今や常識のオンライン商談、リモート営業と商談導入のメリット・デメリットを徹底解説

新型コロナウイルスで、仕事の仕方を大幅に変えざるを得なくなった企業も多く見られます。特に影響が大きいのは営業シーン。対面で話すことが難しい中、いかにして商談を進めていくか、対応を迫られています。そこで注目されるようになっているのが、オンライン商談です。

今回は、オンライン商談はどのような形で行えるのか、そのメリットとデメリットとしてはどのようなものがあるのか、詳しくご紹介します。

移動することなく行えるオンライン商談

オンライン商談とは、インターネット上で取引先や見込み客とビデオ通話等で接続し、商談を行うことを指します。PCやスマホ、そしてインターネット環境さえあれば商談ができるため、対面営業のように相手のもとへ移動する必要がなく、オフィスでも自宅でも商談が行えます。このオンライン商談について、現在注目が集まっている背景から見ていきましょう。

オンライン商談に注目が集まる3つの理由

オンライン商談のニーズが高まっているのにはいくつかの理由があります。

1つ目の理由、それは最も大きな理由にもなりますが、新型コロナウイルスの感染を防ぐというものです。他の人との接触を避けることが感染防止には欠かせないため、商談をするのも対面ではなかなか難しいものがあります。その点、オンラインツールを使えば、直接会うことなく相手とつながることができ先方のお客様も安心です。

2つ目の理由は地理的な制約を受けずにより多くの人と商談ができるというのものです。実際に相手の元に足を運んで行う商談に比べ、リモート営業であればこうした距離の制限はありませんので、どこにいても話ができるのです。多くの企業が海外進出するようになっていますので、海外との商談もこうしたツールがあればしやすくなるというのもポイントです。

さらに、3つ目の理由として働き方改革の流れもオンライン営業ツールの利用を促進するものとなります。営業社員はさまざまな企業にアプローチを行う必要があるため、移動のために時間と体力を費やします。そのため残業時間も長くなりがちで、精神的にも肉体的にも大きな負担がかかってしまっている状況にありました。

この負担を軽減させるために、オンライン商談が注目されています。物理的な移動時間がゼロになりますし、歩きまわる必要もありませんので、社員は時間と体力を温存できます。その分、より多くの会社に営業をかけたり、準備のために時間を使ったりできるようになりますので、効率の良い営業ができるようになると期待されているのです。

新型コロナウイルスの拡大によるテレワーク移行は大手企業ほど顕著に

新型コロナウイルスの拡大に伴う影響は、取引先との関係だけに留まらず、社内業務にも及ぶことになりました。通勤やオフィスによる感染リスクを下げるために、自宅でのテレワークが促進されるようになったからです。

2020年4月に実施されたLINEによる統計調査では、新型コロナウイルスの影響により、企業がテレワークを導入、もしくは推奨や検討している割合は、全体の35パーセントに上ります。全体としては、社員数が多い企業ほどその傾向が高くなっています。しかし、その必要性はどの企業においても感じられるところで、社員数が31人から50人までの企業でも、28パーセントがテレワーク導入を検討しているという結果になりました。

テレワークを実施する場合、社員が自宅でも普段通りの業務を行えるよう環境を作る必要があります。その一環として、オンラインでの会議システムやコミュニケーションツールが必要となります。これらのシステムは、社内での会議や連絡だけでなく、社外の人とオンライン商談を行う際にもそのまま活用できます。

社員としても企業としても、作業ごとに異なるツールを使うよりも、一つのツールに統合して使った方が効率が良いですし、ミスや操作の手間も減ります。こうしたことから、テレワークを実施している企業の多くでオンライン商談ができる環境も整うこととなり、実践のハードルが以前よりも下がっている状況にあります。

オンライン商談の5大メリット

まだ本格的にオンライン商談システムを使っていない企業であれば、そのメリットを知ることはとても重要です。いくつかご紹介しますので、既存の業務の手法と比較してどれだけの益が社内に及ぶか、イメージしてみてください。また、自社にとって特に重要なメリットがどの点なのかを考えてみましょう。これは、適切なツール選びにおいて役立ちます。

