出張いらず!働き方を変えるイチオシのWeb会議ツール7選

クラウドサービスが普及したことで、ネットを通し、スマートフォンやパソコンから、様々なサービスへのアクセスが可能になりました。その結果、働く場所や時間への制限が減り、より自由度の高い働き方が広まっています。

クラウドサービスの中でも、ネットを介し接続するWeb会議ツールは、社内コミュニケーションコストを削減し、生産性を劇的に高める可能性を秘めています。

例えば「遠方にいるプロジェクトメンバーと1回90分の会議の為だけに出張する」という方もいるかもしれません。その際、往復にかかる移動時間や出張費用は、90分だけの会議に対して見合うものでしょうか。メールや電話ではなく、直接コミュニケーションをとる為に出張するわけですが、直接出向くのは費用・コスト面共に非常に効率が悪いです。

そこでオススメしたいのが、インターネットで接続ができるWeb会議ツールです。Web会議ツールを活用することで、遠方にいる同僚やお客様との会議に移動無しで出席することができ、これまで出張時に費やしていた移動時間や出張費を大きく削減することができます。

本稿では、ネットを介して簡単に接続できるWeb会議ツール7選をご紹介します。

移動時間や交通費の問題は、遠方の会議だけに当てはまらず、普段の営業活動にも適用されます。遠方への出張に比べれば、微々たる数字に見えますが、蓄積することで日々の生産性に大きく影響を与える問題です。業務活動の改善に繋がる内容ですので、ツールを用いる場合は、目的に応じて最適なWeb会議ツールを選び、活用して下さい。

1.web会議ツールの選び方とは?

ここでは、Web会議ツールを選ぶときのポイントを5つご紹介します。

1.1 導入の目的の整理

Web会議ツールとは、PCをネット接続することで、動画と音声をリアルタイムにやり取りできるシステムのことです。Web会議ツールの活用は、経費削減や業務効率化を実現できます。

社内にいながら遠隔地とやり取りができるWeb会議ツールは便利ですが、目的もなく導入することはおすすめできません。導入する前になぜ導入する必要があるのか目的の整理をしましょう。

目的に挙げられるのは、例えば「出張費削減」「会議旅費削減」「出張にかかる時間の削減」「コミュニケーションの向上により生産性の向上」などがあります。目的を整理し、見合った機能を備えるWeb会議ツールを導入して営業に活用しましょう。

また、導入することでどれだけの費用対効果が得られるのかも試算しておきましょう。

1.2 導入の手軽さ

Web会議ツールは多くのサービスが存在しますが、インストールが必要か不要かは導入の手軽さに大きく関係しますので、ツールを導入する際には確認しておきましょう。

インストールが不要のツールは、基本的にWebブラウザから会議に参加することができるため手軽に利用することができます。先方にソフトのインストールを依頼する必要もないため、商談をWeb会議ツールで行うハードルも下がります。

一方、インストールが必要なツールは、デバイスごとにソフトをダウンロードしてさまざまな設定を行う必要があります。社内のスタッフ同士で活用する場合は問題ありませんが、商談相手にインストールを依頼するのは非常にハードルが高くなります。

1.3 利用人数・拠点数

Web会議ツールというと、少人数で利用するものだと思っている方もいるでしょう。ツールにもよりますが、Web会議ツールは数百拠点を同時に接続したり、重要な役員会議を行ったりと、人数の規模に関係なく利用しやすいツールです。一方で、似たようなツールである「テレビ会議」はどのようなものなのでしょうか。ここではWeb会議とテレビ会議の違いをご紹介します。

web会議とテレビ会議の違い

Web会議もテレビ会議も、インターネットを介して映像や音声、データを共有するシステムです。

テレビ会議は導入に際し機器を用意するコストと設置場所を要します。また、機材のメンテナンスも必要になるので運用コストもかかります。専用の機材でデータをやり取りするため、高画質で映すことができ、広い範囲の音声を拾えて大きな会議室で会議をする場合には向いているでしょう。

