直接会って話せない状況でも商談ができたり、遠方の見込み客とも商談ができるなど、オンライン商談にはさまざまなメリットがあります。しかし、単にツールを導入して使えば営業効率が上がるというわけではありません。しっかりと環境作りをしないまま始めてしまうと、逆に営業成果が落ちてしまう原因となります。
オンライン商談を成功させるために、どんな環境作りをしたら良いかを検討し、営業社員が快適な状態で働けるようにアレンジすることは重要です。今回は、オンライン商談における環境づくりのポイントをいくつかご紹介します。
オンライン商談とはビデオ通話で商談する方法
オンライン商談は、直接顔を合わせることなくビデオ通話などで相手と接続し、商談を行う方法です。最近では新型コロナウイルスの影響などにより、直接顔を合わせて商談ができない状況のため、特に注目を集めています。
オンライン商談のメリット
オンライン商談には様々なメリットがありますが、最大のメリットは「移動の必要がないこと」です。
対面営業の場合、営業社員は移動時間に時間がかかるため、どうしても効率が下がってしまうという課題がありました。しかし、オンライン商談ではオフィスなどに居ながら商談が可能なので、移動にかかる時間や金銭的コストを削減することができ、営業の効率を高めることができます。
昨今では新型コロナウイルスの感染が拡大しており、これまで主流となっていた対面営業の手法について見直しが迫られる事態となっています。この状況下でも、オンライン商談であれば問題なく実施が可能です。
社員を守るという企業の責任を果たすことにもつながりますし、先方企業からも感染症対策をしっかりと採っている企業だという印象を持ってもらうことができ、イメージアップにつながる可能性もあるかもしれません。
また、オンライン商談ツールは商談内容を録音録画できる機能を備えています。そのため、どんなことが話されたかをデータとして記録することが可能になります。こうしたデータは営業方法の分析や改善に役立てられますし、見込み客の情報収集や営業社員のスキル状況の把握などにも活用できます。
さらには、録画した内容を、営業向けの研修教材として使い、社員のスキル向上のために用いるというのも効果的な使い方です。
オンライン商談の環境づくり、悩みと対策
リモート営業ツールを快適に使うためには、物理的な環境作りが重要になってきます。とはいえ、初めてオンライン商談を導入するという場合は、何から準備すれば良いのかイメージするのが難しいのではないでしょうか。まずは、オンライン商談におけるよくある悩みについてチェックしてみましょう。
安定したインターネット環境は必要
ツールを立ち上げてアクセスするためには、インターネット環境が必要となります。しかも、オンライン営業ではビデオ通話が基本となりますので、それなりに通信スピードが速い回線でないといけません。使うツールによって推奨環境は異なり、10Mbps以上を勧めているものもあれば、1Mbps程度あれば最低限接続ができるとしているものもあります。
どのツールでも、回線速度が十分でない場合、映像が粗くなったり、音声が途切れたり遅れて聞こえたり、最悪の場合接続自体が切れてしまったりすることもあります。こうなると、商談そのものを続けるのも難しいでしょう。
こうしたことから、やはりできるだけ高速で安定したインターネット環境を持つというのは、オンライン商談をするための基本となります。しかし、現実問題として在宅ワークをしている社員の中には、安定した回線状況を保つのが難しい人もいます。そもそも自宅にインターネット回線をつないでいないというケースもあるでしょう。
そのため、オンライン商談ツールを導入するのとセットにして、利用する社員が満足の行くインターネット回線を確保しているかをチェックする必要があります。もし、不十分であれば何らかの補助をするなどして、ツールを問題なく使えるレベルまで環境作りをサポートする必要があるでしょう。
カメラは必要？
オンライン商談はビデオ通話が基本となるので、カメラがないと機能しません。ノートパソコンやスマホなどのモバイル端末を使っている場合は、カメラが内蔵されていることが多いので、そのまま使っているという人も多いでしょう。
一方で、デスクトップパソコンで仕事をしているケースでは、内蔵カメラがない機種がほとんどなので、別売りのWebカメラを購入して接続する必要があります。ノートパソコンにカメラが内蔵されているとしても、外付けのカメラがあった方が良いと感じるケースもあります。内蔵カメラの性能があまり高くなく、映りが暗かったり不鮮明になってしまったりする場合がその一つです。
また、オンライン商談の場合、パソコン画面を見ながら会話することとなりますが、画面が見やすい位置で話していると、内蔵カメラから離れてしまったり逆に近すぎたりするといった問題が出ることもあります。
外付けカメラであれば、画角の調整など融通がききやすいため、最適な位置で話すことができるほか、商品のサンプルや模型などをアップで見てもらいたい時なども、外付けカメラだと手で持って見せられるというメリットもあります。