【その1】移動時間の減少

従来の商談のスタイルでは、先方のオフィスまで移動する必要がありました。実際の商談にかかる時間は30分程度なのに、移動のために1時間以上かかるというのも珍しくなかったかもしれません。一方、オンライン商談では、お互いにツールを起動して接続するだけですので、商談を始めるまでに必要な時間は数分で済みます。

これは、社員がより快適な環境で業務できることにつながります。毎回商談の度に移動手段を調べたり、天候が厳しくても外を歩かなければならかったりするという負担を減らせるからです。また、単純に移動時間がなくなる、交通費や出張費の削減など企業としてのメリットもあります。

【その2】商談の効率化

上記の移動時間の短縮とも関係しますが、商談を効率化できるというのも大きなメリットです。

既存のスタイルでは、移動の時間を考える必要があり、一日のうちにたくさんの商談の予定を入れることはできませんでした。しかし、オンライン商談を導入すれば、無駄になっていた分の時間を商談に充てられるようになります。上手に予定を組めば、一つの商談の後、すぐに別の商談も可能となりますので、時間を効率的に使えます。

また、オンライン商談では、画面共有機能を使ってプレゼンテーションが行えます。資料の表示やブラウザ画面の表示などが簡単にできるため、細かい点ですが、資料を紙に印刷する手間が省けるという面でも、商談の効率化につながります。

もう一つの利点は、対面ではなく画面上での対話になると、あまり無駄な話をしなくなる傾向が強いということです。そのため、余計な時間を使わず比較的ストレートに大事な話に持って行きやすいというメリットにつながります。

上手にオンラインでの会話の仕方を習得すれば、結論のでない会話で時間ばかりが過ぎてしまうという無駄を減らして、ビジネスに集中でき、生産性が高まるのがメリットと言えます。とはいえ商談では、雑談によって関係が深まるという場面も少なからずあるため、この点は一長一短ともいえますね。

【その3】見込み客から実際の商談の実施段階までの期間短縮

実際にオフィスまで行って商談をするとなると、相手の都合も自分の都合もありますので、アポイントを取るのに手間がかかることがあります。時間を取って会うのが難しく、初めのコンタクトから実際に商談ができるようになるまで数週間もかかってしまうケースもあるほどです。

しかし、オンライン商談であれば、よりスピーディーに商談に移ることができます。

商談では、複数の担当者が一堂に会する必要が出てくることも多いですが、それぞれの業務や出張などにより、なかなか予定を合わせられないこともあります。しかし、オンラインであれば、異なる場所に担当者がいるとしても、ネットにつなぐだけで商談ができます。

また、会議室の手配が必須ではなくなるため、会議室が埋まっていて会議ができないといった問題を減らすことにもつながります。一つ一つの見込み客との商談実施を早められれば、営業全体の効率を大きく引き上げることができるでしょう。

【その4】悪天候・遠隔地でも商談可能に

どんな場所でも商談ができるというのは、オンライン商談の大きな特徴です。そのため、悪天候であっても問題なく予定通り商談を進めることができます。悪天候による道路の渋滞や、交通機関のトラブルなどとは無縁になります。

さらに、オンライン商談なら、相手が遠方であっても問題なく商談を進められます。距離という要素を考えなくても良くなりますので、営業の範囲がぐんと広がるという点は、企業にとって商売を広げるチャンスとなります。事業の内容にもよりますが、いわゆる営業エリアの制限を設けなくてもよくなりますので、よりたくさんの見込み客にアピールできる可能性が出てくるのです。

新型コロナウイルスにより、業績に影響を受けている企業は少なくありません。しかし、こうしたオンライン商談という新たな分野に挑戦することによって、顧客のすそ野を広げて業績の回復に役立てられるのです。単に感染症リスクを低めるという守りのためだけでなく、さらなる業績アップという攻めのためにも利用していけるツールとなりえます。

【その5】ノウハウの蓄積や教育への活用ができる

多くのオンライン商談ツールは、録音や録画の機能を備えています。これらの機能を使えば、商談で話した内容を簡単に保存することができます。

これは教育の場面で非常に役立ちます。ベテラン社員の商談を録画し社内共有すれば、対面の商談では難しかった、現場における営業ノウハウの共有が可能となります。どのようなアプローチや資料の提示方をした時に、先方が興味を示してきたのか、逆に失敗したと思われる事例などを詳細に分析して、それを生かせるようになります。