一方、Web会議を利用する際は専門の機器は必要なく、スマートフォンやパソコンを使ってインターネットに接続できる環境があれば、簡単に利用できます。また、大掛かりな機材が必要ないことで、会議する場所も選びません。このフットワークの軽さを活かすことで、会議以外にも使いみちがあり、距離のある顧客への商品紹介や遠隔地での不動産内覧など、アイデア次第でさまざまな活用ができるツールです。

Web会議ツールにはSkypeやLINEチャットのような無料で使えるものもありますが、機能面やサポート体制が整っている有料のシステムを使うことをオススメします。有料のものでもインストールが必要ないツールもありますので、しっかり事前にチェックしましょう。

1.4 料金

Web会議ツールには無料のものと有料のものが存在します。

無料のツールは、接続が状況によって不安定な場合があります。映像や音声の質においても、複数人で接続すると途切れやすくなります。また、システムによっては1:1のみに制限される場合もあり、録画機能もありません。さらに、カスタマーサポートも最低限なのでトラブルの解決がスムーズに行えない、セキュリティ面が脆弱といったデメリットがあります。

一方、有料のツールは通信データが暗号化されているものが多く、オプション機能を駆使してセキュリティを強化することができるものもあります。同時多人数接続でも接続は安定し、録画機能も備えられています。サポート体制がしっかりしているので、疑問点やトラブルを即座に解消しやすく安心して運用できます。

必ずしも有料のツールが良いというわけでもありません。1:1の商談だけで済むような環境であれば、まずは無料版から試してみても良いでしょう。ただし、安定した接続環境が欲しい、トラブルなく導入したい場合は有料のツールを導入することをおすすめします。

1.5 セキュリティ対策

Web会議ツールにセキュリティ対策がされているかどうかも利用するときにチェックしたい項目です。備わっていると安心の3つのセキュリティ対策についてご紹介します。

・SSL・AES暗号化

認証のための情報や個人情報、決済の情報の送信と受信を安全に行うために使うのがSSL暗号化です。AESは共通鍵を使った暗号方式で、無銭LANにも利用されています。どちらも盗み聞きされても内容がわからないように暗号化します。

・IPアドレス指定

IPアドレスとは端末を識別する住所のようなものです。このIPアドレスを、指定したアドレス以外は会議に参加できない仕様にすれば安心です。

・セキュリティコードを設ける

Web会議で使うバーチャルな「会議室」に入室するための接続IDを設ける方法です。接続IDを知らないと会議に参加できないため、参加者を制限できます。

2.遠方との社内会議に特化したWeb会議ツール

2.1 Skype(スカイプ)

SkypeはMicrosoftが運営している無料のチャット、音声電話、ビデオ通話ツールです。

  • SkypeのアプリインストールとSkype IDの発行が必要
  • 基本無料で接続でき、最大10名との同時接続が可能
  • インスタントメッセージの送信や音声通話、ビデオ通話ができる

といった特長があります。

社内会議を行う上で、自分が持っている資料を会議に出ているメンバーに共有する場面もあるかと思います。そんな時に必要不可欠な画面共有機能なども備わっており、社内会議で用いる上では、不自由のないツールになります。「Microsoft Teams」というパッケージでの法人契約も可能で、最大250名と同時接続が可能になります。

2.2 Appear in(アピアーイン)

Appear inはappear.inが運営している無料のWeb会議ツールです。

  • アプリインストール不要。ホストのみアカウント登録が必要
  • ホスト以外は、URLのみで会議へ参加することが可能
  • 基本無料で接続ができる。5名以上の場合はPremium版の契約が必要。

といった特長があります。

Premium版は月9.99$で、1ルームの同時最大接続人数が4人から12人へ増えます。もし、プロジェクトメンバーが5名以上という場合であればPremium版を用いる方が、使い勝手が良いです。appear inはホスト以外、特殊なログインやインストールが不要という特長を持っています。これによって、接続時の手間を減らし、迅速に社内会議を始めることができます。対応プラウザはGoogle Chrome、Firefox、Operaになります。

