営業で「出張」や「訪問」の交通費を削減できる方法とは【経営課題を解決】

これまでに営業組織をマネジメントしたことがある方なら、部下から「お客様が来るようにと仰っているので、出張させてください」という要望を一度は聞いたことがあるのではないでしょうか?営業マンの立場からいえば、お客様の「来てほしい」という気持ちに応えて、たとえ遠方だとしても出張したいと思うもの。出張を行ったことのある営業マンの方からしてみれば「訪問したら、より売れるはず」という考えがあるはずです。
しかしマネジメント視点では、お客様の「来てほしい」という願いと、営業マンの「行きたい」という考えだけで出張を認めることには疑問が残ります。この記事では、出張や移動のリスクやコストを考察し、効果的な「交通費削減」の方法をご紹介していきます。

1.まずは出張や移動の“リスク”を考えてみる

出張や遠方への訪問には、事前に「どの程度の効果がありそうか?」という予想を立てたうえで「許可」「不許可」の判断を下します。しかし実際に出張先で行った商談が、「どの程度の成果を挙げたか」という結果を振り返ることはほとんどありません。
経理の内訳では、交通費は「販売管理費」や「その他経費」などと一緒にまとめられてしまうことが多いでしょう。そのため実際の費用は確認しづらく、関心が薄くなりがちです。実際に計算してみると、思いのほか大きな数字になるはずです。
また従業員が遠方への出張などで移動している間も給与は発生しています。「ただ新幹線に乗っているだけの時間」をもっと生産的なことに利用できたら……なんて思うことはないでしょうか。
営業マン側から見ても、移動というのはそれだけで疲れるものです。本来は売るために頑張っているはずなのに、出張へ行くことが目的になったり、移動続きの疲労で本来のパフォーマンスを発揮できなかったり、なんていうこともあるでしょう。

インターネットの発達により、世界中のどこにいても隣にいるかのようにコミュニケーションを取れるようになったこの時代、本当にこのままの営業スタイルでいいのでしょうか。

1.1 訪問ができない事態になってもビジネスを止めないために

2020年4月現在、新型コロナウイルスが世界中で急速な広がりを見せています。このような感染症の拡大だけでなく、日本は自身や洪水などの災害も多発する国なので、緊急性が高い事態が生じると直接的な訪問営業ができなくなることも珍しくありません。

感染症の場合、対面での商談や打合せや移動中にも感染のリスクが伴うため、企業によっては業務を中断しているケースも数多くあります。また、地震などの災害においては、交通機関が停止してしまうケースもあり、訪問することができなくなってしまいます。

こうした緊急事態に備えて、BCP対策を考えている企業も少なくないはずですが、実際のところ具体的な対策ができていないケースがほとんどでしょう。ちなみに、BCP(Business Continuity Plan)とは「事業継続計画」のことで、緊急性が高い事態に陥っても、事業を継続的に維持させるための計画や取り組みを指します。

では、訪問営業ができない状況下において、具体的にどのような対策をすればいいのでしょうか。すぐに実施できる解決方法としては、業務支援ツールなどを駆使して、従来の営業方法からインサイドセールスに切り替えることです。

インサイドセールスとは、客先に訪問する外勤型の営業方法ではなく、電話やメールなど各種オンライン機能を駆使した内勤型の営業方法です。インサイドセールスでは、まず見込み顧客をリストアップして架電やメールで顧客にアプローチしてヒアリングを行います。ヒアリングの段階で顧客の興味・関心の度合いが低かったとしても、定期的に情報提供をしたり、相談を受け付けたりすることで関係を強化し、顧客の関心が高まった段階で成約に結びつけます。

感染症や災害、また働き方改革などでテレワークが求められる現代ですが、今後は増々このような気運は高まっていくはずです。どのような状況に陥っても、事業を継続させられるような仕組み作りが大切ですね。

2.出張にかかるコスト削減には「インサイドセールス」がおすすめ

出張や訪問は、「モノを修理するなどの技術サービスの提供」といったケースを除けば、そのほとんどが「話し合う」「提案する」「報告する」といったコミュニケーションが主目的になっています。これらのコミュニケーションは、内容によっては電話やメールといったツールでも対応可能。リアルタイム対応が必要な場合には、オンライン商談ツールのような「インサイドセールス」を活用することがおすすめです。実際にオンライン商談システムを導入し、遠方のお客様対応をインサイドセールスに切り替えたことで、交通費を5分の1に削減できたという好事例もあります。

『株式会社タスネット 月額交通費50万円→10万円以下に大幅コスト削減!”営業のマニュアル化”どう進めていっている?』

上記の記事内では、オンライン商談ツールの導入によって、月に50万円かかっていた交通費(営業マン一人あたりの)が、10万円以下になったという話が紹介されています。
給与と同程度もしくはそれ以上の金額が、移動のみに費やされていると考えると、出張そのものに疑問を持つこともあるでしょう。単純に考えれば、インサイドセールスに切り替えることで、営業マンをいまの倍の人数雇えることになります。
また移動時間も削減できるため、もともと移動に使っていた時間を他の業務に充てることもできるようになります。提案資料のクオリティ向上に費やしたり、他のお客様の対応時間に活用したりすることで、成約率の向上や商談数の増加といった効果を発揮してくれるでしょう。

3.出張の判断は、自社の実績と商材を参考に!

