各号に該当する場合であって会社が必要と認めた場合は、就業規則第◯条を適用し、第◯条に定める所定労働時間の労働をしたものとみなす。
この場合、労働条件通知書等の書面により明示する。
(1) 従業員の自宅で業務に従事していること。
(2) 会社と在宅勤務者間の情報通信機器の接続は在宅勤務者に任せていること。
(3) 在宅勤務者の業務が常に所属長から随時指示命令を受けなければ遂行できない業務でないこと。
3 前項にかかわらず、就業規則第◯条の第2項又は第3項の規定に該当する者は、それぞれ各項に規定する時間労働したものとみなす。

休憩

在宅勤務であっても、1日の労働時間が6時間を超える場合には45分以上、8時間を超える場合には60分以上の休憩を与えなくてはなりません。既に定められている就業規則と同じ時間を適用する場合でも、テレワーク勤務規程を作るときには「就業規則第◯条の定めるところによる」というように規定します。

テレワーク勤務時の休憩(規定例)
テレワーク勤務規程(休憩時間)
第◯条 テレワーク勤務者の休憩時間については、就業規則第◯条の定めるところによる。

所定休日

在宅勤務者に対しても原則として週一回以上の休日を与えなくてはなりません。こちらも休憩と同様、テレワーク勤務規程において、就業規則の本文の定めどおりである旨を規定するようにします。

就業規則(所定休日)(規定例)
第◯条 所定休日は、次のとおりとする。
① 土曜日及び日曜日
② 国民の祝日(日曜日と重なったときは翌日)
③ 年末年始(12月◯◯日〜1月◯日)
④ 夏季休日(〇月〇日〜◯月◯日)
⑤ その他会社が指定する日
2 業務の都合により会社が必要と認める場合は、あらかじめ前項の休日を他の日と振り替えることがある。
3 テレワーク勤務者の休日については、別に定めるテレワーク勤務規程による。

テレワーク勤務規程(所定休日)
第◯条 テレワーク勤務者の休日については、就業規則第◯条の定めるところによる。

時間外労働

在宅勤務の場合でも、時間外労働や休日労働、深夜労働については定める必要があります。

「テレワークモデル就業規則」においては、所定の手続きを経た上で、所属長の許可制とする規程例と、在宅勤務者については時間外の労働などを原則として認めない、という規程例の2通りが掲載されています。企業の実態にあわせてどちらかを選ぶとよいでしょう。

テレワーク勤務時の時間外労働等(規定例)
就業規則(時間外及び休日労働等)
第◯条 業務の都合により、第◯条の所定労働時間を超え、又は、第◯条の所定休日に労働させることがある。
2 前項の場合、法定労働時間を超える労働又は法定休日における労働については、あらかじめ会社は従業員の過半数代表者と書面による労使協定を締結するとともに、これを所轄労働基準監督署長に届け出るものとする。
3 妊娠中の女性、産後1年を経過しない女性従業員(以下「妊産婦」という)であって請求した者及び18歳未満の者については、第2項による時間外、休日及び深夜(午後10時から午前5時)に労働に従事させない。
4 災害その他避けることのできない事由によって臨時の必要がある場合には、第1項から前項までの制限を超えて、所定労働時間外又は休日に労働させることがある。ただし、この場合であっても、請求のあった妊産婦については、所定労働時間外労働又は休日労働に従事させない。
5 テレワーク勤務者の時間外、休日及び深夜における労働については、別に定めるテレワーク勤務規定による。

テレワーク勤務規程(時間外及び休日労働等)
第◯条 在宅勤務者が時間外労働、休日労働及び深夜労働をする場合は所定の手続を経て所属長の許可を受けなければならない。
2 時間外及び休日労働について必要な事項は就業規則第◯条の定めるところによる。
3 時間外、休日及び深夜の労働については、給与規程に基づき、時間外勤務手当、休日勤務手当及び深夜勤務手当を支給する。

テレワーク勤務規程(時間外及び休日労働等)
第◯条 在宅勤務者については、原則として時間外労働、休日労働及び深夜労働をさせることはない。
ただし、やむを得ない事由がある場合は所定の手続を経て所属長の許可を受けなければならない。
2〜3 (以下略)

出退勤管理

テレワークでは直接所属長の目が届かないため、在宅勤務者の労務管理は特に大きな懸念事項となります。在宅勤務における勤務の開始および終了の報告の方法をあらかじめ定め、テレワーク勤務規程に記載しなくてはなりません。