2.3 Hangout(ハングアウト)

HangoutはGoogleが運営している無料のチャット、音声通話、ビデオ電話ツールです。

  • Googleアカウントの登録が必要。URLのみで接続することができる
  • 基本無料で接続ができる。10名以上の場合は有料版が必要
  • Googleアカウントがあれば、PCやスマートフォンからも接続できる

といった特長があります。

HangoutはGoogleアカウントさえあれば、どのデバイスからも利用することができる汎用性の高いサービスとなっています。例えば、社内で用いているメールサービスがGmailであれば、既存のGoogleアカウントでログインするだけでHangoutを用いることが出来るので、非常に利便性が高いのも特長の1つです。Hangout内では画面共有機能や、Google driveを用いて会議中にプロジェクトメンバーに対して、資料を共有することも可能です。対応プラウザはGoogle Chrome、Firefox、Safariになります。

2.4 BizMee(ビズミー)

BizMeeはgrabssが運営している無料のWeb会議ツールです。

・インストールと登録が不要

・他の無料ツールにはない高品質の通話を実現

・ホワイトボード機能がある

といった特長があります。

BizMeeはブラウザから利用でき、URLから飛ぶだけで会議に参加可能です。WebRTCという技術を使うことで、データ容量の大きい映像や音声をリアルタイムで送受信できます。

2.5 FreshVoice(フレッシュボイス)

FreshVoiceはエイネットが運営している有料のWeb会議ツールです。

・1拠点3,000円からと低価格

・クラウド型とオンプレミス型の二つを用意

・200拠点まで同時接続可能

FreshVoiceはWeb会議システムの中でも料金設定が安いことで注目されています。1拠点3,000円からという低価格で、料金プランも利用時間によって選択できるのが魅力です。固定費の場合、数時間の利用でも常時接続でも同じ費用です。FreshVoiceは利用時間と利用料が比例しており、無駄な出費がありません。

通常、Web会議システムはクラウド型が主流ですが、FreshVoiceはオンプレミス型も提供しています。クラウド型は外部サーバーを使う構造上、リスクを0にできません。万全を期したい人には、自社サーバーを利用するオンプレミス型をオススメします。一方で、初期費用を抑えたい方には、自社サーバーが不要のクラウド型が良いでしょう。

2.6 Zoom(ズーム)

ZoomはZoom Video Communicationsが運営している無料のWeb会議ツールです。

  • Zoomのアプリインストールが事前に必要
  • グループ会議の場合は接続時間が最大40分(1対1では無制限)
  • 最大100名まで会議に参加することが可能

といった特長があります。

Zoomのミーティングは最大100名の参加を許容することができ、人員の多い大規模なプロジェクトであっても社内会議に用いることができるツールになります。更に、無料版でも社内会議に必要な機能が十分に揃っている事も特長の1つです。

画面共有機能や会議で用いる資料共有機能など、無料版でも十二分に使い勝手が良いツールとなっております。Zoomを事前にインストールすることで、URLのみで安定した接続が可能。社内会議で用いる場合には最適なツールです。

3.営業活動に特化したWeb会議ツール

3.1 bellFace(ベルフェイス)

bellFaceはベルフェイス株式会社が運営しているBtoB営業に特化したWeb会議ツールです。これまでご紹介した社内会議に特化したWeb会議ツールと何が違うのでしょうか。ベルフェイスの特長を3点、ご紹介します。