移動や出張の判断基準は、自社の製品やサービスが売れるまでのリードタイムや商材の特性、商材の金額によっても変わってきます。
たとえば、自社の商材が売れるまでにはどれくらいの商談を必要とするのか。商材が高額な場合には、お客様は決断するまでに長い期間を必要とする可能性が高いですよね。ある程度の商談数を覚悟する必要があります。しかしその全ての商談を、出張・訪問する必要はありません。契約やクロージング、上長へのプレゼンテーションなど、重要なタイミングのみ訪問するようにしてはいかがでしょう。たとえば100万円の商品を販売するためであれば、往復5万円かかる遠方へ訪問することも問題ないように思えますよね。しかし100万円の商材を1回の商談で、すぐ購入してくれる顧客はそう多くありません。営業マンはじっくりとお客様のニーズを確認し、最適な提案を繰り返し、上長を同行させるといった工程が必要です。しかし往復5万円の訪問を、何度も繰り返していれば、本来得られたはずの利益はどんどん経費に食い潰されてしまいます。

商談内容の重要度を考慮し、「コミュニケーションが主体」になると思われる商談はインサイドセールスに置き換えても良いかもしれません。

4.インサイドセールスの導入にあたって

インサイドセールスは、交通費や移動時間の削減することで営業活動の効率化が進み、契約達成率の向上が見込める営業手法として脚光を浴びています。しかし、何も考えずにただ導入すればいいというものではなく、適切なシステムの構築・運用が不可欠です。

では、インサイドセールスの導入はどのように進めれば良いのでしょうか。ここでは、インサイドセールスの役割と導入に必要なこと、フィールドとインサイドの使い分けの基準、ツールの活用方法について解説します。

4.1 フィールドセールスとインサイドセールスの役割を明確にする

フィールドセールスである訪問営業は、アポの有無に関わらず対面で行うため、直接相手の心に訴えかける営業活動ができます。特に初回訪問での相手への印象付けやクロージングなど、契約の重要段階で直接訪ねることは、ネットが発達した現在でも大きな意味を持ちます。

しかし、移動に時間がかかることや初対面の相手に対峙するというプレッシャーから、心と体の両面で消耗する営業手段であることもまた事実です。

他方、インサイドセールスは営業担当者が社内に留まって顧客とのコミュニケーションをメールや電話で行うため、顧客のもとへ訪問しないことが最大の特徴です。

日本とは比較にならないほど国土が広いアメリカで生まれた営業手法で、営業にかかる移動コストの大幅な削減効果が期待できます。

インサイドセールスは、フィールドセールスと併用することも可能です。

訪問営業で得た見込み顧客に対してメールや電話などのインサイドセールスのアプローチにより、購買意欲を高めて質の高い顧客へと育て上げることができるようになります。

フィールドセールスとインサイドセールスの役割を明確して、クロージングの場面では契約の見込みが高い顧客だけをフィールドセールスの対象とすることで、見込み客が購買に至るまでの営業活動の経費を大幅に節減して、高い契約達成率が期待できます。

営業全体をインサイドセールスに転換する場合

営業活動全体をインサイドセールスに転換する方法もあります。この方法は、対面での説明が必須ではないような少額の商品・サービスや小口の契約はもちろん、インターネットの普及により顕著になってきた、既に情報を収集し比較検討の段階にある見込み顧客へのアプローチとしても有効です。

営業活動全体から経費の掛かるフィールドセールスの全てをなくすことができるため、コスト削減効果と1案件にかかる時間の短縮による新規営業のチャンス拡大が見込めます。

また、訪問営業につきまとっていた肉体的・精神的な負担の解消、労働者人口減少に伴う人手不足の克服が期待できます。

さらに、インサイドセールスは時間や場所の制約がなく、テレワークやサテライトオフィスでの勤務が可能になるので、育児しながらの勤務など柔軟な働き方ができるようになります。

インサイドセールスはメリットが多いですが、肝心の商談もインサイドセールス向けの内容となるように再構築すべきです。話し方や説明方法の見直し、スキル向上に努めましょう。

