営業のテレワークにおける社内コミュニケーションの課題点と対策は?

テレワークは、ICTを活用して時間・場所を問わずに勤務できる柔軟な働き方のことです。2020年1月から感染が拡大した新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワークの導入を迫られたという企業も少なくないでしょう。

しかしながら、日本のテレワークの導入率は決して高い数字ではありません。この背景にはテレワークではできない業務があることはもちろん、とある課題がテレワーク導入の障壁となっています。

その課題とは、テレワークにおける「社内コミュニケーション」です。多くの企業は「テレワークでも、普段オフィスで働くのと同じようなコミュニケーションを実現できるのか」という不安を抱えています。特に顧客先を訪問する営業職など、外勤型のテレワーク環境の構築・運用に悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

この記事では、営業のテレワーク化の障壁である「コミュニケーション不足」の課題を中心にご紹介しています。

1.テレワークの需要が加速

現在、総務省が中心となり「テレワークによる働きやすい職場の実現」が推進されています。テレワークは働き方改革の根幹を成す施策の1つです。柔軟な働き方ができるテレワークは企業と事業の双方にさまざまなメリットをもたらします。例えば、「ワークライフバランスの向上」や「業務効率化・生産性の向上」などがメリットとして挙げられます。

また、テレワークが推進される目的は働き方改革だけではありません。テレワークは交通混雑を解消し、都市機能を維持する目的でも推進されています。世界最大規模の祭典である「東京オリンピック」では、都心部の公共交通機関の乗客数が約10%以上増えることが予想されています。実際に2012年のロンドンオリンピックでは、政府の呼びかけで市内の8割の企業がテレワークを実施し、交通混乱の回避を実現しました。東京オリンピックでもロンドンでの事例を参考に、時差出勤やフレックス勤務、テレワークの活用によって交通混雑を大幅に解消しようと取り組んでいます。

また、働き方改革や東京オリンピックに向けてテレワークの導入が普及してきましたが、2020年1月から世界的に感染が拡大した「新型コロナウイルス」の影響で、働き方の見直しが図られるようになりました。これらの要因を踏まえると、今後も増々テレワークの需要は加速していくでしょう。

1.1 営業はテレワークしやすい職種

テレワークは「在宅勤務」「サテライト勤務」「モバイルワーク」の3つに大きく分類することができます。在宅勤務はその名の通り、自宅で仕事をする働き方です。サテライト勤務は、本社以外のオフィスに勤務する働き方で、モバイルワークは移動中や移動先、カフェなどで働く方法です。中でも、モバイルワークは外勤型の職種の方でも取り入れやすい働き方でしょう。

モバイルワークを活用すれば、オフィスにいない移動時時間も業務に使うことができるため、客先訪問などで外出する機会が多い営業職でも移動時間を有効活用できます。

営業職の業務は、客先で商談などを行う「社外活動」と、社内で会議や資料作成などを行う「社内活動」に大別できますが、商談や打合せなどの社外業務がテレワーク化できずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめなのがWeb会議システムやSFAなどの、営業支援ツールです。これらのツールを活用すれば、会議・打ち合わせはオフィス外でも簡単にできるようになります。また、各資料の作成や共有も手軽に済むので、管理業務の効率化も可能です。

社内活動で最も時間を必要とする会議や打ち合わせの業務ですが、SFAの売上見込情報の共有機能を使えば、営業部署全体の進捗をリアルタイム共有できるようになります。この機能を活用すれば報告のための会議や打ち合わせを減らすこともでき、削減された時間で獲得できる商談件数も増えるはずです。

このように、一見するとテレワーク化が困難に感じる営業職ですが、実はテレワークとの相性が非常にいい職種です。ただし、これらの働き方を実現するためには「営業支援ツール」や「インサイドセールス」の導入が不可欠だといえます。

インサイドセールスとは、電話やメール、Web商談システムを使った内勤型のセールススタイルです。インターネットに接続できる環境であればどこでも業務ができるため、テレワークと非常に相性が良いとされています。また、移動時間をほぼ削減できるため、業務・経費それぞれの観点からコストパフォーマンスに優れている利点もあります。近年はテレワークの広がりと同時に、インサイドセールスを導入する企業が増えています。

2.営業のテレワーク化に潜む課題点とは?

