【徹底比較】テレカン、Web会議の違いとは?メリット・デメリットまとめ

「少子高齢化、社員1人1人の生産性向上が急務!!」

と叫ばれ始めて久しいですが、具体的な対策を立て、日々の業務へ落とし込むことが出来ていますか?

国立社会保障・人口問題研究所の調査によると日本の生産年齢人口の割合は2018年で59.7%と発表されました。1990年台半ばには70%近くありましたが、2060年には49%にまで減少すると予測されています。

(出典:日本の将来推計人口(平成29年推計) | 国立社会保障・人口問題研究所)

人口減少に歯止めをかけることは難しいですが、日々の業務の無駄を省き社員1人辺りの生産性を高めることは可能です。例えば、日々の営業活動や打ち合わせを行う場合、営業先の会社へ直接足を運び、商談を行う機会があるかと思います。この時発生する移動時間や交通費は日ごとで見ると微々たる数字に見えるかもしれません。しかし1ヶ月、1年間と累積することで、無視することができない多大なコストに膨張します。

そこで、注目されているのが「テレカン」「Web会議」です。遠隔地でも接続ができるツールを用いることで、往復に費やされる移動時間や無駄なコストを削減し、生産性を高めることができます。

そこで本記事では、2019年1月現在約900社に導入されているインサイドセールスシステム「ベルフェイス」を提供する弊社が、実績をもとにセールステックという側面から、「テレカン」や「Web会議」のメリット・デメリットをご紹介いたします。

・テレカンとWeb会議システムの違いを知りたいと思っている方

・生産性を向上させる為、テレカンやWeb会議システムの導入を悩んでいる方

はぜひご覧ください。

1.そもそも「テレカン」とは?

「テレカン」とは、テレフォンカンファレンス(teleconference)やテレフォンカンファレンス(telephone conference)の略で、遠隔で接続する電話会議のことを指します。電話会議とは、文字通り電話を使って音声を要に遠隔会議を接続するサービスになります。

1対1での接続は勿論のこと、3者以上の複数メンバーで行う会議でも利用することができます。更に、テレカンのメリットとして、接続の容易さがあります。なぜ簡単かと言うと、皆さんが普段使っているスマートフォンのみで接続できるからです。電話回線を所持していない人は少ない為、接続される側にとっての抵抗感も非常に少なく、手軽に利用できます。これによって、場所や機器に問わず、スムーズに接続することが可能になります。ただ、1点デメリットを述べるとすれば、参加者の顔が見えずコミュニケーションが取りづらい、という点です。スクリーンがなく、音声のみで会議を進める為、参加者の顔が見えず、「この場面のこの発言はどんな意図を持って言ったのだろうか?」などの細かい部分の意図や感情が見えません。この状況では、意図したメッセージが伝わらず、語弊を生んでしまう場合もあります。

2.「テレカン」(電話会議)のメリット,デメリット

テレカンのメリットデメリットをまとめると、以下になります。

メリット

  • 複数拠点との接続が容易。
  • 電話回線が普及してる為、導入ハードルが低い。

デメリット

  • 顔が見ることができない為、意図したメッセージが伝わりにくい。

3.「Web会議」とは?

「Web会議」とは、遠隔拠点とインターネットを通して、映像・音声をやり取りする事ができるツールのことを指します。事前に専用アプリのインストールやID発行をすることで資料共有など多彩な機能を使用することが可能となり、社内会議だけでなく幅広いシーンで利用できるのが特長です。 

