テレワーク中の営業メンバーを効率よく管理するには?

働き方改革の一環として、そして今や新型コロナウイルス感染症対策として注目を集めているのが「テレワーク」という働き方です。

企業がテレワークを導入することは、社員のためにプライベートと仕事を両立できる柔軟な働き方を取り入れている、というひとつのアピールポイントにもなります。

しかし一方では、「テレワーク社員がきちんと仕事をしているのか気掛かりだ」「直接顔を合わせない中での管理の仕方が分からない」といった懸念から、導入に二の足を踏む企業も少なくないようです。

この記事では、そんなテレワークについて、まずそのメリットを明らかにします。そして、さまざまな職種の中でも特にテレワークに向いているといわれる、営業職のテレワークにおける課題の指摘とその解決策について考えます。

1.テレワーク化は多くのメリットがある

まずは「テレワーク」という言葉の意味を押さえておきましょう。「tele=遠い」と「work=働く」を組み合わせたもので、「遠隔で仕事をすること」つまり出社せずに業務を行う勤務形態をテレワークといいます。ちなみに、厚生労働省では「ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」をテレワークの定義としています。つまり、テレワークにおいてはインターネット環境下にあることが前提となっていて、上司や同僚と連絡を取りつつ、本来の勤務場所以外の場所で仕事をする場合が想定されています。

勤務場所は、「在宅勤務」つまり自宅や、レンタルオフィスやコワーキングスペース、さらには移動中の車内や出先近くのカフェなどが一般的とされています。では、業務をテレワーク化することで、どのようなメリットがあるのかを以下に列挙します。

・生産性とワークライフバランスの向上

出社せずに仕事ができるテレワークでは、まず通勤の負担から解放されます。勤務中もただ長いだけの会議や社内の煩わしい人間関係に付き合う必要がなくなるので、生産性の向上が見込めるでしょう。浮いた時間と温存できた体力で家事・育児や介護との両立、趣味・勉強の充実が図れるので、ワークライフバランスが向上します。実施する企業にとっても、働き方改革への積極的な取り組みをアピールできるので、企業イメージの向上に役立ちます。

・あらゆるコストを削減

テレワークは、従来の労働環境で費やされていたあらゆるコストの削減を実現します。まずは移動コストの削減です。毎日営業マンが通勤する必要がなければ、通勤の交通費を削減できます。また、商談もオンライン上で実施すれば、通勤以外の交通費も大幅に削減することができるのです。

また、オフィスの設備費などの削減も見込めます。これは、テレワーク社員分のオフィス・スペースと使用していた空間や備品が不要になるからです。

・災害時のリスク分散(BCP対策)

大規模災害の発生により会社が大きなダメージを被っても、被害のなかった地域で働くテレワーカーが業務を継続することで経営への影響を最小限にとどめることが可能です。自然災害やテロ攻撃などの緊急事態発生時に事業の損害を最小限に抑え、可能な限り速やかに復旧・再開させるために策定しておく行動計画のことをBCP(事業継続計画)といいます。

東日本大震災を始めとする大規模自然災害の頻発により、システムの負荷分散と人的リソースの負荷分散を同時に行えるBCP対策としてのテレワーク導入が急速にクローズアップされてきました。最近でも、新型コロナウイルス感染症拡大被害という未曽有の危機に直面する中で、テレワークの導入が強力に推し進められたことがあります。

1.1 特に営業はテレワークに向いている

外出や移動が多い営業職は、特にテレワークに向いている職種であることは想像に難くありません。ここでは、営業活動におけるテレワーク導入のメリットを見ていきましょう。

・移動時間の削減による営業活動の増加

移動時間と営業活動にかけられる時間はトレードオフの関係にあり、移動時間を削減できれば、それだけ顧客に向き合う時間は増えます。ある調査によると、わが国の営業パーソンが営業活動に勤しんでいる時間は、1日に2.5~3時間に過ぎないそうです。

この結果からは、移動時間などその他の作業にかかる時間に圧迫され、肝心の営業活動に実働時間の1/3もかけられていないということが分かります。

テレワークの導入は、間違いなく移動時間を削減します。削減できた時間を顧客との商談に充て、移動中や空き時間に経過報告や事務作業などを行うようにすれば、営業成績の伸びが期待できるのではないでしょうか。

(参考:日本能率協会「営業マンの時間の使い方:日米比較」より)

・ICTの活用で「持ち帰り対応」が半減

これまでの営業現場では、顧客からの即答できない疑問・質問に対して、「1度持ち帰ってよく調べてから、後日改めて回答します」といった営業パーソンの「持ち帰り対応」が珍しくありませんでした。

この状況を一変させたのがスマホやタブレットなどのICT端末です。

わざわざ会社まで戻って、事情に詳しい社員に尋ねなくても、ICT端末を使って呼び出して回答を得ることができれば、事足りるからです。

ICT端末を活用したテレワーク導入後、「持ち帰り対応」の件数が導入前に比べ半減した例もあります。「持ち帰り対応」せずに済んだ時間、つまり帰社して詳しい社員をつかまえて確認し、後日顧客を再訪するといった膨大な時間を、顧客対応や営業戦略の立案、営業リストの見直しなどに振り向ければ、その分成果を上げることが見込めることは明らかでしょう。

2.営業のテレワーク、よくある課題点とは?

