営業電話をかけるならどの時間帯がベスト?

”営業電話をかけるのに最も適した時間はいつ頃でしょうか?

色々意見、議論があるようなのですが、それぞれ異なる意見が矛盾しているようです。何が正しいのでしょうか?”

これは営業電話をかける際に必ず皆が気になっていることではないでしょうか?

「お昼の時間は避けた方が良いかな…」や「朝早過ぎるかな…」と、電話をかける前に躊躇してしまい、このように悩むこと自体が、ただでさえ体力を使う営業電話を一層面倒なものにしているのです。

では、本当に一番ベストな時間帯とはいつなのでしょうか?本日はそんなお話です。

1.一般的に避けたほうが良い時間帯とは?

電話営業を行う際に時間帯を気にすることもビジネスマナーの1つです。営業時間内であればいつでも電話していいとは限りません。相手側も仕事をしているので、架電する時間を誤ってしまうと仕事の邪魔になるためアポ獲得の確率が下がってしまいます。

ここでは、電話営業をするうえで避けるべき時間帯を4つご紹介します。

1.1 始業前・始業直後

ビジネスにおいて始業前は1番忙しいとされる時間帯です。仕事に取り掛かる準備や朝礼など時間に追われているため、電話をしても仕事準備の妨げになる可能性が高くアポイント獲得も難しいです。

また、始業から30分以内の電話も避けましょう。始業後は、メールの確認や朝の連絡事項の確認などで忙しい時間帯です。そのため、電話に出てもらえない場合や電話に出たとしても相手側の業務を妨げる形となってしまうので、電話をするとすれば始業してから30分以上経過してから連絡するように心がけましょう。

なお、アポイントを効率よく獲得するためには、午前中のうちに連絡をした方がいいでしょう。理由としては、午前中であれば相手が社内にいる可能性が高く、午後になると外出してしまう可能性が高いためです。また、午前中であれば先方の都合次第でその日の午後に訪問できる可能性もあり、フットワークが軽いことを強調できるので、他社に大きな差をつけることができます。

1.2 休憩時間

1番気を付けるべき時間帯が休憩時間です。ほとんどの企業の休憩時間は、12時もしくは12時30分から開始のケースが多いです。そのため、昼休憩中に電話をしてもお昼を食べに外出しているなどで担当者が不在の確率が高いです。交代制で休憩を取っている企業の場合は、誰かが電話を取ってくれますが、わざわざ営業電話に折り返しをしてくれることもないため、徒労に終わってしまいます。

電話する側の人間は、休憩中が1番電話を取ってもらえる時間だと考えてしまいますが、休憩中に電話をかけてくること自体が非常識だと悪い印象を持たれてしまうので、休憩中の営業電話は控えるべきです。相手側の立場に立ってタイミングを見計らいましょう。

1.3 終業直前・終業後

営業時間終業間近や終業後も電話をすべきでない時間帯の1つです。比較的に電話は繋がりやすい傾向にあります。しかし、終業間近の場合は、仕事の仕上げや報告書などで忙しく、中には帰宅準備を始めていてパソコンの電源を落としている可能性もあります。せっかく担当者と話せても忙しさから伝えた要件を覚えてもらえない場合や、パソコンを再度立ち上げるのが面倒できちんと取り合ってくれない場合があります。

また、業種によっては営業時間外でも繋がる可能性はあります。しかし、取引のある顧客のための措置として行っている可能性が高く、営業時間外にかけてくる企業は印象が悪くなる恐れがあります。したがって、営業時間内に電話をすることが難しいのなら、翌日の午前中に改めてかけなおすようにしましょう。

1.4 相手の繁忙時間帯や繁忙期

相手側の忙しい時間帯や、忙しい時期も、電話を避けるべきタイミングのひとつです。例えば、飲食業界の場合はランチタイムやディナータイムはとても忙しく、電話も繋がりにくい状況です。そのため、飲食業界の場合は13時30分~18時の時間帯に電話をするのがベストです。また、スーパーマーケットの場合は、16時~19時が忙しい時間帯なので13時~16時前に電話した方が繋がりやすいでしょう。

また、時間帯だけではなく、業界別に繁忙時期が存在します。例えば不動産業界の場合、新社会人や大学生の新生活に向けて準備する2月~3月の時期、美容室などは、年末年始や成人式の間が忙しいとされています。繁忙期は営業電話に対応してもらえる可能性が下がってしまうため、それ以外の時期に電話をかけるようにしたほうがよいでしょう。

2.相手ではなく自分にとってベストな時間帯はいつか?

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もしあなたが電話での営業で成功したくて、営業電話をかけるのに一番良い時間帯を知りたいのであれば、「顧客にとって最適な時間」ばかり考えるのをやめ、「あなたとって一番良い時間がいつなのか」という観点にシフトすることから始めてはいかがでしょう?

もちろん、顧客をベッドから叩き起こすような時間帯や、家族との団欒のひと時を邪魔するような時間帯というのは言語道断ですが、今のあなたは顧客の一番都合の良い時間について考えすぎてしまっているようです。

思い返してみて、営業電話で上手く行った時というのは、いつ頃電話した時でしたか?自分の経験を参考にしてみると答えは出るかもしれませんよ?

