Web会議システムを費用だけで選ぶのはNG!自社に合う知っておくべき選び方

緊急事態宣言以降、商談や営業をオンラインで行うといった企業も多くなり、内勤者だけに限らず営業チームにとっても、Web会議システムの活用は欠かせないものとなりました。

しかし、十分な比較検討が行えないままテレワークの導入が迫られたこともあり、利用中Web会議システムに使いづらさを感じているといった声も聞かれます。

Web会議システムには無料のものはもちろん、有料版でもさまざまな料金体系がありますが、ビジネスで使う以上、費用がかからなければよい、というわけにもいきません。

乗り換えも含めて検討中の方もいるかと思いますので、どのようなことに注意して、Web会議システムを選ぶのがよいのか、選定する際のポイントを費用面も含めてご説明します。

 

Web会議システム、金額だけで決めるのはNG!

Web会議システムを選ぶ際、利益率アップのためにも、なるべく費用を抑えたいところではありますが、むやみな低コスト化は、むしろ売上の減少を招いてしまう危険性があります

特に営業でWeb商談システム・Web会議システムを導入する場合、営業はコストもかかりやすいですが、利益に直結する部署である、ということを念頭に置いておきましょう。

 

仮に、費用カットを目的とした乗り換えの検討であれば、なぜ既存のWeb会議システムでは費用がかかると感じるのか、いくつか具体例を挙げて考えてみます。

①機能に対して、料金が割高だと感じている

このケースでは、十分な機能やサポートの充実したシステムであれば、かかる費用は同じでも割高感は感じにくくなるなど、費用が問題の本質ではないことがわかります。

自分や自社ならではのWeb会議システムに求める条件をピックアップし、機能面から選定することで、費用対効果を感じやすくなります。

 

②多機能だが不要な機能が多く、今より安くてシンプルなツールにしたい

機能面での不満という点では①と同じですが、必要なWeb会議システムは①とは全く異なり、シンプルで使いやすさを重視したシステムが求められます。

結果的に、Web会議システムの費用がカットできる可能性の高いケースです。

 

③売上につながらないため、Web商談システム・Web会議システムにかかる費用を下げたい

商談でのトークスキルといった属人的な問題である場合や、顧客側からWeb会議システムにアクセスしにくいために、機会損失が起きているといった可能性も考えられます。

まずは売上につながらない要因を明確にし、改めて、Web会議にかかる費用の削減が必要であるかを見極めましょう。

課題解決に役立つ機能を持った、Web会議システムを選択するという方法もあります。

 

このように、費用削減の目的や背景によって、選ぶべきシステムが全く変わってくることがわかります。

費用面だけでWeb会議システムを決めてしまうと、このような根本的な原因を解決できず、冒頭述べたように、売上にまで影響が出てくる可能性もあるのです。

また例に挙げたケース以外にも、企業それぞれが求める利用の仕方によって、問題点や課題は違ってくるため、Web会議システムの機能やサポート面など、総合的な評価のもとで選定を行いましょう。

 

Web会議システム選びで押さえておくべきポイント7つ

Web会議システムの選定には、なるべく具体的な利用イメージを持つことが重要になりますが、どのように想定すればよいのでしょうか。

ここでは、Web会議システムの選定時に、押さえておくべきポイントを7つご紹介します。

 

【ポイント1】商談や社内会議など用途に合わせて、必要な機能をチェック

社内での会議用、社外との会議や商談など、Web会議システムの使い方によって、求める機能は違ってきます。

社内会議のように情報共有が目的の場合、資料の共有がしやすいことなど、プレゼンテーションに特化した機能を備えていれば、会議の進行もスムーズです。

一方、商談での利用の場合は、わかりやすい接続方法となっているか、商談内容を記録する機能があるか、営業チーム全体の営業力アップに繋がる機能があるか、などの点が重要になります。

汎用的なものだけでなく、用途別に特化したWeb会議システムも多数提供されているため、その内容に見合っているかどうかは必ずチェックしておきましょう。

 

【ポイント2】自社に合った会議スタイルを実現できるか

1対1の打合せや、メンバー全員がリモートワーク中の会議など、個々の端末から接続して行うのが、Web会議システムでの基本的な使い方です。

しかし、他拠点との会議など、複数人同士で行うようなスタイルでは、全員が個別にアクセスするWeb会議は、やや使いづらいと感じることもあるでしょう。

会議室同士をつなぐオンライン会議の方法としては、テレカン(テレフォンカンファレンス)といった電話会議や、テレビ会議なども挙げられますが、専用の設備が必要となります。

