MicrosoftのOffice365やGoogleのGoogle Appsなどのグループウェアを使っている企業の方は多いのではないでしょうか。上記のグループウェアでは、Microsoft TeamsやGoogle MeetといったWebミーティングツールを利用できます。
また、ZoomなどのWebミーティングツールを導入している企業もあるでしょう。これらのツールを活用してオンライン商談をすることも珍しくなくなってきましたが、商談のための移動時間や費用を削減できる一方で、上手く生産性を上げられていない、という声も多く聞かれるようになってきました。
今回は、一般的なWebミーティングツールがどこまで営業に使えるのかを検証するとともに、営業特化型のツールをご紹介します。
Webミーティングツールは商談で使える？
一般的なWebミーティングツールは便利な機能を備えていますが、Web商談で活用できる機能はどこまで備わっているのでしょうか。
ここでは、Web商談に使える3つの機能をご紹介します。
◆画面共有機能
画面共有機能では、自分のパソコンに表示されている画面を相手のパソコンに表示させることができます。企画書やデータなどの資料を共有することで、相手に理解を深めてもらうことが可能です。
また、商材の訴求ポイントを伝えやすくなります。資料を事前にメールなどで相手に送る方法もありますが、ファイル形式によっては相手のパソコンで開けない、といったトラブルも考えられます。
画面共有機能があれば、別途メールを送付するなどの手間を省くことができます。また、資料のファイル形式に依存しないので、スムーズに資料を共有することができます。
ただし、画面を共有するだけか、さらに共有した資料を先方にダウンロードしていただける機能までついているかは製品によって違います。
たとえば「この資料って後でいただけたりしますか？」と聞かれて商談後に送付対応することが多い方は、ダウンロード機能までついているツールを選ぶと便利でしょう。
◆録画・録音機能
Webミーティングツールの中には、Web商談を録画・録音できる機能を有しているものがあります。録画・録音機能があれば、相互の認識がずれていないか後から振り返ることが可能です。
また、会話の内容をエビデンスとして残せるため、「言った」「言っていない」といったトラブルを回避することができます。商談に参加していなかった別の社員が後から視聴することも可能なので、情報共有はもちろん、トップセールスの商談をまるまる自分に取り入れることが可能になります。
商談を視聴した上司が、次回の商談のために部下にアドバイスをすることもできます。多くの営業部が取り組んでいる「ロープレ」の進化版としても捉えられるでしょう。
◆ホワイトボード機能
対面の商談では、相手の理解を深めるために筆記する場面もあります。企画会議やブレインストーミングなどでも活用しているのではないでしょうか。
多くのWebミーティングツールも、ホワイトボード機能を有しています。実際のホワイトボードのように、様々な色で文字や図を書いたり、付箋を貼ったりすることができます。
また、電子ホワイトボードならではの機能として、画像を貼り付けたり、図を拡大・縮小することなども可能です。
このように、Webミーティングツールには商談で使える機能もあるので、Web商談をできないこともありません。
Webミーティングツールは商談に向いていない？不便なポイント
一方で、Webミーティングツールを商談で活用する際に不便に感じる点もあります。ここで4つの例をご紹介します。
音声・映像トラブルが起きる
画面に「インターネットが不安定です」と表示され、突然Webミーティングが切断されたことはありませんか。切断までいかなくとも、Webミーティング中に画面が固まったり、音声の遅延・途切れなどのトラブルを経験したことがある人は少なくないのではないでしょうか。
株式会社ビズヒッツが実施した「WEB会議の悩みに関する意識調査」によると、「Web会議で困ったことがある」と回答した人は全体の85％もいることが判りました。
その理由の第1位が「音声や映像の不具合」でした。第2位の「話すタイミングが難しい」を大きく引き離してダントツの1位なので、多くの人が音声や映像のトラブルを経験したことがあるのでしょう。