3.2 事前インストールやログイン不要、「業界最速5秒」で接続

ベルフェイスは特許を取得している独自の技術で、アプリインストールやID発行が必要なく、誰とでもすぐに接続できます。社内会議向けのWeb会議ツールは、上記で紹介したツールも含め殆ど事前インストールやID発行が必要です。インストール不要でURLのみで接続できるWeb会議ツールもございますが、使用プラウザが制限されており、お客様の環境次第では上手く繋がらないケースもあります。社内で会議をする場合であれば、「事前に○○のインストールやID発行をして下さい」「URLを発行しましたので、○○のプラウザから接続して下さい」と依頼することは可能かもしれません。しかし、社外にいるリテラシーが不明瞭なお客様に対して、依頼することはハードルが高いものです。

ベルフェイスでは、接続時に上記の様なアプリインストールやプラウザの制限が無く、必要なのはGoogle等の検索エンジンのみです。まず営業マンからお客様に電話をかけ、「Web上でベルフェイスと検索してください」と伝えます。検索エンジンからベルフェイスのトップページを開くと、「接続ナンバーを発行」のボタンがあり、これを押すと4桁の接続ナンバーが表示されます。この4桁の番号を電話口でお客様から教えてもらい、営業マンが管理画面に4桁の番号を入力するだけで、Web会議を接続することができます。この機能によって、ベルフェイスは営業先のお客様に余計な準備時間や負担をかけずに商談を始めることができます。

3.3 音声は電話。接続環境に依存しない

社内向けのWeb会議ツールを利用したことがある人なら誰でも経験があると思いますが、接続しているネット環境が不安定になると、接続環境に依存しているWeb会議ツールは、画面共有や音声が乱れます。気心も知れた社内のプロジェクトメンバーであれば、「聞こえなかったので、もう1度ご説明お願いします」と言えるかと思います。しかし、社外のお客様に営業活動を行なっている場合では異なります。営業マンの音声が乱れていては、どれだけ優れた営業マンが行なったとしても、お客様に対して良い印象を与えることは無いでしょう。

 しかし、ベルフェイスではこの様な問題は生じません。なぜかと言うと、ベルフェイスは電話を介して音声を拾っているからです。ベルフェイスはあくまでもリアルタイムで資料共有や営業マンの姿を映すツールで、音声は電話にて接続しています。その為、もし途中でベルフェイスの接続が不安定になってしまったり、最悪接続が途切れてしまっても、音声は電話で接続しているため安定して商談を続けることができます。

3.4 商談の全てをデータ化する、セールスログ機能

インサイドセールスシステム「ベルフェイス」にはセールスログ機能があります。この機能は、営業の始まりから終わりまでの流れや資料を出すタイミングなどを全てデータ化する機能になります。セールスログ機能を用いることで、「トップ営業マンの○○は、営業開始から5分で料金を提示している」など、本来ブラックボックスとなっていた営業マンのデータが可視化されます。可視化されることで、トップ営業マンの商談傾向を掴み、自身の営業活動に生かすことも容易になります。

4.ベルフェイスはテレワーク・在宅勤務にも最適

ベルフェイスは、テレワークや在宅勤務での利用に最適です。というのも、ベルフェイスには、さまざまなシーンで役に立つ便利な機能が多数搭載されています。

テレワークの普及により、事務職やマーケティング職などの内勤型の職種はもちろん、営業などの外勤型の職種もインサイドセールスを通して営業活動ができるようになりました。

前述した通り、ベルフェイスは、特に営業に特化したWeb会議システムとされています。そのため、テレワーク化が困難とされていた営業職であってもベルフェイスを活用することで、テレワークを円滑に進められるのです。

4.1 テレワーク・在宅勤務の必要性が高まる

現在、社会の動向としてテレワークや在宅勤務の必要性が高まってきています。2018年より開始された働き方改革によって、育児や介護などと両立して働ける取り組みが推進されてきました。また、2011年に起こった東日本大震災、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大といった非常時においても、持続的に事業を継続させる方法としてテレワークの重要性は増しています。