4.2 マーケティングの強化が必要

インサイドセールスには、獲得した見込み顧客に対して電話やメールでアプローチを行い、契約見込みが高い顧客に育て上げてフィールドセールスに繋げるという役割があります。

しかし、見込み顧客が少ない状況ではアプローチできる数も限られるため、インサイドセールスの役割を十分に果たせません。

そこで、 マーケティング部門の強化をして広告・PRに注力し、見込み顧客の母数を増やす必要があります。

マーケティング活動が顧客の要望に沿ったものであるかどうかが、その後の営業活動の成否に直結します。

顧客の声に触れる機会が多いインサイドセールス部門はマーケティング部門と常に連携して、より自社の製品・サービスにふさわしいマーケティング施策を模索していくことが求められます。

4.3 各所の連携が深まるような目標設計を行う

インサイドセールス部門で目標設計を行う際は、フィールドセールスなど他部門を考慮した目標にすべきです。

たとえば、アポイントの獲得数を至上とする目標設定にしてしまうと、質の伴わない量のみを追い求めがちになり、結果として購買意欲の低い顧客がフィールドセールス部門に回り、訪問営業メンバーを疲弊させるばかりで成約率は低いままといったことになりかねません。

インサイドセールス部門は目先のアポ獲得数だけでなく、結果としてどれだけ成約に至ったという長期的な視点で目標設定すると良いでしょう。

各部門との連携を促しやすい目標を設計することは、結果としてインサイドセールス部門での仕事の質を高めることになるのです。

4.4 フィールドセールスか?インサイドセールスか?基準を設ける

自社の営業活動のどの範囲までをインサイドセールスに任せるのかを決める時は、それぞれの事情を考慮して個別に基準を設けることが必要です。

顧客に合った方法でアプローチすることが大前提ではありますが、見込み顧客の所在地が近くて自社製品・サービスへの関心が高ければ、インサイドセールスではなく直接出向いて説明した方が一気に成約できる可能性が高いでしょう。

また、実際の商談では、商談の担当者と選定者・決裁者が一致しないことが多いため、キーマンとなる決裁者との商談なら、遠方であってもフィールドセールスを行った方がいいという判断もあり得るでしょう。

所在地や購買意欲の高さ、商談相手がキーマンであるかどうかによってアプローチの手法を変えるとインサイドセールス、フィールドセールスそれぞれの良さを活かすことができます。そのためには、営業プロセスの見える化により、フィールドセールス・インサイドセールス間の役割分担を明らかにしておくことが重要です。

4.5 各種ツールを活用して連携を効率化

営業部内における各部門の連携を効率化するのが、CRMやSFAといったICTシステムや、MAツール、Web会議システムなどのツールの活用です。

顧客の取引履歴から予算・購入見込み情報までを管理するCRM、営業を「見える化」するSFAによって、情報の共有と営業パーソンのスキルの底上げが期待できます。

MAツールは見込み顧客への継続的かつ適切な情報提供と顧客のニーズの高まりの把握を自動化するツールです。

リードスコアリングによる見込み顧客の選別や、質の高い顧客に育て上げるリードナーチャリングと組み合わせることで、より購入確度の高い見込み顧客へ優先的にアプローチできます。

Web会議システムが最も力を発揮するのは、商品の魅力を詳細に伝えたい顧客が遠隔地におり、訪問することが難しい場面でしょう。

Web会議システムは相手の顔を見ながら営業ができ、資料の共有もリアルタイムで行うことができます。離れた場所にいる顧客に対しても対面営業のようにアプローチすることができるため、メールや電話とは異なり臨場感を伴った営業ができます。

各種ツールの活用により、マーケティング部門・フィールドセールス部門とインサイドセールス部門の連携の効率アップが期待できます。

5.インサイドセールスは「テレワーク」とも相性がいい

インサイドセールスは、テレワークや在宅勤務との相性も抜群です。では、具体的にどのようなメリットがあるのか、項目ごとに分けてチェックしてみましょう。

5.1 通勤の移動時間も削減できる

テレワークは自宅や近所のカフェ、サテライトオフィスなどで業務を行うため、会社に通う必要がなく通勤の移動時間を削減できます。今まで通勤時間で消耗していた時間を、仕事の準備に充てたり、リフレッシュする時間に充てたりすれば、業務効率も上がることでしょう。

また、通勤時間だけでなく、客先へ訪問する際の移動時間を削減できるのもインサイドセールスを用いたテレワークの魅力のひとつです。インサイドセールスでは顧客のリサーチやリストの作成など、事前の準備が重要です。そのため、通勤時間を削減できるテレワークとは非常に相性が良いのです。

ちなみに、テレワーク化による通勤・移動の減少が進めば企業にも嬉しいメリットがあります。それは、社員の交通費や移動費といった諸経費を削減ができる点です。テレワークを導入できれば、企業と従業員の双方が恩恵を受けられるのです。

