出張いらず!働き方を変えるイチオシのWeb会議ツール5選

クラウドサービスが普及したことで、ネットを通し、スマートフォンやパソコンから、様々なサービスへのアクセスが可能になりました。その結果、働く場所や時間への制限が減り、より自由度の高い働き方が広まっています。

クラウドサービスの中でも、ネットを介し接続するWeb会議ツールは、社内コミュニケーションコストを削減し、生産性を劇的に高める可能性を秘めています。

例えば「遠方にいるプロジェクトメンバーと1回90分の会議の為だけに出張する」という方もいるかもしれません。その際、往復にかかる移動時間や出張費用は、90分だけの会議に対して見合うものでしょうか。メールや電話ではなく、直接コミュニケーションをとる為に出張するわけですが、直接出向くのは費用・コスト面共に非常に効率が悪いです。

そこでオススメしたいのが、インターネットで接続ができるWeb会議ツールです。Web会議ツールを活用することで、遠方にいる同僚やお客様との会議に移動無しで出席することができ、これまで出張時に費やしていた移動時間や出張費を大きく削減することができます。

本稿では、ネットを介して簡単に接続できるWeb会議ツール5選をご紹介します。

移動時間や交通費の問題は、遠方の会議だけに当てはまらず、普段の営業活動にも適用されます。遠方への出張に比べれば、微々たる数字に見えますが、蓄積することで日々の生産性に大きく影響を与える問題です。業務活動の改善に繋がる内容ですので、ツールを用いる場合は、目的に応じて最適なWeb会議ツールを選び、活用して下さい。

遠方との社内会議に特化したWeb会議ツール

1.Skype(スカイプ)

SkypeはMicrosoftが運営している無料のチャット、音声電話、ビデオ通話ツールです。

  • SkypeのアプリインストールとSkype IDの発行が必要
  • 基本無料で接続でき、最大10名との同時接続が可能
  • インスタントメッセージの送信や音声通話、ビデオ通話ができる

といった特長があります。

社内会議を行う上で、自分が持っている資料を会議に出ているメンバーに共有する場面もあるかと思います。そんな時に必要不可欠な画面共有機能なども備わっており、社内会議で用いる上では、不自由のないツールになります。「Microsoft Teams」というパッケージでの法人契約も可能で、最大250名と同時接続が可能になります。

2.Appear in(アピアーイン)

Appear inはappear.inが運営している無料のWeb会議ツールです。

  • アプリインストール不要。ホストのみアカウント登録が必要
  • ホスト以外は、URLのみで会議へ参加することが可能
  • 基本無料で接続ができる。5名以上の場合はPremium版の契約が必要。

といった特長があります。

Premium版は月9.99$で、1ルームの同時最大接続人数が4人から12人へ増えます。もし、プロジェクトメンバーが5名以上という場合であればPremium版を用いる方が、使い勝手が良いです。appear inはホスト以外、特殊なログインやインストールが不要という特長を持っています。これによって、接続時の手間を減らし、迅速に社内会議を始めることができます。対応プラウザはGoogle Chrome、Firefox、Operaになります。

3.Hangout(ハングアウト)

HangoutはGoogleが運営している無料のチャット、音声通話、ビデオ電話ツールです。

  • Googleアカウントの登録が必要。URLのみで接続することができる
  • 基本無料で接続ができる。10名以上の場合は有料版が必要
  • Googleアカウントがあれば、PCやスマートフォンからも接続できる

といった特長があります。

HangoutはGoogleアカウントさえあれば、どのデバイスからも利用することができる汎用性の高いサービスとなっています。例えば、社内で用いているメールサービスがGmailであれば、既存のGoogleアカウントでログインするだけでHangoutを用いることが出来るので、非常に利便性が高いのも特長の1つです。Hangout内では画面共有機能や、Google driveを用いて会議中にプロジェクトメンバーに対して、資料を共有することも可能です。対応プラウザはGoogle Chrome、Firefox、Safariになります。

4.Zoom(ズーム)

ZoomはZoom Video Communicationsが運営している無料のWeb会議ツールです。

  • Zoomのアプリインストールが事前に必要
  • グループ会議の場合は接続時間が最大40分(1対1では無制限)
  • 最大100名まで会議に参加することが可能

といった特長があります。

Zoomのミーティングは最大100名の参加を許容することができ、人員の多い大規模なプロジェクトであっても社内会議に用いることができるツールになります。更に、無料版でも社内会議に必要な機能が十分に揃っている事も特長の1つです。