Web会議ツールのメリットとしては、導入が容易であるという点です。Web会議ツールはクラウド上で動作するサービスの為、インターネット回線に接続しているパソコンやスマートフォンがあれば、場所を選ばずにどこからでも接続することができます。更に、Web会議ツールには、資料共有や画面共有などの会議に必要不可欠な機能が付いております。この機能を用いることで、対面と変わらない状態で会議を進めることができます。しかし、1点デメリットを述べると、接続環境に依存する、という点です。Web会議ツールは基本、音声発信とリアルタイムストリーミングの機能を持っています。しかし、どちらの機能もインターネット環境に依存している為、インターネット環境が悪い所では、トラブルが発生しやすくなります。特に音声の遅延や不具合は対話をする上で、大きな障害となります。例えば、取引先と大事な会議や商談でWeb会議を行う時、取引先の接続環境が悪く、音声が途切れ途切れの場合どうなるでしょうか。大事な会議ですので、理解する為こちらは何度も聞き直します。その結果、取引先は会議ツールの接続環境の悪さから、悪印象を抱き、こちらの心証も悪くなる、という被害を負いかねません。社内の近しい関係の人と会議を行う場合では問題ありませんが、接続環境や接続相手など場面を考慮し、選択する必要があります。

「Web会議ツール」のメリット,デメリット

Web会議ツールのメリットデメリットをまとめると、以下になります。

メリット

  • 複雑な設定や機器なく、ネット環境のみで接続できる。
  • 場所を問わず柔軟に接続できる。
  • Webカメラを用いてのリアルタイムビデオ通話。顔を見ながらのコミュニケーションが可能。

デメリット 

  • 事前インストールやID発行が必要。
  • 機能は接続環境に依存。音声環境が不安定になることは致命的。

(参考:出張いらず!働き方を変えるイチオシのWeb会議ツール5選

4.目的に合わせて使い分けよう

テレカンとWeb会議のいずれかを選ぶにしても、何を目的とするかによって選び方が変わってきます。それぞれをどのように選べばよいのか、ポイントごとに見ていきましょう。

4.1会議の質

会議では参加者同士の交流が生まれます。異なる部署の相手と交流して協調するには、相手の顔や動きが見えるWeb会議が最適です。遠隔でコミュニケーションを取る場合、食い違いを生じさせずに円滑に行うには、それぞれが同じ画面や資料を見て会議をすることが望ましいです。Web会議の多くは、画面共有や資料共有の機能があるので、今どの資料を見て、何について話しているのかが明確になるため、コミュニケーションに齟齬が生じにくくなります。

ただし、接続環境には注意が必要です。特に社外の相手との会議であれば、相手側の通信環境をコントロールすることはできないため、事前に通信品質に問題がないかどうかという点や、どんなテレビ会議システムを使うのかという点について、すり合わせておく必要があるでしょう。

4.2使いやすさと操作性

IT関連の知識に疎い方であれば、操作性はテレカンが最もシンプルで分かりやすく使うことができます。電話が繋がるところであればどこからでも会議に参加できる点も大きなメリットです。

一方、Web会議は、映像を伴うため対面式で会議ができる点や、データで同じ資料を見ながら会議をできる点は優れていますが、スムーズな会議が実施できるかどうかはそれぞれのパソコンのスペックや通信環境に依存します。

さらに、ある程度PCを使いこなせるスキルや、通信状況に関して判断ができることなど、最低限のITリテラシーが必要です。

4.3導入と管理のしやすさ

導入面でコストを削減したいのであれば、電話回線を用いるテレカンがおすすめです。低コストで実施できるにも関わらず、通話品質が安定しているので、誰でも簡単に導入することができます。

Web会議は、利用にそれなりの知識を有している必要はありますが、導入できればクオリティの高い会議を開くことができます。また、Web会議サービスやツールの中には専用のソフトウェアを必要とせず、ブラウザのみで利用可能なものもあるので、社内での事前調整の負担が少なくて済むというメリットもあります。さらに、外部サーバを利用する場合が多く、特別な設定が不要なケースが多いのも特徴です。

5.「テレカン」「Web会議」を組み合わせたサラブレッド

「テレカン」と「Web会議」はそれぞれメリットデメリットが存在し、一長一短です。
その中でテレカンとWeb会議ツールのメリットを兼ね備え、取引先との商談に特化したツールがございます。

bellFace(ベルフェイス)


bellFaceはベルフェイス株式会社が運営するインサイドセールスシステムです。これまでご紹介した、テレカンやWeb会議ツールとは具体的に何が違うでしょうか。特長を説明致します。