単に、ノウハウをテキストで説明するだけでなく、動画として実際の場面を映し出すこともできますので、よりリアルな教育が可能となります。取引先との話し合いの雰囲気を実際のシーンを見ることで実感できますので、経験の浅い社員でもバーチャルでの経験ができるという良さもあります。

録画とは別に、オンライン商談の場合、複数の社員が同時に参加しやすいという点もメリットとなります。対面での商談では2〜3人ほどしか参加することができませんが、オンライン商談であれば特に制限がありません。先輩社員が行っている様子を、画面越しに後輩社員が見ながらそのやり方を学んでいくということも可能となります。もちろん、相手との関係もありますが、使い方によっては非常に有用な教育の機会とすることができるのです。

 

オンライン商談の3大デメリット

ご紹介してきましたように、オンライン商談にはたくさんのメリットがあります。しかし、同時にデメリットがあることも覚えておく必要があります。

ご紹介するデメリットの中には、商談の成功を左右するポイントもありますので、事前にこうしたリスクがあるということも認識し、対策を講じておく必要があります。また、ツールの違いやその使い方によってデメリットを解消できることも多いので、ツール選びの条件とすることもできます。

【その1】インターネット回線の状況に影響される

オンライン商談は基本的に、インターネット回線や電話回線を使って行われます。このうちインターネット回線の場合、回線の状況によっては通信が不安定になってしまうことがあります。

特に現状、テレワークをしている人の中には自宅から接続しているケースも多く見られますが、オフィスとは違い自宅の通信環境は不十分であることも多く、通信の安定性が保てない場合もあるでしょう。

不安定な通信では、音声や映像が途切れたり、最悪の場合は接続が切れてしまったりと、商談をおこなう以前の問題となります。オンライン商談で聞き取りづらいなどの不具合が起きてしまうと、相手の印象を悪くしてしまう恐れもあるでしょう。

この点が、インターネット環境に依存するオンライン商談のデメリットでが企業の整備された業務用無線LANや自宅でも有線LANを使うことで回避することはできます。

ちなみに、オンライン商談の中にはインターネット回線だけでなく電話回線もうまく活用しているものがあります。オンライン商談ツール「ベルフェイス」では、音声は電話を使いながら映像や画面共有をインターネット回線経由で行う、といった使い方が可能です。

インターネット回線には安定性のリスクがありますが、電話回線での音声通話については、安定性が担保されています。万が一映像が途切れても、電話で会話を続けることが可能です。もともとネット接続によるツールを使っていたものの、安定した環境を維持できないことがあるという理由で、こちらに切り替えた事例も実際にあるようです。

このベルフェイスの詳細については、このあと7章において説明していますので、さらなる情報についてはそちらでご確認ください。

【その2】実物を見せられない

オンライン商談のもう一つのデメリットは、製品等を実物で見せられないという点です。商材の中には、やはり実物を見てチェックしたいものもあるでしょう。しかし、オンライン商談ではその場で実際の品物を見てもらう、触ってもらうといったことができません。

しかし回避策はあります。

商談をする前に、先方のオフィスなどにサンプルを送付しておくという方法を採る営業スタッフもいます。商談の日時の前に届くように送り、オンラインで話し合っている時に開封してもらうなどして、その場でチェックしてもらいながら画面で説明するのです。この方法だと確かに手間はかかりますが、サンプルを手に取ってもらえないというデメリットを解消するのに必要なやり方だと言えます。

詳細な写真などで済むのであれば、カタログを送付するだけで十分なこともあります。事前に資料をまとめてメールなどで送信したり、高精度の画像を見て欲しいのであれば郵送で送ったりすることもできます。そこまで精細なものは必要なく、イメージ程度の画像で良いのであれば、画面共有機能を使って表示させることも可能です。

