営業のテレワーク化によるデメリットや課題点とは?解決方法も紹介

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業がテレワークの導入を開始しました。テレワーク導入は営業職も例外ではありません。しかし、これまでと業務プロセスが異なるテレワークは、導入時に注意が必要です。そこで、この記事では営業職のテレワークについての説明と注意点をご説明していきます。
また、最後にテレワークの課題を解消するツールとして「ベルフェイス」をご紹介しているため、ぜひ最後までご一読ください。

1.営業職のテレワークとは

近年は、技術の発展によりメールや電話で営業をする「インサイドセールス」が浸透しつつあるため、オフィス以外でも営業活動ができるようになり、リモートワークをしている営業マンも増えています。

インターネット環境とPCなどの端末の普及は進んでいるにも関わらず、総務省が発表した「平成30年通信利用動向調査」では、日本企業のテレワークの導入率は19.1%と決して高いとはいえません。

そんな流れが2020年の新型コロナウイルスの感染拡大を契機として、急速に変わりつつあります。感染防止を目的に、大手企業を中心にテレワークの導入が開始されはじめたのです。中小企業でも続々とテレワークが導入されるようになり、新たな働き方として広まりつつあります。

営業職のテレワークは一見すると難しいように感じますが、さまざまなツールを活用すれば実現可能です。また、テレワーク化することによって交通費や移動時間の削減ができるため、従来の営業方法よりも効率的に業務をこなすことができるでしょう。
(参考:総務省「平成30年通信利用動向調査」)

2.テレワークには注意点もある

柔軟な働き方ができるテレワークには注意点もあります。ここでは、テレワークにおける注意点を5つ解説します。

 2.1 これまでの管理方法・評価制度が使えないことも

オフィスワークでは、特別に管理していなくても業務プロセスが見えていました。しかし、在宅勤務などのテレワークでは、同僚や上司、他の社員から見えない場所で働く形になるため、どのように仕事を進めているのか確認することができません。

中には、テレワーク中の従業員をツールを使って監視する企業もありますが、これは従業員のストレスにもなるため、避けるのが無難でしょう。しかし、勤怠管理を従業員に全て任せてしまうと、従業員が怠けたり、勤務時間をごまかしたりする恐れがあり、サボりによる生産性の低下は企業活動にダメージを与えてしまいます。

また、オフィスワークの評価制度はコミュニケーションや仕事の取り組み方などの業務プロセスを重視していましたが、テレワークでは上司が従業員と離れた場所にいるため、業務プロセスの確認が難しく、評価が困難になります。勤怠の管理が整わないままテレワークを導入してしまうと、業務内容やクオリティなどの成果重視の評価を行いがちです。

しかし、成果重視、成果主義の評価方法は報酬の上がらない従業員の離職率を上げ、チームプレーを軽視する従業員を増やしてしまうなどの弊害も多いです。このため、テレワークに合った管理方法や評価制度を導入する必要があります。

2.2 コミュニケーションが取りづらい

オフィスにて仕事の相談をするときは、すぐに上司や同僚、部下のデスクに行くことができ、気軽に会議に招集することもできます。しかし、テレワークは対面でコミュニケーションを取ることができず、進捗状況の確認に時間がかかるうえ、業務の指示がうまく伝わらないなどの課題があります。

テレワークをしている従業員とコミュニケーションをとる場合は、チャットやメール等を使用しますが、すぐに返信が返ってこない場合もあり、不便さによってコミュニケーションが疎かになる可能性が高いです。1人で仕事をすることになるテレワークでは、同僚やチームメンバーとのコミュニケーションを取る機会が減少し、チーム力が低下してしまう可能性もあります。

また、他の人から仕事の効率を上げるための意見をもらうこともできず、生産性が低下してしまうおそれもあるでしょう。

このように、テレワークではより社内外のコミュニケーションの重要性が増します。したがって、企業はテレワークの従業員とのコミュニケーション不足の予防をしていく必要があります。

 2.3 IT関連のコストがかかってしまう

テレワークを導入するためには、労働環境を整えるためのIT関連のコストがかかります。専用のPCやタブレットの貸与、テレビ会議などを導入する費用は1人当たり10万円ともいわれています。自宅などの社外からリモートで仕事をすることになるため、社内システムに安全にアクセスできる環境を整備しなくてはなりません。

また、テレワークでは毎日対面で顔を合わさなくなるため、従業員との円滑なコミュニケーションを取るためのビジネスチャットツールなども必要になってきます。さらに、リモートでファイルやデータを編集できる環境を整備する必要がある場合は、IT関連のコストは大きくなります。

 2.4 情報漏えいリスク

オフィス内のPCはIPSやファイアウォールで守られた社内ネットワークに接続されていますが、テレワークではオフィスと同様の保護がない状況で、PCやタブレット、スマートフォンを使って業務を行うことになるでしょう。そのため、社外アクセスのセキュリティ対策をしていない場合は第三者から端末へアクセスされるリスクも大きくなります。

また、モバイル通信の場合、公共の無線LAN(Wi-Fi)の利用に注意しましょう。カフェや駅、ホテルなどで、無料のWi-Fiが利用できるようになりましたが、無料のWi-Fiの中には暗号化キーが公開されていたり、暗号化されていなかったりする場合があります。特に暗号化されていない場合は、通信内容だけでなく、端末上のありとあらゆる情報、具体的には社内サーバーにアクセスするためのログインIDやパスワードや取引先とのメールの内容が盗まれてしまう危険性があります。