テレワーク勤務時の出退勤管理(規定例)
就業規則(始業及び終業時刻の記録)
第◯条 従業員は、始業及び終業時にタイムカードを自ら打刻し、始業及び終業の時刻を記録しなければならない。
2 前項にかかわらず、テレワーク勤務者はテレワーク勤務規程に定める方法により、勤務の開始及び終了の報告並びに業務報告を行わなければならない。

テレワーク勤務規程(業務の開始及び終了の報告)
第◯条 在宅勤務者は就業規則第◯条の規定にかかわらず、勤務の開始及び終了について次のいずれかの方法により報告しなければならない。
(1) 電話
(2) 電子メール
(3) 勤怠管理ツール

テレワーク勤務規程(業務の開始及び終了の報告)
第◯条 モバイル勤務者が自宅から直行あるいは事業場外から直帰する場合は就業規則第◯条の規定にかかわらず、勤務の開始及び終了について次のいずれかの方法により報告しなければならない。
(1) 電話
(2) 電子メール
(3) 勤怠管理ツール

テレワーク勤務規程(業務報告)
第◯条 在宅勤務者は、定期的又は必要に応じて、電話又は電子メール等で所属長に業務報告をしなくてはならない。

出退勤時間の報告の方法は、電話や電子メールのほか、勤怠管理ツールの利用も便利です。

勤怠管理に便利なツールの紹介、監視ツールの実態など「テレワークの管理」についてもっと詳しく知りたい方はこちら
【テレワークと勤怠管理】直面しがちな問題の解決方法と解決に役立つツールについて

賃金・費用負担・機器の貸与

賃金に関してですが、在宅勤務などのテレワークであるということを理由に基本給や諸手当を減額することはできません。ただし在宅勤務によって労働時間が短くなる場合には、労働時間に応じて基本給が下がることはあり得ます。

また諸手当についても、在宅勤務で通勤の頻度が減ったことを理由に、通勤手当を定期券ではなく実費支給にするよう見直すなど、手当の性質に相応した処遇にすることはできます。

費用負担についてですが、在宅勤務ではオフィスでの勤務と異なり、通信費や情報通信機器の費用を従業員が負担することがあります。その場合、企業がどれだけ負担するのか、従業員がどのように請求するのかなどを就業規則で定める必要があります。

たとえば通信費用については、既に個人で使用するために自宅で導入している従業員も多いため、テレワーク勤務者に一定額の手当を企業が支払うという形が多いようです。

また在宅勤務に必要なパソコン、プリンタなどの情報通信機器を在宅勤務者に貸与する場合には、在宅勤務者が会社に許可なくソフトウエアなどをインストールすることを禁じるよう規定することができます。

テレワーク勤務時の賃金・費用負担・情報通信機器等の貸与(規定例)
就業規則(給与)
第◯条 賃金の構成は、次のとおりとする。
賃金
・基本給
・手当
・家族手当
・通勤手当
・役職手当
・精皆勤手当
・割増賃金
・時間外労働割増賃金
・休日労働割増賃金
・深夜労働割増賃金
2 テレワーク勤務者の給与については、別に定めるテレワーク勤務規程による。

テレワーク勤務規程(給与)
第◯条 在宅勤務者の給与については、就業規則第◯条の定めるところによる。
2 前項の規定にかかわらず、在宅勤務(在宅勤務を終日行った場合に限る。)が週に4日以上の場合の通勤手当については、毎月定額の通勤手当は支給せず実際に通勤に要する往復運賃の実費を給与支給日に支給するものとする。

 

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Q&A

今回の記事の内容をQ&A形式でおさらいしましょう。

Q.テレワーク導入において、なぜ就業規則を変更しなければならないのか?

A,テレワーク勤務では通常業務には発生しない費用負担や勤怠管理の問題があるため、就業規則を変えないでそのまま適用することは困難です。そのため就業規則を変えたり、テレワーク勤務規程を新たに作ることが求められます。

Q.テレワークにおける就業規則を作成する際に何を参考にすればよいか?

A.厚生労働省作成の「テレワークモデル就業規則」には就業規則の規程例が豊富にありますので、こちらを参考にしてください。

Q.テレワークにおける就業規則で定めなければいけない項目には何があるか?

A.以下の項目例が挙げられています。

  • 適用範囲
  • 「テレワーク」の定義
  • テレワーク勤務対象者
  • サテライトオフィス勤務の利用申請方法
  • 服務規律
  • 労働時間
  • 休憩
  • 所定休日
  • 時間外労働
  • 出退勤管理
  • 賃金・費用負担・機器の貸与

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