【再検証】Web会議システムの基本機能&商談を成功に導く便利な機能を解説!

2020年の新型コロナウイルス感染拡大をきっかけとして、社内会議や社外との商談をオンライン会議形式で行うことは今や当たり前となりました。

既にほとんどの企業がZoomやGoogle MeetのようなWeb会議システムを導入していますが、今のシステムは本当に自社にとって適正なものなのでしょうか。

今回はWeb会議システムの機能を改めて整理しつつ、後半では「商談」で使う場合に着目し、おすすめのWeb会議システムについてご紹介します。

Web会議システムで何ができる?あらためておさらい

まずは、Web会議システムに搭載されている主な機能を改めて整理していきましょう。

ご紹介するのは以下の6点です。

・音声通話・ビデオ通話
・画面共有
・ファイルの保存・送受信
・テキストチャット
・録画・録音
・ホワイトボード

 

ちなみに、主要なサービスについて上記6つの機能の対応状況をまとめました。

zoom Google Meet Microsoft  Teams Skype ベルフェイス
音声通話・ビデオ通話
より安定した品質
画面共有
シンクロプレゼンテーション機能
ファイルの保存・送受信
テキストチャット
テキストチャット、共有メモ機能
録画・録音
レコログ機能
ホワイトボード ×
共有メモ機能(文字のみ)

どのツールを利用しても、ほとんどの機能は使うことができます。

また、特に「ベルフェイス」は各機能を一歩進んだより便利な形で提供しています。「ベルフェイス」については、本記事の後半で詳しくお伝えします。

 

音声通話・ビデオ通話

国内の遠隔地とはもちろん、海外拠点ともリアルタイムで会話できる機能が音声通話・ビデオ通話機能です。Web会議システムの最も基本となる機能ですね。

ただし音声通話やビデオ通話を利用するWeb会議システムの多くはインターネット回線を利用するため、参加者のネットワーク環境や回線の混雑状況などによって音声や画像の品質が大幅に左右されてしまう点は注意すべきポイントです。

 

画面共有機能

自分が見ているパソコンの画面を相手側にも表示する機能が、画面共有機能です。

自分が持っている資料を見せてプレゼンテーションをしたり、登録などが必要で相手がアクセスできないWebサイトの画面を表示して説明したり、といった場面で役立ちます。

また、画面共有機能を使うと相手の画面をリモート操作でき、直接客先に出向かなくてもユーザーサポートをすることが可能になります。

例えばリモートで自社システムやアプリケーションの操作方法をレクチャーしたり、トラブルを解決したりできるので、訪問よりも対応スピードが速くなります。

取引先にとってもわざわざ担当者の来社を待つ必要がない分、満足度が上がります。

 

ファイルの送受信

会議で使う資料を、Web会議参加者にその場で共有することができる機能です。

会議中に追加で見たい資料が出た時、わざわざメール画面を開いて参加者に送信するのは面倒ですよね。

Web会議システムのファイル送受信機能を使えば、画面上からすぐにデータを共有できるため、手間をかけずに素早くデータのやり取りが可能になります。

 

テキストチャット

テキストチャット機能は、簡単な議事録をまとめたり、URLなど声で伝えにくい情報をその場でやりとりするのに便利な機能です。

音声や映像が聞き取りにくいなど、Web会議にトラブルが発生した場合の一時的な連絡手段としても使えます。

そのほかにも、ブレインストーミング形式でアイデアを出し合う会議の場合は、各々がテキストチャットに打ち込んでいくという使い方もできるでしょう。

 

録画・録音

Web会議の内容を録画・録音できるのも、Web会議システムの大きな特徴です。

会議を欠席した人に会議の内容を共有したり、自分で見直して議事録を書き起こしたりする場合などで活用できます。

また、例えば営業職では、基本的な商品説明や営業ツールの使用方法のように、新しいメンバーに対してレクチャーする決まった内容があるかと思います。

一度Web会議システムを使ってそれらのレクチャーを録画をしておけば、以後は該当の録画データを共有するだけで済み、営業の教育の効率アップにつながります。

 

ホワイトボード機能

オンライン上で仮想のホワイドボードを表示し、参加者全員でフリーハンドやテキスト、図形などを書き込める機能です。

口頭やテキストチャットでは伝えられらない内容を説明するのに役に立ちますし、議論内容を可視化し整理しながら進められるので、より充実した会議を行う助けとなるでしょう。

オンライン商談に特化したツールで商談の成功率UP!

ここまでWeb会議システムの基本的な機能についてご紹介してきましたが、もしWeb会議を商談にも使いたいという場合は、商談に特化したWeb会議システム「ベルフェイス」の利用をおすすめします。

 

ベルフェイスでは、通常の機能に加え、

  • 通話の安定性を重視
  • 商談相手に負担をかけない
  • 商談内容の分析を容易に

といった観点で作られており、単なる対面営業の代替としての役割ではなく、一歩進んだ商談を実現できるためです。

では早速、ベルフェイスについてより詳しく見ていきましょう。

 

オンライン商談ツール「ベルフェイス」はここがすごい!