【その3】顧客の心理的なハードルも影響

オンライン商談は便利な方法ではありますが、便利なだけではビジネスは進まないことも往々にしてあります。業界によってはこうした傾向が強いことがあり、IT業界などはその垣根が低いものの、昔ながらのビジネス慣習やマナーを重視する業界、企業ではオンライン商談を好まないこともあります。大事な打ち合わせをするのであれば、やはり人と人とが実際に顔を突き合わせて話すべきだという感覚を持っているからです。また、接待のような場で話した方が、円滑に物事が進んでいくという考えのところもあります。

また、実際にオンライン商談ができたとしても、直接対面して話ができないというのは、オンラインの限界でもあります。画面越しでは、微妙な感情の理解ができないものですし、話す側も相手が目の前にいないと感情を込めるのが難しくなってしまいます。さらに、オフィスの雰囲気や周りの社員の様子などからも得られるものは多いものです。先方のオフィスに行ってみて気付いた点を話題のきっかけにして会話に弾みを付けられるというのは、営業社員であれば一度ならず経験したことがあるはずです。しかし、オンラインツールでは、こうした観察や雰囲気を感じるということが難しいので、いわば若干ドライな商談の進め方となってしまうのです。

こうしたデメリットの影響を減らすためにも、オンライン商談に特化した研修をすることが大切です。対面での会話とは違うコミュニケーションの仕方、たとえば感情の込め方や手振り、視線の置き方などを確認します。また、実際に会うよりも会話が弾みにくいことが多いので、盛り上げるためのネタを普段以上に確保しておくことも大事です。さらに、先方の会社や担当者についての情報を、従来よりも多く集めるようにして、相手の思考パターンや雰囲気を事前につかむようにしておきます。こうした努力を払うことで、デメリットを埋めて効果的な商談に持っていくことができます。

オンライン商談に必要な3つの設備・ツール

快適な環境で商談を行うためには、必要な機能やアイテムを揃えておかなければなりません。基本的な機能だけで良ければ、それほど揃えるのは難しくありませんが、求めるものが多くなればそれだけ必要な設備も変わってきます。ここでは基本的な設備についておさえておきましょう。

【その1】オンライン商談ツール

オンライン商談ツールとしては、基本的にはビデオ通話ができるものが必須となります。Web会議システムとして一般的に使われているツールをそのまま使うという手もありますし、最近では商談での利用に特化したツールも登場しています。

ツールによっては、利用にあたってパソコンやスマホにインストールが必要となります。しかし、先方が同じソフトを入れていないと商談そのものが開始できないという問題が出てきます。

こうした問題を回避するために、特定のアプリケーションをインストールしなくてもブラウザなどの機能を使って、誰でもすぐに商談に参加できるように工夫されたツールも増えています。手軽に利用できる上に、オンライン商談をしたことがないという相手であっても、簡単なステップで会議に参加してもらうことができる点がメリットです。

Web会議システム以外にも、SNSなどのツールを使って商談をするという選択肢があります。たとえば、FacebookやLINEなどは多くの企業や社員個人がすでに使っているものです。こうしたアプリでも、ビデオ通話機能を使えば問題なく商談ができますし、複数人数での同時会話や画面の一部共有などもできるようになっています。

商談に向いているといったことはありませんが、応急的な措置やまずオンライン商談を始めてみるという試みとしては使いやすいと言えます。

【その2】インターネット環境

安定したインターネット環境は、オンライン商談を成功させるために欠かせない要素となります。用いるツールによって推奨環境が異なりますので、ツールを選ぶ際に現在のインターネット回線の速度が十分かどうかを見るようにしましょう。

特にテレワークとなっていて、自宅からつなぐ場合には注意が必要です。個人宅の場合は、ADSLやポケットWiFiでインターネットをしている人も多くいます。Web検索をするなどの使用では問題がないかもしれませんが、オンライン商談をするとなると不安定になってしまうことも考えられます。

こうした点を考えると、やはり光回線など高速なインターネット接続の環境が欲しいところです。自宅のインターネット環境は通常なら会社が関与するところではありませんが、テレワークを導入するのであれば、会社が一部を補助するなどして安定した回線を持たせるようにすることが重要です。

さらに、セキュリティーの観点からも、会社側でガイドラインを出したり、チェックをしたりすることが大事です。というのも、家庭で使っているルーターの中には規格が古いままのものがあったり、ファームウェアを更新しておらずセキュリティ対策が十分取れていなかったりするものもあるからです。