Webミーティング中に起こる音声や映像の不具合は、インターネット回線を使用しているために起こりうるトラブルと考えられます。インターネット回線は電話回線と比較すると、料金が安いメリットがありますが、一方で通信が不安定というデメリットがあります。
Webミーティングツールは、映像と音声という重いデータをリアルタイムで送受信するため、通信速度が追いつかないこともあり得ます。Web商談中の通信トラブルは相手の心証を損ね、商談結果に影響するリスクになりかねません。
画面共有の画質が環境に左右される
前章でWebミーティングツールの画面共有機能をご紹介しました。Web商談の際にとても便利な機能ですが、インターネット環境によっては画質が不十分なことがあります。
例えば、一般的には無線LANの方が有線LANより通信が不安定になり、画質が乱れることがあります。
また、テレワークなどで通信速度が十分ではない場所にいる場合も同様です。商談の大事な部分で相手に鮮明な画像を共有できなかった場合、詳細な情報を十分に伝達できないリスクもあります。
小さい文字がぼけてしまって顧客側から読めず、伝わらなかったり、読み上げる羽目になったりしてしまった経験を持つ方も少なくないのではないでしょうか。
接続に手間がかかる
Webミーティングツールへの主な接続方式として、専用のアプリをインストールするタイプと、発行したURLにアクセスするタイプがあります。
Webミーティング専用のアプリをインストールする場合は、事前準備に時間と手間がかかるだけではなく、OSのバージョンなどによってはうまくインストールできない可能性もあります。これはWeb商談をするにあたり、障壁になりかねません。
特にITツールに明るくない人は、エラーメッセージが1つ出ただけで商談に前向きになれなくなってしまうこともあります。最近は、営業担当者からのメールに記載されているURLをクリックするだけで、Webミーティングツールに接続できる手軽な形式が増えてきました。
しかし、URLが記載されたメールが膨大なメールに紛れてしまうケースもあります。また、相手の話をきちんと聞き取り、相手にクリアな音質を届けるための準備も必要です。
先にご紹介した「WEB会議の悩みに関する意識調査」によると、「WEB会議のために購入したもの」として「ヘッドホン・イヤホン・マイク・ヘッドセット」と回答した人が多数いることが判りました。
ヘッドセットなどがなければ、周りのノイズが気になったり、音声のハウリングなども生じやすくなります。Webミーティングツールへの接続は、手軽な形式も増えていて相手の負担は軽減されてきていますが、事前準備は必要で、まだ手間がかかるのも事実です。
録画・録音データを振り返りにくい
先に録画・録音機能についてご紹介しましたが、こちらのデータの取り扱いも便利とは言えません。Web講演会や短いWebミーティングなどで記録として保存するだけなら十分かもしれませんが、後から録画・録音データを分析するには不便です。
商談の録画・録音データには、営業にとってとても大切なエッセンスが詰まっています。トップセールスマンの話し方や切り返し方を分析して、他の社員に共有すれば、営業チーム全体の利益に繋がる可能性があります。
しかし、録画・録音した商談を一からすべて振り返っていては、時間と労力がかかってしまいます。これでは営業チーム内でもデータを活用しにくく、チームの成長につながりづらいでしょう。
使って実感！営業特化型はここが違う
一般的なWebミーティングツールを商談として使用することも可能ですが、使い勝手が悪い部分もあることをお伝えしてきました。
ところで、営業に特化したWebミーティングツールをご存知でしょうか。営業に特化したWebミーティングツールなら、これまでご紹介してきた使い勝手の悪さを払拭することができます。
ここでは、bellFace（ベルフェイス）を例にご紹介しましょう。bellFaceは、3,000社（2021/1/1時点）の導入実績がある、業界トップクラスの営業特化型Webミーティングツールです。
安定した通話品質
bellFaceは電話回線を使用する「電話型」と、インターネット回線を利用する「Web型」の2パターンから通信環境を選択することができます。
「電話型」は、電話をしながら資料などをパソコン上で共有して商談することができます。前述のとおり、電話回線の方がインターネット回線よりも通信が安定しています。