商談に特化したWeb会議システムの中でも、業界トップクラスの導入数を誇るのがベルフェイスです。

既に2000社以上の企業が導入しており、国内の名だたる企業が顧客リストに名を連ねています。

ベルフェイスは、前述したようWeb会議システムの基本機能を搭載しつつ、Web商談に特化したシステムならではの便利な機能を備えています。

 

まずは電話回線を使う通話の安定性

ベルフェイスなら、商談中に突然切れてしまうといったトラブルが起きにくく、安定した環境で商談相手と会話することができます。

その理由は、音声に電話回線を用いるためです。

ベルフェイスでは、音声は電話、そして映像や資料の共有などはインターネット経由と役割を分けることで、万が一インターネット回線に問題が生じても、電話では継続して安定して話すことができます。

 

さらに、ITリテラシーが低い商談相手の負担を軽減する効果もあります。

商談相手のITツールの理解度が低い場合、Web商談を行う際に最初のハードルとなるのが「接続」です。

普段パソコンでのWeb商談を行わない人にとっては、「カメラやマイクの接続」「事前のアプリのダウンロードやログイン」「アプリの操作方法」など、わからないことだらけで大きな負担をかけてしまいます。

一方、ベルフェイスではこの接続にかかる負担を大幅に軽減することができます。

 

接続手順を簡単にご説明しましょう。

まずは商談のはじめに、相手に普段どおりに電話をかけます。

電話口で案内しながら、PCのインターネット検索にて「ベルフェイス」と入力してもらい、ホームページに訪問してもらいましょう。

次に、相手にホームページ上の「接続ナンバー発行」のボタンを押し、発行された番号を伝えてもらいます。

その番号を、自分の画面に入力します。

 

なんとこれだけで、映像や画面共有が行えるページへと誘導することができるのです。

もちろんページへ誘導する間や接続後も会話は電話を使って行いますので、安定性には問題ありません。

相手側は、カメラやマイクの設定が必要なく、インターネットブラウザが使用できるパソコンさえあれば、すぐに接続が可能となるのです。

 

ちなみに、通常通り音声と映像の両方をインターネット経由で行う接続形式も利用可能です。

商談相手の状況に応じて使い分けることができるのも、ベルフェイスの特徴です。

 

ベルフェイスについてもっと詳しく知りたい方向けに、「5分」でベルフェイスのことがわかる資料もご用意しています。ぜひこちらもご覧ください!

 

商談の録画機能を使って営業力UP!

Web商談に特化したベルフェイス特有の録画・録音機能が「レコログ」機能です。

レコログがあれば、自分の営業トークや相手側の反応をあとから見直して反省点を抽出したり、同席していない上司に共有してアドバイスをもらったり、部下の営業スキルを把握したりすることが可能になります。

録画した営業トークを自動でテキスト化する機能も搭載されているため、トップクラスの営業担当のトークスキルをマニュアル化することも容易です。

レコログの中には「同じ場面検索」という機能があります。

この機能を使うと、同じ資料を使ってWeb商談をした営業担当のレコログを一覧で見ることができます。

資料の同じ場面を使った部分をピンポイントで再生できるので、商談映像全部を見て探す必要がなく、効率的に自分の営業スキルアップに役立てられます。

同様に「会話検索」という機能を使えば、他の営業担当のレコログの中で使用されているキーワードを検索することができます。

 

ベルフェイスのレコログの機能を使うことで、一回一回の商談がメンバー全員の営業スキルを上げるための実践的な教科書になっていくといえるでしょう。

 

同時編集できる「共有メモ」で議事録に抜け漏れなし!

ベルフェイスの「共有メモ」機能は、自分だけではなく、商談相手側からも同時編集ができるメモ帳機能です。

例えば共有メモを使って、商談の最初にアジェンダ(式次第)を提示してから商談をスタートすれば、話が脱線することなく、スムーズに商談を進めることができるでしょう。

商談で聞きたいことを表示しておくこともできるので、ヒアリング漏れを防ぐことにもつながります。

 

また、共有メモにはテンプレートを保存することができます。

アジェンダを毎回一から作成しなくても、商談内容や回数に応じたテンプレートを用意しておけば、商談相手に合わせて少しアレンジするだけで使用できます。

 

そして、商談をすすめながら、共有メモに商談内容や決定事項を書き込んでいけば、それは立派な議事録になります。

共有メモに記入された内容は、自動保存されて「商談記録ページ」からいつでも確認できます。

ベルフェイスの「共有メモ」機能は双方から編集が可能なので、金額や納期のような特に重要な点は、先方に直接記入してもらうことで、情報の伝達ミスを防ぐことにもつながるでしょう。

Web商談なら「ベルフェイス」

今回は、Web会議システムの基本的な機能や、商談に特化したWeb会議システム「ベルフェイス」の特徴についてご紹介しました。

社内での簡単な会議であれば一般的なWeb会議システムでも十分活用できますが、商談に利用する場合は、商談に特化した機能を多数備えた「ベルフェイス」の利用がおすすめです。

機能について詳しく知りたい方や、実際に導入している企業でどんな効果が出ているかなど、詳しい情報はこちらの資料にぎゅっと凝縮してまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。

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