画面共有機能や会議で用いる資料共有機能など、無料版でも十二分に使い勝手が良いツールとなっております。Zoomを事前にインストールすることで、URLのみで安定した接続が可能。社内会議で用いる場合には最適なツールです。

営業活動に特化したWeb会議ツール

5.bellFace(ベルフェイス)

bellFaceはベルフェイス株式会社が運営しているBtoB営業に特化したWeb会議ツールです。これまでご紹介した社内会議に特化したWeb会議ツールと何が違うのでしょうか。ベルフェイスの特長を3点、ご紹介します。

事前インストールやログイン不要、「業界最速5秒」で接続

ベルフェイスは特許を取得している独自の技術で、アプリインストールやID発行が必要なく、誰とでもすぐに接続できます。社内会議向けのWeb会議ツールは、上記で紹介したツールも含め殆ど事前インストールやID発行が必要です。インストール不要でURLのみで接続できるWeb会議ツールもございますが、使用プラウザが制限されており、お客様の環境次第では上手く繋がらないケースもあります。社内で会議をする場合であれば、「事前に○○のインストールやID発行をして下さい」「URLを発行しましたので、○○のプラウザから接続して下さい」と依頼することは可能かもしれません。しかし、社外にいるリテラシーが不明瞭なお客様に対して、依頼することはハードルが高いものです。

ベルフェイスでは、接続時に上記の様なアプリインストールやプラウザの制限が無く、必要なのはGoogle等の検索エンジンのみです。まず営業マンからお客様に電話をかけ、「Web上でベルフェイスと検索してください」と伝えます。検索エンジンからベルフェイスのトップページを開くと、「接続ナンバーを発行」のボタンがあり、これを押すと4桁の接続ナンバーが表示されます。この4桁の番号を電話口でお客様から教えてもらい、営業マンが管理画面に4桁の番号を入力するだけで、Web会議を接続することができます。この機能によって、ベルフェイスは営業先のお客様に余計な準備時間や負担をかけずに商談を始めることができます。

音声は電話。接続環境に依存しない

社内向けのWeb会議ツールを利用したことがある人なら誰でも経験があると思いますが、接続しているネット環境が不安定になると、接続環境に依存しているWeb会議ツールは、画面共有や音声が乱れます。気心も知れた社内のプロジェクトメンバーであれば、「聞こえなかったので、もう1度ご説明お願いします」と言えるかと思います。しかし、社外のお客様に営業活動を行なっている場合では異なります。営業マンの音声が乱れていては、どれだけ優れた営業マンが行なったとしても、お客様に対して良い印象を与えることは無いでしょう。

 しかし、ベルフェイスではこの様な問題は生じません。なぜかと言うと、ベルフェイスは電話を介して音声を拾っているからです。ベルフェイスはあくまでもリアルタイムで資料共有や営業マンの姿を映すツールで、音声は電話にて接続しています。その為、もし途中でベルフェイスの接続が不安定になってしまったり、最悪接続が途切れてしまっても、音声は電話で接続しているため安定して商談を続けることができます。

商談の全てをデータ化する、セールスログ機能

インサイドセールスシステム「ベルフェイス」にはセールスログ機能があります。この機能は、営業の始まりから終わりまでの流れや資料を出すタイミングなどを全てデータ化する機能になります。セールスログ機能を用いることで、「トップ営業マンの○○は、営業開始から5分で料金を提示している」など、本来ブラックボックスとなっていた営業マンのデータが可視化されます。可視化されることで、トップ営業マンの商談傾向を掴み、自身の営業活動に生かすことも容易になります。

WEB会議ツールは働き方を変える

本記事では、インターネットを介して接続することができるWeb会議ツールを5つ紹介しました。遠方のプロジェクトメンバーと会議を行う場合は社内会議向けのWeb会議ツール、営業活動では営業に特化したWeb会議ツールを用いるなど、目的に応じて、最適なWeb会議ツールを使い分けることが重要になります。目的に応じ、最適なツールを用いることで、本来浪費されていた移動時間やコストを削減し、社員の働き方を変え、生産性を上げるキッカケになるかもしれません。

実際にベルフェイスを利用いただいてる約800社のクライアント様の中でも、ベルフェイス導入前より営業マン全体の商談成約率や営業マンの生産性が上がったと言う声も多数いただきます。(参考: ベルフェイス活用ページ)

営業活動にWeb会議システムを取り入れるか悩んでいる方は、ぜひインサイドセールスシステム「ベルフェイス」の導入をご検討ください。

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