このように、カメラの必要性は、社員が現状で使っている機器や、商談でカメラを移動させた方が良いかという点によって異なります。現場の営業社員に聞き、内蔵カメラだけで十分なのか、別にカメラがあった方が使いやすいかをチェックするのが一番でしょう。
スマホでも利用できるが商談にはパソコンがベスト
ほとんどのオンライン商談ツールは、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどのモバイル端末でもインストールできるようになっています。そのため、自宅やオフィスだけでなく外出先でもつないで商談や会議ができるというメリットを持っています。
また、社員の中には、いろいろな資料を見ながら話したり、会社の業務システムとつなげながら会話をしたりしたいと考える人もいるかもしれません。その場合、メインのパソコンは作業用として用い、スマホでオンライン商談ツールを立ち上げて会話をするという方法がスマートなことがあります。
このように、スマホでツールを使うことには一定のメリットがあります。しかし、使い勝手という面ではやはりパソコンの方が操作しやすいので、できればパソコンでの使用がおすすめです。その理由の一つは、画面の小ささです。画面越しで話すため、スマホだと相手の様子が見づらくなったり、複数の出席者の様子を同時に確認することが難しくなったりします。先方の反応に合わせて、話の雰囲気や内容を調整しづらくなります。
また、画面共有やホワイトボードアプリの使用など、機能の操作に手間取ってしまうこともあります。パソコンの方がボタンやファイルをすぐに見つけて操作できるので、スピーディーに進行できるのです。こうしたことから、オンライン商談ツールはパソコンでの使用をメインとして、何らかの必要が生じた時にのみスマホでつなげるという方が安心でしょう。
雑音を抑えるには?
オンライン商談の場面では、オフィスや自宅内の音や車が通る音、雨風の音などが雑音として入り込んでしまことがあります。これは特にパソコンに内蔵されているマイクなど周囲の音を拾いやすいタイプのものを使っている時に顕著となります。
この場合は、専用のマイクを購入して接続すると、よりクリアに会話することができます。ある角度だけの音を集中的に拾う指向性のマイクであれば、周囲の音はそれほど拾わないので、雑音が気にならなくなります。
背景は気にしたほうが良い
ビデオ通話をしていると、相手の後ろの様子が気になるという人は多いものです。特に在宅ワークであれば、生活感のある私物や家族が歩く姿などが入り込んでしまうことがあります。場合によっては、相手の気を散らしてしまう原因となりますし、失礼だと思われてしまう恐れもあります。
そのため、あまり物が映らないように整理したり、パソコンの位置を調整したりといった方法で、背景にノイズとなる情報が写り込まないようにしましょう。背景としてスクリーンを置くというのも一つの手です。
また、ツールによっては、バーチャル背景を設定できるものもあります。オフィス風の背景画像を入れたり、会社のロゴや商品イメージを映したりすれば、それも一つのアピールとなります。上手にこうした機能も使って営業に役立てたいものです。
オンライン商談に向けて用意しておきたい通信環境
インターネット回線やカメラ、マイク、背景など、ツールを効果的に使いこなすためには、社員各自と会社が準備しておきたいものはいくつもあります。こうした機器がそろっていない、もしくは性能が低いものだと、ビデオ会話が不鮮明になり相手の理解度が下がってしまうという問題に陥ります。そこで、それぞれの社員が持っている機器の状態をチェックして、実際のリモート商談に支障が出ていないかを確かめるようにしましょう。
特に、インターネット環境はビデオ通話の質を大きく変えるもので、商談の印象にも影響する可能性があります。安定した通信ができるかを確認することは大事です。また、オンライン商談ツールとして何を選ぶかも大事なポイントです。
ツールによって操作性がかなり変わりますし、使える機能によってプレゼンのバリエーションが広がります。たくさんのツールがありますので、それぞれのサービスの特徴を比較して、より自社の営業スタイルや商材に合ったものを選ぶようにしましょう。
【参考資料】「成果につながる」オンライン営業ツール選び方ガイド
まとめ
オンライン商談では、インターネット環境が十分でないことや、カメラやマイクなどのスペック不足などの悩みに直面することがあります。できるだけ成果の出る営業をするためにも、営業社員のオンライン商談環境を充実させておくことは非常に重要です。
周辺機器をリモートワーク向けにすると共に、オンライン商談ツールを厳選して、使いやすい環境を構築しましょう。また、ご紹介したベルフェイスのように、商談に特化した機能が付いていれば、営業効率を上げる助けとなります。こうしたツールを上手に活用し、昨今の厳しいビジネス状況を乗り越えられるようにしたいものです。
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