商談では外部に漏れてはいけない重要な内容を話し合うこともありますし、同じツールを使って社内の機密情報を共有することもあります。世界中でテレワークが拡大していて、サイバー攻撃の標的がこうした場にも及ぶリスクが高まっていますので、環境作りをする際には、セキュリティー面でも安心できるという条件を考慮してガイドラインを作成することが欠かせなくなっています。

【その3】PCに接続するWebカメラやマイク、またはスマートフォン

オンライン営業でビデオ通話を行うのであれば、パソコンに装着するWebカメラやマイクが必要となります。多くのノートパソコンにはすでにカメラやマイクが内蔵されていますので、そのまま使うこともできます。しかし、パソコンによっては、あまり品質が高くなく鮮明に映像が映らないなどの問題が出ることもあります。

また、固定されている内蔵カメラだと、サンプルをアップして映し出したい時や手元をフォーカスしたい時などに不便さを感じることがあります。その点、外付けのWebカメラであれば、自在に映す場所を変えられますので便利です。

PCにカメラ・マイクが搭載されていなかったり、Webカメラ等も持っていない場合は、スマートフォンを使うという手もあります。最近のスマートフォンであればカメラの質もマイクのスペックも高いので、高品質なビデオ通話が可能です。

ただし、スマホの場合は画面が小さいことや、画面共有機能を活かせない点などに不便を感じることがあるでしょう。より良いオンライン商談の実現のために、必要な環境を整えておきましょう。

オンライン商談ツールが備える機能とは?

オンライン商談に必要なアイテムの中でも、最も重要なのが利用するツールです。各サービスで備えている機能が異なりますが、基本として必要になる機能と、あると便利な機能を押さえておくことで、選定がしやすくなります。いくつか主要な機能を見ていきましょう。

ビデオ通話・音声通話機能

まず、当然ですがビデオ通話・音声通話の機能は必要です。加えて、こちらの音声をカットするミュートや、一時的にビデオをストップする機能も備わっているのがほとんどです。

画面の共有機能も商談のためには必須と言えます。自分のパソコンで画像やパワーポイント資料、動画などを表示させて、同じ画面を相手にも映し出すことが可能です。資料を見せながら説明するといった使い方が基本ですが、議論内容を可視化するためにリアルタイムで議事録を表示したり、イラストアプリを活用して手書きで説明をしたりと、さまざまな使い方が可能です。

招待機能

商談への招待機能も必須です。先方にアポイントを取った後に、合意した日時でスケジューリングして、商談をスタートするためのURLリンクや、アクセスするためのツールのIDやパスワードを送信します。

この部分は各サービスで招待の仕方など異なりますので、手軽に招待ができるか、招待を受けた側の操作は簡単かなど、チェックしておきましょう。

テキストチャット機能

テキストチャット機能は必須というわけではありませんが、あると何かと便利です。通常はビデオ通話だけで話し合いができますが、文字で伝えた方が分かりやすいという場合には、平行してテキストで送信できるようになります。

例えば、サービスや商品の正式名称を間違えずに伝えたい時や、会議の決定事項を抜粋してチャットで送ることで、誤解を防げます。また、URLを共有する際にも便利でしょう。

モバイル対応

モバイル端末に対応しているかについても、チェックしておくべきポイントです。多くの場合パソコンにて会議に参加するかと思いますが、中にはスマホやタブレットでもコミュニケーションが取れた方が便利な場面もあります。外出先でも気軽に使えるように、モバイル対応となっている方が良いというケースもあるでしょう。そういった場面で、柔軟にデバイスを選んで使うことができるかどうか、各ツールで確認しておきましょう。

録画・録音機能(レコーディング機能)

レコーディング機能があるツールも多く、教育などさまざまな場面で役立てることができます。例えば、商談の内容を保存してノウハウの共有に使いたいケースや、お互いの発言内容を誤解の無いように確認するために用いたいといったケースで便利な機能です。

