【テレワークと勤怠管理】直面しがちな問題の解決方法と解決に役立つツールについて

テレワークの柔軟な働き方は、多様な労働力の確保や地方の活性化に繋がるなど評価されてきましたが、一方で課題も浮き彫りになってきています。それゆえにテレワークを廃止する企業も出てきていますが、日本におけるテレワークでの働き方は始まったばかりといえます。

廃止を検討する前に、課題の解決方法を探ってみましょう。今回は、テレワーク時の課題の1つである勤怠管理の解決方法についてご紹介します。

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テレワーク時の勤怠管理におすすめのツール

テレワーク時の勤怠管理におすすめのツール

現在、どのような方法で社員の勤怠を管理をしていますか。

大企業や都市部では、タイムカードやICカードなどを利用しているところもあるでしょう。一方で、中小企業や地方企業の中には、手作業やExcelなどで社員の勤怠を管理している企業もあるのではないでしょうか。

これまではExcelなどで管理するのは問題なかったかもしれません。しかし、テレワークに代表されるように多様な働き方が認められるようになったいま、これまでの方法で社員の勤怠を管理をするのは難しくなってきました。

そのため、企業規模や所在地などにかかわらず、さまざまな企業で勤怠管理ツールの導入が進んでいます。さまざまな勤怠管理ツールが販売されていますが、いまはテレワークなどでオフィスにいない社員でも利用できるクラウド型の管理ツールが主流です。さらにクラウド型の勤怠管理ツールなら、導入が簡単なうえに初期費用が押さえられるメリットがあります。

以下の5つは、テレワークでも活用できる代表的な勤怠管理システムです。

ジョブカン

ジョブカン

ジョブカン」は、IT製品の比較・資料請求サイト『ITトレンド』の「勤怠管理・就業管理」部門にて、お問い合わせ数が6年連続1位を獲得している勤怠管理ツールです。

ジョブカンシリーズは10年以上の運用実績があり、長年さまざまな利用者に支持されてきました。その結果、2021年2月現在、導入企業は6万社に達しています。

ジョブカンの特徴は、テレワークを含む多様なシーンに対応している点です。オフィスで利用できるICカード打刻に加え、パソコンやスマートフォン、LINEアプリなど多様な打刻方法が選択できます。

中小企業向けプランは機能数により料金が変わってきますが、特定の機能のみ利用する場合は1ユーザーあたり月額200円から利用可能です(料金は記事執筆時のものです。最新の情報は公式サイトをご覧ください)。

キングオブタイム

キングオブタイム

キングオブタイム」は、勤怠管理SaaS市場でシェアNo.1を獲得した勤怠管理システムです。約190万IDが発行されており、2万4500社以上への導入実績があります。

また、「キングオブタイム」はビジネス向けのIT製品レビューサイト「ITreview」で、認知度・満足度ともに高い評価を得ている勤怠管理システムです。その理由として、自社製品だけではなく他社の多様なサービスとも連携可能な点が挙げられています。他のシステムと連携することで、勤怠管理に止まらず給与計算などさまざまな業務の効率が上がるでしょう。

価格は1ユーザーにつき、月額300円で、導入サポートも無償提供されます(料金は記事執筆時のものです。最新の情報は公式サイトをご覧ください)。

Money Forward クラウド勤怠

MoneyForwardクラウド勤怠

Money Forward クラウド勤怠」は、シンプルなインターフェイスで使いやすいと評判の勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理のほかに、裁量労働制やフレックスタイム制、シフト制などどのような就業ルールも管理できます。

利用料金は従業員の人数によって異なりますが、従業員が31名未満の企業が年払いした場合、月額 2,980円で利用可能です(料金は記事執筆時のものです。最新の情報は公式サイトをご覧ください)。

この料金には、勤怠管理だけではなく、Money Forwardシリーズの給与計算・マイナンバー管理ツールのすべての機能と、会計・請求書ツールの一部の機能の使用権限も含まれます。

人事労務freee

人事労務freee

人事労務freee」は勤怠管理のほかに、年末調整、給与事務、入退社手続き、保険手続き機能など人事労務にかかわるさまざまな業務に対応したシステムです。勤怠入力はパソコンやスマートフォンから1クリックでできるため、ITに明るくない人でも簡単に使いこなせるでしょう。

また、法令や社内規定、過去の傾向に基づき、勤怠申請時に上限超過リスクなどを自動で通知する機能もあります。この機能により上長の労務管理の負荷は減り、先回りした対策をとることも可能です。