Web会議システムで、テレビ会議のような会議スタイルで使いたい場合は、拠点同士の接続ができるWeb会議システムを導入したり、会議室用にWebカメラ・マイクを準備するといった方法があります。

いずれにしても、実現したい会議スタイルを明確にしておくことで、Web会議システムを選ぶ目安となります。

 

【ポイント3】会議の参加人数・実施時間を把握する

接続可能人数や時間制限は、サービスや料金プランによって異なるため、最大で何人参加するのか、実施時間がどれくらいかを、事前に割り出しておく必要があります。

特に無料のWeb会議システムでは、参加人数や時間が限られたものが多く、もし時間制限がない場合も他の機能に制限があるなど、さまざまな制約が設けられている場合があり、注意しなければなりません。

有料版では、このような制限が緩和されることが多いため、参加人数の多い会議や、長時間の会議を行う必要がある場合は、それに見合ったシステムの選定が必要です。

 

【ポイント4】同時に行う会議数を把握する

Web会議システムでは、同時に行える会議数に制限がある場合もあります。

普段の会議数がどれくらいか、定例会議のような決まった会議に加えて、突発的な会議がどれくらい発生しているのかを知っておくと、必要な会議数に合わせて料金プランを選ぶことができます。

ただし、あまりに会議数が多いとその分費用がかさんでしまいます。会議が被らないようにする仕組みや、会議数自体を減らすといった取り組みも並行して行うとよいでしょう。

 

【ポイント5】通話の品質へのこだわりを確認する

オンライン会議での通話品質は、会議システムの性能や、ネットワーク環境だけでなく、使用しているマイクやスピーカー、さらに、パソコンそのものの性能も影響してきます。

Web管理システムの音声品質を確認したい場合、まずは推奨環境をチェックしましょう。

オンライン会議で使用するパソコンが、推奨環境を満たしていない場合、通話トラブルが起こりやすくなってしまいます。

また声が途切れたり遅延が起きる原因は、ネットワーク環境に起因することが多く、参加人数が多い会議など処理するデータ容量が大きくなると通話品質が落ちるのもこのためです。

大人数で使っても遅延や途切れのない通話環境を求めている場合は、ある程度の費用がかかっても、やはり有料版がおすすめです。

 

【ポイント6】ITリテラシーが低くても扱えるものを選ぶ

会議システムへのアクセスや、会議の始め方など、操作に慣れないうちは戸惑うことも多いものです。

ベルフェイスが2020年8月に行った「オンライン営業に関する調査」でも、オンライン営業や会議サービスの使い方についての項目で、81.2%の営業職が「わからなかった経験あり」と回答しています。

さらには、オンラインの営業時に、資料の共有の仕方や進め方についての項目でも、「困ったことがある」と回答した人は、86.6%となっています。

 

どんなに機能面が充実していても、それを扱う側にとって煩雑さが伴うシステムであったり、シンプルでも操作方法の分かりにくいツールでは、会議の進行そのものに影響します。

そのため、機能面と操作性はセットで考えるようにしたり、導入前に体験やシュミレーションが可能であるかを確認してみましょう。

また、導入後の問合せ対応など、サポート面が充実していると、安心して活用できるのでおすすめです。

 

【ポイント7】品質や機能に見合う価格かどうかを確認する

ここまでのポイントをもとに候補となるシステムが挙がったら、その他の機能や価格について見比べていきましょう。

Web会議システムは、有料版では初期費用+月額費用という料金形態になっていることが多いようです。

初期費用については、10万円を切るのものから、100万円を超えるものもありますが、システムがクラウド型か、自社構築のオンプレミス型かなど、導入形態によっても大きく変わります。

月額費用は、1,000円未満から数万円と幅広く、取得できるライセンス(ユーザーID)の数や、利用できる機能によって変わってきます。

これまでに挙げたポイントを踏まえた上で、納得できる価格帯のものを選びましょう。

社外との会議や商談にも使うならこの3点も要チェック!

社内会議だけでなく社外とのやりとりでオンライン会議を利用する際には、さらに追加で3点、気をつけておきたいポイントがあります。

 

相手側の使いやすさ・つながりやすさ

社外との会議や商談でWeb会議システムを利用する際には、社内のみで利用する以上に、システムの使いやすさや、接続のしやすさが重要です。

相手がパソコン操作に不慣れでも、問題なく操作可能か、すぐに入室できるかなどと併せて、こちらからの操作説明しやすさも、オンラインでの商談では、スムーズに誘導するカギになります。

 