5.1接続の手軽さ。「業界最速5秒」で接続

ベルフェイスは参加者の事前インストールやID発行を必要とせず、どのプラウザでも接続することが可能です。他のWeb会議ツールであれば、取引先と接続する際に「○○を事前にインストールし、同席下さい」や「○○のプラウザのみでしか接続出来ませんので、ご注意下さい」などと言う必要があるかもしれません。しかし、ベルフェイスであればこの様なフローが必要ありません。検索ツールにて「ベルフェイス」と検索して頂き、サービスサイトで4桁の番号を発行するだけで接続できます。これにより、事前準備などの無駄な業務を省き、取引先や接続相手に負荷をかけることなく利用することができます。

5.2音声は電話で安定接続。ストリーミングはPCで

ベルフェイスは音声を電話、ストリーミングはPCでと役割を分担させています。音声は電話回線を用いる為、取引先のネット環境に依存せず、いかなる場所でも、常に安定した音声接続を提供することが可能になります。つまり、「テレカン」の安定した音声接続と、「Web会議」の資料共有機能とリアルタイムストリーミングを同時に利用できます。あえて音声と画面を分担することで、取引先との商談や打ち合わせの際に、音声遅延などの余計なストレスを与えることなく利用できます。

5.2「テレカン」「Web会議ツール」に存在しない、商談に特化した3つの機能

上記2点に関して、ベルフェイスが「テレカン」と「Web会議ツール」の良いとこ取りをしている部分をご紹介しました。しかし、ベルフェイスはそれだけでなく、商談に特化した機能も持ち合わせています。この記事ではその中から3つ厳選し、ご紹介します。

①トークスクリプト機能

ベルフェイスは事前に準備したスクリプトを資料に追加できるトークスクリプト機能を持っています。このトークスクリプトは資料共有してる間も営業マン側にしか表示されません。トップセールスマンのスクリプトを新人営業マンが利用することもできますし、チーム全体の営業力を底上げすることが可能です。

②セールスログ機能

ベルフェイスで商談を行なった場合、どの資料を、どんな順番で、どれくらい見せたのかという商談の記録が残ります。つまり「○○さんはここを説明していない」や「トップセールスマンの○○さんはここの資料に時間をかけている」などと、営業マンごとに比較分析することが容易になり、日々の営業活動の改善に役立ちます

③録画・録音機能

ベルフェイスで行った商談は、録画・録音できます。この機能によって本来フィールドセールスでは、不明瞭な営業現場を誰でも閲覧することができる様になります。営業マン同士で確認し合い、アドバイスし合う環境を作ることも簡単です。更に、新人営業マンもトップセールスマンの商談データを学習することで、短期間で教育をするのに最適です。

6.まだまだある、ベルフェイスならではのメリット

ここまで、ベルフェイスの機能面に関する利点をご紹介してきましたが、ベルフェイスのメリットはそれだけではありません。実際の利用企業の方々の声とともに、機能面以外のメリットについてご紹介します。

6.1 顧客の心理的ハードルが低い

「ベルフェイスは電話と一緒に使えるので、お客様もハードルを低く感じやすいのだと思います。」という声をいただいたのは、Chatwork株式会社様です。同社ではベルフェイスを導入したことにより、商談数が2.5倍になりました。

ベルフェイスの導入当初は社内での反応は良くなかったそうで、同社の提供するサービスの「Chatwork」にビデオ通話/音声通話機能があるにもかかわらず、なぜベルフェイスを導入するのだろう、という空気だったそうです。

しかし、ベルフェイスを導入してからは営業メンバーをほぼ増やさずに、商談数を増加させることができました。それは、移動する必要がなく、当日や翌日のアポも取りやすいベルフェイスの強みを活かせたからだと言います。