そのため、インターネット回線で発生しがちな音声の遅延や乱れなどのトラブルが発生しにくいです。クリアな音声を相手に届けられる電話のメリットを生かしながら、画面共有で視覚に訴えられるインターネットのメリットを生かす、ハイブリット型のWebミーティングツールと言えるでしょう。
bellFaceなら、ネット関連のトラブルリスクも軽減でき、商談に集中することができます。
資料の共有も便利
一般的なWebミーティングツールでも画面共有機能を有しているものはありますが、bellFaceの画面共有機能は営業向けに作られているため、より便利です。
「シンクロプレゼンテーション機能」では、営業担当者が共有した画面を商談相手が操作することが可能です。お互いが資料を自由に操作できるため、Web商談をしながらも対面同様の体験ができます。お互いのマウスの位置を表示できるため、相手がどこを見ているかもわかります。
また、マーカー機能を利用して訴求ポイントを目立たせることも可能です。さらに、一般的なWebミーティングツールの画質はインターネット環境によって左右されますが、bellFaceではその課題を払拭できます。
その理由は、資料を映像として相手に伝送するのではなく、クラウド上のデータを相互に閲覧する仕組みを取っているからです。これなら、商談相手の環境に左右されずにクリアな画面を見てもらうことができます。
誰でも「数秒で」「ストレスなく」接続できる
bellFaceの「電話型」なら、数秒でストレスなくWebミーティングツールに接続することができます。
接続手順を簡単にご説明します。
- 営業担当者が商談相手に電話をかける
- 電話をしながら、商談相手にパソコンで「ベルフェイス」と検索してもらい、公式ホームページにアクセスしてもらう
- 商談相手に「接続ナンバーを発行」ボタンをクリックしてもらい、表示される4桁の数字を伝えてもらう
- 営業担当者が管理画面に4桁の番号を入力する
bellFaceならこの4ステップだけでストレスなく接続が可能です。アプリのインストールも必要なければ、ブラウザの指定もありません。これならITが苦手な人でも、電話の延長として簡単に接続できます。
また、メールアドレスを知らない人とも接続することができるので、新規の見込み顧客ともWeb商談が可能です。電話営業の延長で資料を共有することもできるため、従来の電話営業の幅を広げることもできます。
場面検索と文字起こしで録画のチェックがカンタン
bellFaceの録画・録音データは、単に記録として残すだけにとどまりません。ここでは、bellFaceの録画・録音機能「レコログ」の特徴をご紹介します。
自動文字起こし・会話検索
「自動文字起こし」は、商談中の会話を自動でテキスト化する機能です。bellFaceでは京都大学と音声認識に関する共同研究を進めるなど、音声認識エンジンの開発に力を入れています。
商談の会話をテキスト化することで文字の議事録を残せるだけでなく、さらに「会話検索」機能で営業トークを分析することができます。「会話検索」機能では、特定の営業ワードの出現箇所をピックアップすることで、どのような場面でどのように使われているかがわかります。
相手の気持ちをひきつけるためのトレンドワードをどのくらい使用しているか、逆にNGワードを使用していないか、などの確認もできます。
場面検索
「場面検索」機能で、同様の資料を使用しているシーンを再生できます。これにより、他の社員が同じ資料を使いながらどのようなトークや切り返しをしているか確認することができます。
トップセールスの営業トークや資料の活用方法を解析して共有することで、チーム全体の成約率を高めることができます。
【参考資料】「成果につながる」オンライン営業ツールの選び方ガイド
まとめ
今回は、一般的なWebミーティングツールを商談で利用する場合と、営業特化型のWebミーティングツールをご紹介しましたがいかがでしたか。
社内会議などであれば一般的なWebミーティングツールでも十分かもしれません。
しかし、商談に利用する場合は、多数の営業補助機能を備えたbellFaceをおすすめします。
コロナ禍の営業スタイルに留まらず、一人当たりの商談件数を伸ばすためにも、Webミーティングツールを利用した商談は今後ますます注目されるでしょう。
これを機に、営業に特化したWebミーティングツールの導入を検討してみませんか？