また、文字起こしをするために録音だけをする機能や、AIツールと連携して自動的に文字起こしまでしてくれるというツールも存在します。

データ管理・解析機能

データ管理と解析ができる機能も、あると便利な機能のひとつです。顧客ごとの通話時間や回数、誰が商談を行ったかなどのデータをまとめておけます。こうしたデータを蓄積し、分析に活用することで、営業状況を把握しやすくなりますし、社内での協力体制を検討するのにも役立てられます。

他ツールとの連携

他の業務用ツールとの連携機能もあると便利です。SFAツールと連携し、商談状況を自動的に記録したり、スケジュールアプリと連携して商談の予定を確実に把握したりと、連携することでさらに利便性が向上します。

また、営業資料やプレゼンファイルなどを格納しているクラウドストレージなどと連携することができれば、商談中に簡単に資料を表示・共有できるようになります。

トークスクリプト表示機能

トークスクリプトの表示ができる機能は、営業社員にとって非常に助かるものです。

トークスクリプト、つまり営業用のトーク例文やフローなどは、ワードなど他のソフトでも開くことができますが、商談中にウインドウをいくつも開くことになると、それらの行き来が煩雑になり使いづらいことがあります。また、画面共有をする時に、そのスクリプトの内容が一瞬であっても見えてしまうおそれがあります。

一方、オンライン商談ツール自体にトークスクリプトを表示する機能が盛り込まれていれば、ウインドウの行き来が不要となり、相手に見えることもありません。まさに商談に特化した便利な機能です。

オンライン商談ツールの選び方

テレワークの必要性が高まったことに伴い、いくつものリモート営業ツールが開発されています。全く新しいツールとして開発されているものもあれば、既存のコミュニケーションツールを改良して、商談にも使えるようにしている商品もあります。当然、それぞれのツールでスペックや機能、仕様が異なるため、自社にとって最適なツールを選定する必要があります。

まずは、自社の営業シーンにおいてどんな機能があると便利かを検討し、条件を決めるようにしましょう。その上で、各ツールの特徴をおさえていきましょう。ここからは、オンライン商談ツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

接続方式

ツールの接続方式は主に二つあります。一般的なのはインターネット回線でつなぐというものです。Wi-Fiなどインターネット環境があれば利用可能です。ただし、通信環境によっては接続が不安定になってしまって、映像や音声に不具合が生じることがあります。

もう一つは電話を併用する接続方式です。この場合、映像はインターネット回線、音声は電話回線という形で役割分担されています。メリットとして、電話を用いた音声通話によって、常に安定した接続状態で商談を進められる点が挙げられます。

ただし、電話回線を使う分、利用時間に応じて電話代がかかりますので、コスト面では前述のインターネット回線のみの方法よりも高くなる場合があります。

料金体系

オンライン商談ツールの料金は、多くの場合月額の定額制となっています。使える機能や一度に参加できる人数などによって、その料金が変動します。

料金体系として多いのは、IDもしくはアカウントの数に応じて料金が決定されるタイプです。この場合、必要な人数分だけ契約することができるので、無駄なコストをかけずに済むというメリットがあります。

また、基本料金が決まっていて、それにオプションを追加していくという料金体系を設けているところもあります。レコーディングや文字起こし、チャットなどの機能ごとに料金を加算することでプラスできるという仕組みです。

ちなみに、ツールによっては無料お試しを提供しており、実際の使用感を確かめることが可能です。

搭載する機能

どんな機能が使えるのかという点はツール選びの重要なポイントとなります。

上記で説明したような機能のうち、自社ではどの機能が必須なのかをまずリストアップしてみましょう。また、必須というわけではないものの、利便性という面からあると良いと思われる機能も挙げておきます。出来上がった機能要件に基づいて、それに見合うツールを比較したり、予算感を把握しておきましょう。

必要な機能を選ぶ際には、社員にどんな機能があると良いか、アンケートを取ってみるのも一つの手です。実際に使うのは営業社員がメインとなりますので、やはり社員の声を聴くことは大切です。トライアルの際にも現場の社員に触ってもらい、選定に役立てましょう。

セキュリティ

顧客とのやり取りの内容が外部に漏れてしまったり、連携している業務システムから機密情報が漏えいしてしまったりすると大きな問題となります。実際、企業がよく利用するツールはサイバー攻撃のターゲットとなりやすいものです。