さらに、打刻時の位置情報を取得できるため、不正打刻を抑止することもできます。

就業奉行11

就業奉行11

「奉行11」シリーズは、導入実績累計が65万社以上ある人気のITツールです。勤怠管理は「就業奉行」でおこなうことができます。

「就業奉行11」の特徴は、気づきを提供する勤怠管理システムだということです。自分で調べなくても、管理ツールが問題点をプッシュ通知してくれます。たとえば、未打刻の自動通知機能は、ツールが打刻情報を監視し、未打刻があると本人・上司へ自動通知する機能です。

また、勤怠管理以外にも、

  • TODOリストのような業務予定・実行管理機能
  • チャットのような企業内コミュニケーション機能

など業務管理に利用できる機能が備わっています。

社員30名で年払いした場合の料金は、1人あたり月額350円です(料金は記事執筆時のものです。最新の情報は公式サイトをご覧ください)。なお、導入した最初の3ヶ月は無償で利用できます。

勤怠管理以外にテレワーク導入についてもっと詳しく知りたい方はこちら
事例に見るテレワーク導入までの7ステップ!すぐわかる導入のポイントを解説

テレワーク中の従業員はサボらないのか?

テレワーク中の従業員はサボらないのか?
ご紹介したように、テレワークにも対応できる勤怠管理ツールは多数あります。

一方で、勤怠管理システムを導入したとしても、社員の勤務態度まで管理するのは難しい問題です。

テレワーク中でも仕事に集中して、頑張って成果を出している社員もいるでしょう。しかし在宅勤務の場合、テレビやスマートフォンなど誘惑は多く、周りの目がない分、緩みがちになるのも事実です。

実際、株式会社ヌーラボが実施した調査によると、若い世代ほどテレワークの方が仕事をサボってしまう、と回答しました。そして年代が高いマネージャーほど、テレワーク中の部下が仕事をサボっていないか気になっているようです。

テレワーク中のサボりを防ぐための対策

テレワーク中のサボりを防ぐための対策

社員が自律性をもたなければ、テレワーク体制下では生産性が下がってしまうリスクがあります。

では、テレワーク中のサボりを防ぐために、会社としてどのような対策をとればよいのでしょうか。ソフト面とハード面の両面から、対策をご紹介します。

テレワークにおける就業規則を周知させる

まずは社員の自律性を促すために、就業規則を周知しましょう。

ところで、現在の就業規則はテレワーク時にも適用できるものでしょうか。もしテレワーク勤務に則した内容の記載がないなら、テレワーク勤務規程を追記する必要があります。

「テレワーク勤務中は業務に専念すること」などの文面を盛り込んで周知することで、テレワーク中の社員も管理されている意識を持ち、身が引き締まるでしょう。

厚生労働省のテレワークモデル就業規則に学ぶ、すぐわかる在宅勤務のルール

積極的にコミュニケーションを取る

テレワーク中の社員の管理が難しい理由として、オフィス出社時と比べてコミュニケーションが減少することが挙げられます。

実際、サイボウズ チームワーク総研が「テレワークのコミュニケーション調査」を実施したところ、「在宅勤務はコミュニケーションがとりづらい」と回答した人が全体の5割以上いることがわかりました。

日々のコミュニケーションが減ることで、部下がテレワーク中に何をしているのか見えづらくなりがちです。部下がサボっているのではないか、という不安が生じている人もいるのではないでしょうか。

そこで、テレワーク時でも組織をきちんと管理するために、コミュニケーションを円滑にとれる手段を確保しましょう。

コミュニケーションを必ずとるタイミングをルール化するのも1つの手です。たとえば、部下は上長に今日やる仕事を毎朝定時に宣言します。そして上長は仕事量や優先順位をチェックし、場合によっては業務量を調整する必要もあるでしょう。

さらに昼食後に仕事の進捗度合いの中間報告をし、終業報告とともにその日にやった仕事の報告をします。このようにコミュニケーションをルール化することで、部下は報告のタイミングを悩まずにすみ、上長も決まったタイミングで仕事の進捗を把握することが可能です。

ところで、テレワークをすると仕事をサボるのではないか、と思ってしまうのは、上長と部下の間に信頼関係がないからかもしれません。信頼関係を育むには、雑談を含めた日々のコミュニケーションが大切だといわれています。

しかし、先の「テレワークのコミュニケーション調査」によると、職場の人とコミュニケーションをとる時間は、業務に関わるもので1日30分未満が6割、業務に直接関わらないものは0分が4割という結果でした。オフィス内にいれば、雑談を含めた業務以外のコミュニケーションをとることが容易ですが、テレワークの場合はためらってしまう人が多いことがうかがえます。

テレワーク中の一般社員から業務に直結しない話を切り出すにはハードルが高いかもしれないので、コミュニケーション不足への対応は上長が先陣を切っておこないましょう。たとえば、