5.2 各種ITツールによって活動が可視化・共有される

テレワーク・インサイドセールスの導入にあたって、業務支援ツールの併用は必要不可欠です。近年はさまざまなITツールが提供されていますが、中でも社員の業務活動が可視化・共有できるツールがおすすめです。というのも、個人で案件を進めがちなインサイドセールスでは商談の進捗が見えづらく、各案件の進行が属人化してしまうリスクがあります。

そんな時に役立つのが、商談などの案件進捗や、目標達成率が一目で分かるダッシュボード機能がついている営業支援ツールです。このような機能が搭載されているツールを活用すれば、ブラックボックス化していた商談の進捗状況を記録したり、社内で共有できたりします。

ツールを用いてコンタクトやリード、案件化、受注などステップごとに商談のステータスを記録しておくことで、個々人の生産性を管理できるだけではなく、営業以外の部署の仕事も進めやすくなることでしょう。

5.3 人材確保・維持に好影響

テレワークやインサイドセールスの活用は、人材確保や維持にも良い影響を与えます。近年の感染症の拡大や、働き方改革の高まりによって、企業には在宅ワークなどの状況に合わせた柔軟な働き方が求められています。

育児や介護、また地方在住者の勤務など、人によってさまざまな環境を抱えています。能力の高い人材であっても、こうした環境が邪魔をして離職してしまうことも珍しくありません。そんな中、リモートワークを積極的に取り入れている企業であれば、社員はプライベートの事情に左右されずに働き続けることができます。企業としても、採用面では住む場所を選ばず優秀な人材を確保できるため、メリットは大きいでしょう。人材の確保や離職率の高さに課題を感じている企業こそ、積極的にテレワークを導入することをおすすめします。

しかし、テレワークを導入できる業界・職種であっても、設備や環境が整っていないために実現できていないケースは珍しくありません。特にツールの導入コストの高さから、テレワークの導入に踏み切れない企業も少なくないでしょう。

そんな悩みを抱えている方におすすめなのが、オンライン業務支援ツールの「ベルフェイス」です。ベルフェイスは日本で一番利用されているオンライン商談システムで、活用した多くの企業で売上・商談件数・受注率が向上した実績を持っています。そんな有用な業務支援ツールのベルフェイスですが、具体的にどのような機能があるのでしょうか?
次の章で詳しくチェックしてみましょう。

6.ベルフェイスの特徴的な機能

ベルフェイスでは、オンライン上で商談をするうえで便利な機能がいくつかあります。今回は、その中から3つの特徴的な機能に絞ってご紹介していきます。

6.1 音声は電話機能を使用

オンライン商談中に音声が途切れてしまうことは、商談では致命的な欠点です。しかし、ベルフェイスの音声機能は電話を活用しているので、よくある「オンライン上での商談中に音声が途切れてしまう」といったトラブルを回避できます。

また、一般的なオンラインツールとは異なり、音声と映像が切り分けられているため通信に負荷が掛かりにくく、映像が乱れる心配もありません。オンライン商談では、資料を共有したり画面を共有したりするケースもあるため、映像の乱れは提案の質の低下にもつながります。ベルフェイスを使えば、スムーズに商談を進められるでしょう。

6.2 商談中に画面上でアドバイスが可能

ベルフェイスには、顧客に見えないように営業側にのみカンペを表示する機能があるので、トークの内容を確認しながら商談を進めることができます。

新人では返答に困ってしまうような難しい質問をされても、先輩からのアドバイスを確認して迅速に対応できるため、何も答えられないというシーンを減らすことができます。アドバイスは社内にしか見えないため、担当者も安心して対応できます。

このカンペ機能は共有する資料1ページごとに設定することが可能です。営業経験が豊富なトップセールスマンのトークを活用して共有するなど、社内教育の観点でも有用な機能でしょう。

6.3 同時編集のメモ帳機能の搭載

ベルフェイスには同時編集のメモ機能も搭載されています。同時編集のメモ帳機能は、1つのメモを双方で同時編集することができる機能です。同時編集が可能になるため、商談をしながら認識のズレなく議事録やタスクリストを作成することができます。

さらに、メールアドレスや電話番号を聞く際にも、メモ帳を通して記録できるため非常に使い勝手が良く、口頭での聞き間違いの心配がなくなるのも利点です。

7.出張費削減を目指してインサイドセールスを始めよう

出張費削減にかなり効果の見込めるインサイドセールス。インサイドセールスがうまくいくかは利用するオンライン商談ツールに大きく左右されます。ベルフェイスは2018年11月現在約800社に利用されており、多くの企業様で出張費削減や売上増加に貢献してきました。これからインサイドセールスを始めようと考えている方は、ぜひチェックしてみてください。

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