営業がテレワーク向きの職種であることはその通りですが、当然課題もあります。いくつか代表的なものを見ていきましょう。

・セキュリティに関する不安

テレワーク導入を考えるとき最も気になるのが、「情報漏洩のリスクが増えるのではないか?」といったセキュリティに関する不安でしょう。テレワークでは、社外に出て、場合によってはカフェなどのパブリックスペースで業務をすることも多いはずです。盗難による機密情報の紛失などには、十分気をつける必要があります。

・営業パーソンの勤怠管理の難しさ

会社の外であれば当然口うるさい上司はいないため、「サボる」メンバーが出てくるかもしれません。また逆に成果を上げたいばかりに休憩時間を削ってまで頑張ってしまい、1人で疲弊してしまうメンバーが出てくる可能性もあります。

・コミュニケーションの減少・チームワークに支障

メンバー同士が社内で顔を合わせる機会が少ないテレワークでは、どうしてもコミュニケーションの機会も減ってしまいます。コミュニケーションの減少は、当然チームワークにも影響を及ぼすでしょう。

・内勤社員の負担が増える

テレワーカーが社外を飛び回っている間にも、顧客や取引先からの電話はオフィスにかかってくる場合も多いでしょう。これには、内勤の社員が対応しますが、電話応対の度に仕事の中断を余儀なくされれば、生産性の低下を招きます。

一方、電話応対から解放されたテレワーカーは、自身の業務に専念することで成果を上げていくチャンスが増えるでしょう。そのため、両者間の不公平感を埋める対策が求められます。

3.テレワーク中の営業メンバーを効率よく管理する方法

テレワークの課題点を解決するには、人が工夫を凝らすだけでは限界があります。そのため、ツールを活用して効率的に管理していくことが必要です。ここでは、テレワーク中の営業メンバーを効率よく管理するという観点から大きな効果が期待できる、ツールを使った方法をご紹介します。

3.1 「ベルフェイス」による商談内容の可視化

Web会議システムでは、インターネットに接続することで音声・動画をリアルタイムにつなぐことができます。Web会議システムは、ネット環境があれば場所を選ばずに利用することができるので、営業パーソンは自宅にいながらでも顧客と商談することができ、またその様子を記録することによって社内で共有することも可能になります。

中でも「ベルフェイス」は、営業特化型オンライン商談システムとして導入企業は国内において1,200社を突破するなど、高い評価を得ているWeb会議システムです。

「お客様はインストール不要。5秒でオンライン商談をスタート」のキャッチフレーズの通り、ストレスを感じることなく素早く商談を始めることができる優れたツールです。

ここでは、商談内容を可視化することによりテレワーカーの管理を容易にしてくれる点を詳しく見ていきましょう。

ベルフェイスを使えば、商談の様子を録画できることは前述した通りです。この機能を活用すればマネージャーは、場所や時を選ばず必要なときにメンバーの商談状況をチェックすることができます。商談は、成約に直結するという点で営業における肝です。管理者は業務状況さえ把握できていれば、あとは定期的なミーティングを通じた適切な目標の設定と進捗状況の共有で、実際に会社内で顔を合わせなくても十分メンバーを管理できるのではないでしょうか。

3.2 SFAを活用した行動記録の共有

テレワーク中の営業メンバーの管理に、営業活動に特化した業務支援ツールであるSFA(Sales Force Automation)を活用することも有効です。SFAは、営業活動における情報全般のデータ化と、その分析を可能にするソフトウェアであり、メンバーの行動記録を共有する際にも役立ちます。

SFAの優れた営業活動の可視化機能により、たとえ1人のメンバーがいくつもの案件を抱えていても、容易にマネジメントが行えるでしょう。また、今後の予定を入れる設定によって、メンバーのスケジュールの把握も可能になります。

3.3 プロジェクト管理ツールで進捗を把握

プロジェクト管理ツールを活用して、営業メンバーの進捗を把握することも管理方法のひとつとして考えられます。チーム内の営業活動に関する情報が全て一元化・可視化できるので、マネージャーは営業メンバー全員が受け持つ複数案件の状況把握が簡単にできるようになります。

また、メンバーがチーム内における自身の現況と、他のメンバーの進捗状況を知ることにも役立ちます。データは入力後直ちに反映されるため、メンバーであれば誰でもリアルタイムでの現況確認が可能で、専用のコミュニケーションツールを用いれば顧客情報など機密性の高い情報の交換も安全に行うことができます。

3.4 チャットツールの導入で素早いコミュニケーション

営業のテレワークでは、社内で直接顔を合わせる機会が減少することで、マネージャーと営業メンバーとのコミュニケーションが取りづらくなるという課題がありました。この点を解決する手段として注目を集めるのが、チャットツールです。

特に営業のテレワークは、マネージャーと必要なときに的確な情報交換をしなければならないことも多い職種のため、あらかじめ適切なコミュニケーション手段を用意しておくことが大切です。チャットツールはメールに比べて手軽にやり取りができます。また、音声通話やビデオ通話に切り替え可能なツールもあるので、状況に合わせて適切なコミュニケーション手段を選択することができます。

チャットツールを使って、日頃からこまめな情報共有体制を確立していれば、テレワークに励む営業メンバーを効率よく管理することができるだけでなく、社外にいる営業メンバーが現場で困ったときや不安なことがあるときにマネージャーに気軽に頼ることができたり、チームとの一体感を維持しやすくなったり、といったことも期待できるでしょう。

4.まとめ

この記事では、テレワーク中の営業メンバーを効率よく管理する方法について解説してきました。こうして見てみると、テレワークには生産性やワークライフバランスの向上、あるいは大幅なコストの削減が期待できるなどメリットが数多くあります。

一方、メンバーの業務管理の難しさやコミュニケーション機会の減少が課題として挙げられることが多いのも事実です。そこで、インターネット技術を活用したさまざまなツールを活用すれば、その課題さえもシステムが効率化し、メンバーのモチベーションの向上に役立つものに変えていくことができます。ここでご紹介した「ベルフェイス」やSFAツールなどを導入して、ぜひ効率的に管理しやすい営業職のテレワーク環境を整えましょう。

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