  • ビジネスチャットに雑談専用ルームを設置し、上長から部下へプライベートの報告をする。
  • Web会議では、マネージャーが積極的にアイスブレイクの時間を作って雑談の場を設ける。
  • ランチタイムにWeb会議システムを利用し、顔を合わせながら皆で昼食をとる。

といったような工夫をして、コミュニケーションをとりやすい環境を意識的に作ってみてはいかがでしょうか。

社員のPCや動きを監視するツールを使う

社員の勤務態度を把握するために、テレワーク中の社員のパソコンや動きなどを監視・管理するツールを使うのも手です。

監視ツールでは、以下のようなことができます。

◎在籍確認

Webカメラを通して、社員がパソコンの前にいるかを監視できます。パソコンの前に着席している時間を計測することで管理も可能です。併せて、パソコンが停止状態ではないかなどもチェックできます。

◎アクセス監視

業務に関係のないサイトを見ていないかなど、社員のアクセス状況を管理できます。また、社員が見ていた画面をキャプチャーで記録することも可能です。

◎アプリ監視

仕事で使用するアプリが稼働しているかをチェックできます。

このような監視・管理ツールを利用すれば、社員のサボりを抑制することができるでしょう。しかし、あまりに厳しい管理をすると、社員がストレスを感じたり、業務が非効率になるリスクもあります。それぞれの業種や職種に応じて管理基準を設けましょう。

社員に何も伝えないまま監視・管理をおこなうと、会社に対する不信感が高まりかねません。会社の就業規則を周知するとともに、上長はパソコンなどの利用状況を含めて監視・管理する権限があることも伝えましょう。

ただしこれらは、あくまで理論・原則の話です。監視カメラでずっと見張られているような状態であれば、誰でも大なり小なり、気持ちの良い環境とはいえません。当然コストも掛かりますので、できることならまずは信頼関係の構築や進捗管理などによって適切に管理できる状況を作れることを目指しましょう。

オンライン商談ツールとCRMツールの連携利用

社内業務に専念する職種よりも、営業職やカスタマーサクセス部門など顧客接点が多い職種の方が、テレワーク時に管理がしづらいのではないでしょうか。

Excelなどで営業業務や商談内容を管理している企業もあるでしょうが、Excelだと時系列で管理しづらいなど不便な点もあるでしょう。

その課題を解決するために、オンライン商談ツールやCRMツールを導入する企業が増えてきています。オンライン商談ツールは、離れている場所からも参加でき、かつ商談内容を録画・録音できるものが多く、上長は商談の生の会話をモニタリングしやすいです。また、CRMツールは顧客情報を時系列で一元管理できるため、社員がいつ何をしたのか管理しやすいでしょう。

さらにいま、オンライン商談ツールとSalesforceなどのCRMツールを連携して使用する方法が注目されています。

さまざまなツールを単独で使用している企業もいますが、この場合、上司は複数のツールで社員の行動を二重・三重管理しなければなりません。これでは、マネジメントが複雑化し、部下を正しく評価することが難しくなるでしょう。

一方でオンライン商談ツールとCRMツールに連携させれば、商談内容や部下の行動などあらゆる情報を一元管理できるようになります。そのため、複雑な管理体制の課題を解決することが可能です。

連携システムさえ見れば、部下の就業中の行動を管理することができ、さらにマネジメントや評価にまたがる管理体制を強化することができます。

オンライン商談ツールとCRMを連携することは、一石二鳥・三鳥の投資になるでしょう。

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Q&A

テレワーク中の勤怠管理についてご紹介してきました。最後に、本記事の内容をQ&A形式でまとめます。

Q.テレワーク時に利用できる勤怠管理ツールには何があるか?

テレワーク時に活用できる勤怠管理ツールは、クラウド型が主流となってきています。以下は主な5つの勤怠管理ツールです。

  • ジョブカン
  • キングオブタイム
  • Money Forward クラウド勤怠
  • 人事労務freee
  • 就業奉行11

Q.テレワーク中の従業員のサボりを防ぐ方法には何があるか?

テレワークの就業規則を周知し、社員の自律性を促しましょう。監視ツールを利用することも可能ですが、利用にあたっては社員の理解を得ることも必要です。また、積極的にコミュニケーションをとることで、社員の状況を把握しやすく、管理しやすくなります。

営業など顧客接点が多い職種については、オンライン商談ツールとCRMツールなどを連携して利用すると効果的です。

Q.オンライン商談ツールとCRMツールを連携させるメリットは?

顧客に関わる社員のあらゆる行動を一元管理することが可能です。そのため、上長は社員の行動や商談をマネジメントしやすく、さらに評価にまたがる管理体制を強化することができます。

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