これは、大企業だけでなく中小企業でも同様です。そのため、セキュリティー面での安心が確保されているかというのは、欠かせない条件となります。

ツールのシステム上、脆弱性を突いた攻撃がなされた過去がないか、情報管理をしっかりとしているかなどをチェックするようにしましょう。また、パスワード管理やログインの方法について、セキュリティーを考慮した作りとなっているかも確認が必要です。特に、レコーディングした内容をクラウドに保存するタイプであれば、そのクラウドのセキュリティについても要チェックです。

動作環境

動作環境によっては、社員の中に使えなくなってしまう人が出てきてしまいます。パソコンのCPUやメモリ数、Windowsのバージョンなどの推奨環境を見て、すべての社員が使えるかどうかを確かめましょう。

機能の多いツールでは、求められるパソコンのスペックが高くなる可能性があります。また、スペック不足の場合は接続が不安定になるなどの問題が発生します。理想としては、欲しい機能がしっかりと詰まっているものの、それほど高スペックでなくても動作するツールです。

おすすめオンライン商談ツール「ベルフェイス」

数多くのオンライン商談ツールが存在しますが、その中でも「ベルフェイス」は多くの企業に採用されている実績あるツールです。選ばれる理由には、ビジネスユースとして考え抜かれた機能と使いやすさがあります。

ベルフェイスの特徴

鮮明なビデオ通話、画面共有、レコーディングなどの基本機能をしっかりと備えています。しかも、画面のアイコンの配置が見やすく、直感的にかつスピーディーに操作できます。初めて使う人でも、すぐに必要な機能を呼び出して操作できますので、商談をスムーズに進める助けとなるでしょう。

また、ここまで何度かご紹介してきましたように、ベルフェイスはインターネット回線のみを使ったWeb会議だけでなく、音声は電話を使い、映像や画面共有をインターネット経由で行うといった使い方も可能です。

また、一つ一つの機能が充実しているのも特徴です。たとえば、画面共有ではツール内にファイルをアップロードしておけるので、使いたい時にクリックするだけで表示できます。素早く表示できて、余計な間がかかりません。実際に紙の資料を取り出すような簡単さで共有できるのがメリットです。

特別なソフトやアプリをインストールしなくても商談に参加してもらえるというのも、ベルフェイスの良さです。電話をしながらベルフェイスのサイトにアクセスしてもらい、4桁の接続ナンバーを入力してもらうだけで接続が完了します。先方がツールをダウンロードするなどの必要はありません。

こうした基本機能の他にも便利な機能がたくさん詰まっています。たとえば、「カンペメモ」機能があります。これは、営業トークなどのスクリプトを自分側だけに表示させられるものです。相手には見えないので安心ですし、営業経験があまりないという人でも、メモを見ながら気兼ねなくトークを進めていけるのがうれしいところです。

他にも、セールスフォースへの自動記録機能も便利です。商談についてのデータを営業システムに保存できますので、そのまま営業資料の作成や、これからのプラン作りなどに役立てることが可能となります。シームレスな使い方ができますので、作業効率も上がって社員の負担も減ります。

そして、イメージの補正機能もうれしい機能です。画面に映る顔をよりキレイに補正してくれますので、相手に与える印象をアップさせることができます。やはり営業において見た目は大事な要素となりますので、画面越しでの商談というメリットを最大限に生かせる補正機能が付いていると、自信を持って話せるようになるでしょう。

まとめ

コロナ禍によって、多くの企業は業務の進め方を変えざるを得ない状況に陥りました。その一つの打開策として、リモート商談ツールを導入する企業が多く見られます。

直接対面することなく、画面越しに顧客との商談を行うというスタイルは、社員や取引先の方たちを感染症の危険から守ることになります。しかし、それだけでなく、上手にこうしたオンラインツールを使うことで、見込み客の開拓エリアを広げたり、効率よく多くの顧客と商談を行えるというメリットもあります。

直接会えないがゆえのデメリットもありますが、上手にツール選びをすると共に社員が効果的な使い方を習熟し、オンライン商談の強みを活かすことができれば、営業の可能性を拡げることができるのではないでしょうか。

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