ここまでご説明したように、営業をテレワーク化することは多くのメリットがあります。しかし、全く問題がないわけではありません。営業マンのみならず、社員がオフィスから離れて業務を行うテレワークでは「コミュニケーション不足」「業務内容の不透明さ」「チーム連携の低下」が大きな課題となります。

2.1 社員同士の「コミュニケーション」が取りづらい

2020年3月6日に発表されたペーパーロジック株式会社のアンケートで「あなたの勤務先では、リモートワーク・テレワークの課題はどのようなものがあると感じていますか?」と質問したところ、「対面よりコミュニケーションが難しい」が最多の45.9%と、コミュニケーションに対する懸念が出ています。テレワークでは、メールやチャットなど文字のコミュニケーションが基本になりますが、細かなニュアンスや認識のズレを生みやすい課題も抱えています。そのため、これまでオフィスで行ってきたようなコミュニケーションをテレワークでも実現できるような仕組みが必要です。

また、テレワークにはICTツールへの習熟度合いやセキュリティに関する問題も挙げられます。普段はあまり使いなれていないツールを、自宅や出先で使いこなせるのか、オフィス外のネットワーク環境におけるセキュリティに問題はないかなど、事前に啓蒙しておくことが必要です。
(参考:ペーパーロジック、「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査を実施〜)

2.2 営業活動の内容が不透明になる心配も

営業のテレワーク化における問題点の2つ目は、営業活動の内容が不透明になることです。テレワークでは各人が自宅や出先で作業を進めるため、オフィスでの勤務のように手軽にコミュニケーションを取れず、案件がブラックボックス化しやすいリスクがあります。

社内業務など、成果物が見えやすい業務は進捗も確認しやすいですが、商談や打合せなどの社外業務は内容が見えにくいのです。もちろん、タスクが完了するごとに上司に状況を報告するなどして、社外活動の「見えない」部分を明らかにすることは可能です。ただし、双方向で密接なコミュニケーションが成立していないと実現は困難でしょう。

また、営業活動が不明瞭になると労務管理の問題にも関係してきます。総務省の「平成30年通信利用動向調査ポイント」アンケートでは、「テレワーカーの時間管理の難しさ」が上位に入るなど、管理面での課題も懸念されます。テレワークでは従業員が何時から何時まで働いていたかが不透明になりやすく、生産性を測ることも困難です。さらに、ワークライフバランスの改善につながるとされるテレワークですが、目に見える成果を出さなければならないという恐れから、申告のない長時間労働につながるケースもあるようです。
(参考:総務省「平成30年通信利用動向調査ポイント」)

2.3 コミュニケーションが不足するとチームの連携が低下

コミュニケーション不足によって、チームの連携が低下するという事例もあるようです。

アメリカのヤフーでは、一度テレワークを導入したものの、2013年にテレワークを禁止しました。その理由の1つは「チームワークの低下やコミュニケーションの不足が発生したため」です。ヤフーのみならず国内でもコミュニケーション不足が原因でチームワークが取りづらくなり、テレワークを廃止した事例は少なくありません。

営業の業務では、チーム内での情報共有の精度や速さが肝心です。テレワークにおいても、上手くICTを活用できれば効率的に情報共有を行えますが、情報共有しやすい環境を構築できていないと却って煩雑な業務となってしまいます。

以上の3つの課題点には「テレワークでのコミュニケーション」という共通点があります。営業のテレワークの課題点は「コミュニケーション」をいかにクリアするかといっても過言ではないでしょう。では、それらの課題を解決するためにはどのような方法が効果的なのでしょうか?