また、リードタイムの短縮にも成功しているようです。例えば、車を使わないと行けない地方の顧客の案件では、これまでだと受注までに3ヶ月~半年程度かかっていたところ、ベルフェイスなら、アポイントメントを設定した2日後に受注をいただくことがでたそうです。

Chatwork株式会社様では、ベルフェイスを使ったWeb商談の経験を積みかさねた今、大規模案件の商談でもベルフェイスを活用するようになりました。ベルフェイスなら、アポイントメントの設定から商談までにかかる時間を短縮でき、顧客の熱量あるうちに話ができるので、大規模案件もWeb商談のみで受注できているそうです。

6.2 ナーチャリングに活用しやすい

ベルフェイスを導入し、ナーチャリングに大いに活用しているという声を、株式会社FORCAS様よりいただきました。同社では、ナーチャリングが必要と判断している顧客であっても、なかなか日程が合わずセミナーに来てもらえず機会を逸してしまうケースが多々あったそうです。

また、セミナーでのナーチャリングでは顧客の日程が合わず、電話で会話してからセミナーに来てもらえるのが1ヶ月後や2ヶ月後になってしまい、その頃には温度感がすっかり下がってしまっているケースがありました。

しかし現在では、セミナーに直近で参加するのが難しいものの、関心を持っている顧客に対しては、ベルフェイスを通じて短い製品デモを見せることで、見込みのあるお客様のタイムリーなナーチャリングを、電話とメールに比べて高い精度で行うことができており、営業リソースを最大限に有効活用することができているそうです。

6.3 カスタマーサクセスにも使いやすい

ベルフェイスはカスタマーサクセスとの相性が非常に良いとの声をいただいたのは、株式会社MyRefer様です。同社のカスタマーサクセスは、人事と従業員とのコミュニケーションを活発にすることが課題でした。

しかし、株式会社MyRefer様のような店舗型企業の場合、人事と従業員が異なる場所で働いており、キーパーソン全員が1つの場所に集まる機会はほとんどなく、あったとしてもタイミングが非常に限られていました。その問題を解消するため、現在はキックオフミーティングでベルフェイスを使っているそうです。

ベルフェイスでは複数拠点での接続ができるため、キーパーソンがそれぞれの拠点にいながら、キックオフミーティングを実施することが可能です。今ではキックオフミーティングの3~4割をベルフェイスで行っており、これからも活用比率を増やしていく予定だそうです。

また、他にもカスタマーサクセスで出せた成果として、顧客とのコミュニケーションが増やせたという点が挙げられます。そのおかげで「お客様のニーズを取りこぼさなくなった」「事例がたまるスピードが早くなった」ことが、他部署にも良い影響を及ぼしているそうです。

これらの成功を受けて現在は、エンジニアや営業も参加して、顧客の声を共有する会議を毎週行うようになりました。顧客のニーズや不満を共有し、サービスの改善に繋げているとのことです。ちなみにこの会議も、オンラインで開催しているそうです。

さらに、カスタマーサクセス担当がヒアリングした内容や事例は、営業活動でも役に立ちます。特にベルフェイスでは録画ができるため、カスタマーサクセスがどの業態の・どの規模の顧客に・何を話したかの記録をもとにして、営業と密なコミュニケーションをとれるようになったそうです。 

「テレカン」「Web会議」「ベルフェイス」特長を理解する重要性

 本記事では、「テレカン」「Web会議」や「ベルフェイス」の特長をご紹介致しました。リモートツールの適性を見極め最適なツールを選択し、普段の交通費無駄な移動時間を削減することが生産性を高めることに繋がり、結果として売上を上げることになります。

実際にベルフェイスを利用いただいてる約900社のクライアント様の中でも、ベルフェイス導入前より全体の商談成約率や営業マンの生産性が上がったと言う声も多数いただきます。(参考: ベルフェイス活用ページ)

日々の営業活動に「テレカン」や「Web会議」を取り入れるか悩んでいる方は、ぜひインサイドセールスシステム「ベルフェイス」の導入をご検討ください。

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