3.営業電話の時間帯とフォローアップ電話の時間帯を明確に分ける

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連絡先リストを2つのカテゴリーに分け、電話をかける時は一度に1つのカテゴリーに絞って電話をかけたいはずです。(こちらの方が上手くリズムに乗れますし、集中力が上がります)

多くの場合、営業担当は出社後、フォローアップの電話から取り掛かります。なぜならそちらの方が「楽」だからです。まずは精神的に楽なことから済ませたいと思うのでしょう。ただ実はこの戦略には欠点があります。

そもそも、営業電話の方がはるかに精神力と体力を消耗します。さぁここで質問です。一日仕事の中であなたの体力が最も余っているのはいつ頃でしょうか?ほとんどの人が午前から正午にかけて…と答えるのではないでしょうか?フォローアップ電話は楽ですし、基盤さえ整っていれば追加の努力もほとんど不要です。

つまり体力がある朝の時間帯に一番体力を使う営業電話をかけた方が良い結果を生むとは思いませんか?

もし体力が下がっており、営業電話をかけるのを午後まで待っているようであれば、自分自身のためにも、そしてあなたの顧客のためにも最適だとは言えないのです。体力がみなぎっている時にこそ、一番体力を使うタスクに力を注ぐのです!

4.フォローアップ電話を営業電話の時間帯に混ぜるとどうか?

物事を複雑にするのはやめましょう。営業電話とフォローアップ電話は別々の時間帯に行うべきです。

もちろん営業電話をかける時間帯にフォローアップの電話を欲しいという顧客がいるようであれば、彼らを優先してあげるべきです。

しかし、朝にフォローアップ電話の予定が入っていないようであれば、体力を使う営業電話の方をまず初めにかけるようにしてください(例えば午前〜正午)。そして比較的楽なフォローアップ電話を午後の時間に回しましょう。これらを一緒に混ぜてしまうと非効率になりますし、できる限り営業電話に全力を注げるようにした方が得策でしょう。

ちなみに…これは午後に営業電話をかけるのはやめるよう言っているのでありませんよ。単に、体力があり待っている時に営業電話をかける方が、努力に見合った良い結果も返ってきやすいというだけの話です。

以上、「営業電話をかけるならどの時間帯がベストなのか?」についてのご紹介でした。

相手のベストな時間帯中心に考えるのではなく、あなたのベストなコンディションはいつなのかという観点で営業電話に取り組む方がよっぽど現実的な気がしますね。

さて、あなたは今どの時間帯に営業電話をかけていますか?改めて見直してみましょう!

5.営業電話は事前準備も重要

 

電話営業をするときに、事前にターゲットに関するリサーチや電話営業の準備を行わずに電話をすることは非常に効率が悪いです。入念に準備を行って最適な提案ができれば、アポイントの獲得や成約率は大きく向上します。

ここでは、電話営業する以前に必要な準備について3つご紹介します。

5.1 事前準備① 適切な営業リストの用意

まず準備するものは、営業リストです。営業リストがなければ営業電話をかけることすらままなりませんが、ただ企業名と電話番号をリスト化すれば良いというわけではありません。営業リストは、営業をかけるターゲットとニーズが合致しているか精査しましょう。リストにはとりあえず数だけ掲載すれば良いとしてしまうと、自社商品がどんなに素晴らしい性能を秘めていても、相手側の求めているものと食い違ってしまっていれば成約する確率も低下してしまいます。

また、リストの情報が最新の状態かどうかも定期的にチェックしておきましょう。企業の情報というのは日々変化しています。営業リストをもとに電話営業をする際に、担当者名が異なると担当者に繋いでもらえないなど、スムーズに営業活動を行えません。

さらに、架電する前は相手側の事業内容や環境を事前に分析することで、効果的なヒアリングをもとに最適な提案をすることができて成約率も向上するでしょう。

5.2 事前準備② トークスクリプト

電話営業をする際、事前に台本を作っておくと要点を整理して伝えやすくなります。短い時間で伝えるべき情報を伝えるには、頭の中でその都度考えて話すよりも、トークスクリプトに落とし込んでしまった方が抜け漏れなく伝えることができます。

トークスクリプトでは、想定される受け答えを反映してチャート式にしておくと臨機応変に対応できます。例えば、電話を取った相手が担当者ではなかった場合の話の切り出し方や、興味を持ってくれそうな担当者の場合の対応方法などが網羅してあると、新人であってもトークスクリプトを見ればすぐに戦力として活躍できます。

5.3 事前準備③ 質問回答

営業において相手の質問に素早く回答することができなければ、購買意欲を削ぎ成約に至る確率を下げてしまう恐れもあります。営業では、質問に対し素早く説明できるスキルは重要です。そのため、よく聞かれる質問の内容を整理し、それに対する回答を用意しておきましょう。

まれに相手が自社商品に対し批判的な意見を述べるケースもあります。批判的な意見を言われたからとネガティブに捉えるのではなく、貴重な意見として前向きに捉えて素早く対処できれば、相手に信頼できる営業マンだと思わせることができます。

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