次の章で、詳しく解説します。

3.テレワーク中に営業のコミュニケーション不足を解消するには?

テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するためには、普段と変わらないコミュニケーションが取れる環境・体制を整えることが大切です。テレワーク中でも遠隔で業務をしているという意識を減らすことが課題解決への近道でしょう。そのためには、ICTやSFA、そしてインサイドセールスツールを使いこなすことが重要なポイントになります。

3.1 定期的にWebでの営業会議を実施

テレワーク中に定期的にWeb会議を実施すると、オフィスから離れていても適度な緊張感の中で働けるようになるでしょう。また、顔や声も伝わりやすいため、コミュニケーション不足の解消も期待できます。

Web会議では、カメラを通じて対面でのコミュニケーションと遜色ない対話をオンラインで行えます。近年はツールもさまざまなものが利用されており、会議を前提として開発されたツールや、友人とのビデオ会話ツールとして広く使われていたものを流用するケースもあります。しかし、ビジネスにおいては、Web会議や商談に特化したツールを利用することがほとんどです。

どのようなツールを選択して導入するかは企業にもよりますが、前提としてチーム全員が使いやすいものを選びましょう。前述した通り、チームワークの低下は生産性を低下させます。使いやすく、分かりやすいツールを選ぶことがコミュニケーションと生産性の向上に直結するのです。

3.2 SFAの活用による活動内容の透明化

SFAのメリットは、テレワーク中でも営業の活動内容が可視化できることです。リアルタイムで顧客別のステータスや社員別の売上を確認できるようになると、担当営業とそれ以外の社員の相互で進捗確認ができるようになります。

また、いつ・どこに・どんな営業活動を行ったかという、商談のステータスを案件ごとに記録することが可能です。この案件管理の記録を活用すれば、これまで難しいとされていたテレワーク中の労務管理にも役立ちます。このようにSFAを活用すると、ブラックボックス化しやすい活動内容が明確になるため、社内でのコミュニケーションが円滑になります。

3.3 「ベルフェイス」を活用した商談内容の可視化

商談内容を可視化しコミュニケーション不足を解消するには、一般的なWeb会議ツールではなく、営業職に特化して開発された「ベルフェイス」の導入が非常におすすめです。

ベルフェイスはビジネスシーンに特化したWeb会議システムで、最大の特徴は会議を行う相手とのスムーズな商談ができることです。ベルフェイスでは、4ケタの接続ナンバーを発行してもらった後、相手がその番号をPCやスマートフォンのブラウザに入力するだけで簡単に接続できます。

た、ベルフェイスはオンライン商談システムに特化して開発されたため、商談の録画や画面共有、商談時のカンペ機能など営業職には魅力的な機能が多数搭載されています。これらの機能を使うことで、商談内容や営業活動をリアルタイムで可視化し、社内コミュニケーション不足の解消に大きく役立ってくれます。さらに、ベルフェイスにはSFAと連携することで商談内容や活動履歴を自動作成する機能も備わっています。この機能を活用すれば、営業内容の可視化・共有が容易で、マネジメントしやすい環境を構築することも可能です。

その他にも、商談中に複数人で同時編集ができる「メモ帳」など、議事録作成やタスク管理などに役立つ効率的な機能も搭載されています。ベルフェイスを活用することで、テレワークはもちろん、従来の商談よりも効率的に売上が伸ばせるはずです。

4.まとめ

営業のテレワークにおける、社内コミュニケーションの課題点と対策についてご紹介しました。
テレワークの必要性は、今後さらに高まっていくはずです。そして、テレワークを成功させるには良質なコミュニケーションを取る仕組み作りが大切です。ご紹介した「ベルフェイス」には、営業マンのインサイドセールスをサポートするための機能が充実しています。コミュニケーションの質を高めながらテレワークを実現したい方は、ぜひ「ベルフェイス」の導入をご検討ください。

 

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