さらに、サイバー攻撃を行う者はWi-Fiを悪用してコンピューターウイルスを感染させようとします。実際にWi-Fiルーターへウイルスを仕込み、Wi-Fiルーターにアクセスする端末を感染させた事例もあります。ウイルスに感染したPCが社内のネットワークに接続したら、社内へウイルスが感染拡大する恐れもあります。

テレワークには、情報漏洩のリスクが付くことをしっかりと理解する必要があります。

2.5 オンオフを切り替える難しさ

テレワークの従業員は時間管理や自己管理に難しさを感じることが多くあります。上司や同僚に見られていないために、つい怠けてしまったり、過度にリラックスしてしまったり、在宅でテレビやインターネットをつい見入ってしまったりすることもあります。

また、自室や書斎がないため、仕事モードになれない、オフィスと違って集中力が保てないなどの気持ちを切り替えるのが難しい人や、家の用事や子供の世話を頼まれてしまう人もいます。こうしたオンオフを切り替える難しさから、思ったような成果が出せない人もいるでしょう。

テレワークでは、人事評価が成果に偏りがちなので、従業員は質が高く量の多いアウトプットを出すためにサービス残業を行う可能性が出てきます。サービス残業の増加は長時間労働につながり、オフィスワークの時よりも仕事に心身の負担を感じてしまう恐れがあるため、注意が必要です。

3. 営業のテレワーク化の注意点を解消する方法

ここでは、営業のテレワーク化の注意点を解消する方法を3つ紹介します。

3.1 営業活動の可視化

多くの企業がExcelやメールを使用して、案件の進捗状況や顧客情報の管理を行っています。こうした管理方法は情報が散在していることが多く、情報が分割されているために、欲しい情報を探し出すのに手間がかかります。この問題を解決するのが「SFA」と呼ばれるツールです。
SFAは、「Sales Force Automation」の略で、日本では営業支援システムと解釈されています。SFAを導入することでひとつのツールで前回の営業日や営業担当者、顧客ごとの案件の情報を一括管理し、社内でシェアと可視化をすることができます。

また、営業の可視化には「インサイドセールスシステム」も有効です。インサイドセールスとは、社内にいながら営業を行う手法です。メールや電話などの手法が主流ですが、近年はWeb会議システムを活用したインサイドセールスに注目が集まっています。

数あるインサイドセールスシステムの中でも、「ベルフェイス」は営業に特化したWeb会議ツールです。ベルフェイスを活用すれば、商談をオンラインで実施することができます。

顧客は、アプリケーションのインストールなどの事前準備が不要で5秒で接続でき、あらゆるデバイス・ブラウザに対応しています。音声は電話を使うので、マイクの設定が必要なく、安定した接続が可能です。他にも、以下の機能を搭載しています。

・1ページごとに設定可能な営業側にのみ表示される資料のトークスクリプト表示機能

・容姿を美しく映えさせるカメラ機能と画面の明るさ調整機能

・アイスブレイクにも使える名刺交換代わりのプロフィールシート機能

・特許取得の独自技術による紙の資料のような操作性を持つ資料共有機能

・商談内容のシェア・録画機能と倍速再生機能

・商談後の活動履歴を自動でセールスフォースに記録する機能

・1つのメモを双方で同時編集できるメモ帳機能

中でも重要な機能が商談の録画・録音機能です。従来の訪問営業は担当した営業マンしか商談の内容がわかりませんでしたが、ベルフェイスの録画機能を使うことで、ブラックボックスと化している商談現場が可視化されます。自分自身で商談を振り返って次の商談に活かしたり、改善点を見つけたりできる他にも、優秀な営業マンの商談を教材として活用することもできます。

3.2 コミュニケーションツール・社内mtgツールの導入

ビジネスチャットツールは企業での利用を想定し、メンバー管理や業務効率化、セキュリティ対策の機能が搭載されたツールです。チャットツールを用いれば、テレワークでも円滑なコミュニケーションがとれるようになります。

また、チャットツールは多様なコミュニケーションの方法に対応しており、テキストチャットだけでなく、通話、TV通話機能、ファイル共有機能などが搭載されていることが多いです。

テレワークでは、報告や連絡漏れがコミュニケーション不足に陥りやすいという課題がありますが、ビジネスチャットツールはメールよりも気軽で細かくやりとりできるため、コミュニケーションにおける課題の解決が期待できます。

3.3 仕事の割り振り方、評価制度の見直し

仕事の割り振り方を見直し、業務プロセスと成果のバランスが取れた評価をするようにしましょう。仕事の割り振り方は、テレワークの従業員1人ひとりの業務範囲が明確になるように指示を出す必要があります。

評価については、業務プロセスだけを重視すると、プロセスが見えづらいリモートワークでは判断が難しくなります。また、成果だけを重視すると過剰な成果主義につながり、社員のモチベーションを下げてしまうでしょう。

そこで、テレワークの従業員が成果を成し遂げるまでのプロセスについて、上司にアピールできるような場を企業が評価制度として作成することがおすすめです。そうすることで、従業員が正当に評価されていない、不公平だと感じる従業員のネガティブな感情を軽減することができます。

また、業務プロセスをアピールする機会により、成果を出した社員だけではなく、成果の出なかった社員が失敗した原因や苦労した原因、自分なりの改善策などの具体的な業務プロセスの内容をアピールすることができるようになります。

4.まとめ

この記事では、営業職のテレワークについての説明と、テレワークにおける注意点、注意点を解消する方法について説明してきました。

また、営業職のテレワークの課題を解決するツールとして「ベルフェイス」を紹介しました。テレワークが始まった営業職の方はこの記事を参考にテレワークのデメリットを把握したうえで、ベルフェイスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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