途切れない・トラブルに強い通話品質

通話が途切れる、音声が聞き取りづらいといった通話トラブルは、商談の妨げになりますし、頻発すると成約率にも影響しかねません。

先ほどの6つのポイントの項でもご説明しましたが、システムやネットワーク環境だけでなく、通話品質には、マイクやスピーカーなどの性能も関係します。

しかし、商談相手に「使用環境を変えてほしい」とは言えませんから、相手の利用環境や状況に左右されない、安定した通話品質のWeb会議システムを選ぶ必要があります。

 

商談に特化した便利な機能

営業でWeb会議システムを利用する場合は、通話や操作性だけでなく、商談に特化した機能を備えたタイプがおすすめです。

例えば、名刺機能を使って、事前に担当者のプロフィールを送っておくことができたり、商談用のカンペを表示できる機能があれば、あらかじめ用意したセールストークを確認しながら、商談を進行することが可能です。

その他にも、双方から操作可能な機能や、メモ機能など、商談向けの機能が備わっているWeb会議システムであれば、さらにスムーズに商談を進めることができます。

 

2,000社以上が導入!オンライン営業システム「ベルフェイス」

ここまで様々なポイントをご紹介しましたが、特に後半でお伝えした商談で使う場合のポイントについて、3点すべてを備えたおすすめのWeb会議システム「ベルフェイス」についてご紹介します。

 

ベルフェイスは、商談に特化したWeb会議システムです。

Web会議システムとしての基本的な機能だけでなく、1対1での商談に特に重点をおいた数々の機能が搭載されています。

特に、電話での通話と組み合わせて使う機能は、相手の接続環境を問わず安定した接続を行うことができます。

 

数あるオンライン会議ツールの中でも、ベルフェイスの接続のしやすさはダントツです。

まずは電話をかけ、相手に「ベルフェイス」の検索を行ってもらいます。

相手側は、ベルフェイスのトップページで、接続ナンバーの発行ボタンを押し、発行された接続ナンバーを営業担当者へと伝えます。

あとは営業担当者が、管理画面に接続ナンバーを入力すれば、接続は完了。

これだけのステップで、相手と顔を見ながらの商談がスタートできます。

会話はそのまま電話で行い、Web上で資料の共有を行うことができるので、音声トラブルで商談が中断してしまうといったことがありません。

 

それでは、商談時に効果的なベルフェイスの機能について、いくつか詳しくご紹介していきましょう。

 

・商談内容を録画できる「レコログ機能

最初にご紹介するのは、営業チーム全体の営業力アップにつながる、ベルフェイスの目玉機能。商談内容を録画し、振り返りを便利にする機能ですが、単なる録画以上の様々な機能を備えています。

例えば、会話内容を自動でテキスト化したり、商談のタイムテーブルを可視化したりすることができるほか、チーム内の別の商談で同じ説明をしている場面を検索することも可能です。

これらを活用すれば、特定の場面について自分の説明とトップ営業の説明を見比べて改善点を見つけられるほか、新人営業の商談の様子をチェックしてアドバイスを行うなど、チームの営業力を高めることができます。

 

・担当者の顔写真付きのプロフィールが送れる名刺プロフィール機能

主に商談の冒頭で活躍するこちらの機能。対面商談での名刺交換の代わりとなるようなものです。

担当者のパーソナルな情報を共有することでアイスブレイクに活用でき、商談の入りをスムーズにすることができます。

また、商談前に事前に「この担当者よりご連絡します」と顧客に伝えることで、相手の顔が見える状態をあらかじめ作ることができ、商談のキャンセル数を減少させられたという活用事例もありました。

 

・画面表示した資料を相手側からも操作可能なシンクロプレゼンテーション機能

まるで対面商談ように、資料を使った説明がスムーズにできる機能です。

表示した資料について、営業担当者だけでなく顧客側も自由にページめくりの操作ができるため、気になった箇所を読み返したり、特定のページの内容について質問したりする際に便利です。

さらに、お互いにマウスのポインタがどこにあるかが共有されるため、資料の特定の部分を指差しながら説明する、といった使い方もできます。

 

・共同編集ができる共有メモ機能

お互いの画面に同じメモ帳が表示される機能で、双方が自由に書き込みを行えます。

抜け漏れのない議事録作成に役立てたり、口頭では伝えにくい・間違えやすい情報(URLやメールアドレスなど)をやり取りする際に便利です。

 

ベルフェイスは、複数人との会議や商談にも便利なWeb型の会議システムも利用できるため、複数人での会議や商談にはWeb型、1対1には電話型、といったような使い分けも可能です。

安定した音声品質と、使いやすい操作性、営業に特化したWeb会議システムをお探しの営業マンの方は、ぜひベルフェイスを検討してみてはいかがでしょうか。

ベルフェイスについて、読むだけですぐに詳しくなれる各種資料もご用意しています。ぜひこちらもご覧ください!

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