テレワークは「離れた場所」と「働く」を意味する、”Tele”と”Work”を組みわせた言葉ですが、その中でも「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」「在宅勤務」の3つに勤務形態が分かれています。モバイルワークは移動中やカフェなどを活用して働く方法、サテライトオフィス勤務は本社以外の事業所を活用して働く方法、在宅勤務は自宅で働く勤務形態です。とりわけ、感染症などの緊急性の高い事態でも勤務を続けられる在宅勤務は注目を集めています。

また、テレワーク・在宅勤務を取り入れることで、今までは育児や介護、配偶者の転勤によって離職を余儀なくされていた人材を継続雇用・新規採用することが可能です。今後、働き手の人口が年々減少していくことは避けられない事実であり、特に中小企業においては人材確保ができるかどうかが事業の存続に関わる問題にまで発展しています。

そこで、テレワークや在宅勤務という柔軟な働き方を導入することで、採用できる人材の間口を広げれば、優秀な人材を獲得できる可能性も高くなるでしょう。

これらの理由から、今後さらにテレワーク・在宅ワークの必要性は高まっていくでしょう。そのため、これらの勤務形態をいつでも始められるよう企業は準備をしておかなければなりません。

その準備として、ベルフェイスの導入がおすすめです。ベルフェイスには、オンラインの商談に役立つ、録画機能やメモ機能、CRMとの連携など、これ1つでテレワークにありがちな悩みを解決できる機能が多数搭載されています。ベルフェイスのどんな機能がテレワークで活かすことができるのか、次の章で詳しくみていきます。

4.2 「商談録画機能」で商談の様子が確認できる

ベルフェイスには、商談録画機能が搭載されています。商談録画機能を駆使することで、商談の振り返り・改善のためのフィードバックが簡単にできるようになります。従来の対面式の商談だと、必ずしも上司が同席できるとは限らず、フィードバックが困難だったり、細かなニュアンスを社内に共有できなかったりという課題を抱えていました。

特に営業の担当者は、自身の商談を客観的に見て、課題を発見することがとても大切です。そのため、営業マネージャーが営業マンそれぞれが顧客に沿った提案が実施できているかどうかをチェックできるこの機能は非常に有用でしょう。また、営業成績が良い人の商談動画を他メンバーに共有するなど、社内教育のツールとしても役立ちます。

商談録画機能を活用することで、ブラックボックス化しがちだった営業の取り組み方がクリアになり、PDCAの効率化が期待できるでしょう。

商談録画機能についてさらに詳しく

録画機能の設定方法や仕様についてご質問をいただくことも多いため、より詳しくご説明します。

まず、接続開始画面で録画機能の設定をします。録画の有無はON/OFFのスイッチで選択することができ、録音時に音声を含むのかどうかも設定可能です。録画アプリをインストールしている場合は、スイッチを切り替えれば録画が開始されます。

オンライン商談の終了後、録画は自動で終わり、録画データのアップロードが始まります。PC・ネット環境にも依存しますが、1時間以内の録画であれば、数十秒〜数分程度でアップロードは完了します。注意すべき点としては、録画時間は最大2時間までで、2時間を超える動画・音声データは保存されないということです。長時間の商談に及ぶ場合は、休憩を挟んだタイミングで一度接続を打ち切って、再度繋ぎ直した方が良いかもしれません。

ちなみに、2019年1月からiOS/Android端末からも動画を確認できるようになりました。これによって、場所や端末を問わず手軽に見返すことができます。ベルフェイス上では社内のメンバーのログも確認することができたり、録画データの履歴だけを絞り込んだりすることも可能です。

また、削除ボタン下のコピーのボタンをクリックすると、録画データのURLをコピーできるため、録画データの共有も容易にできます。URLから録画データへアクセスできるのは社内のユーザーのみなので、安心して情報を共有できるところも魅力のひとつです。

ぜひ、ベルフェイスを導入し、この商談録画機能を使いこなしてみてください。

5.WEB会議ツールは働き方を変える

本記事では、インターネットを介して接続することができるWeb会議ツールを5つ紹介しました。遠方のプロジェクトメンバーと会議を行う場合は社内会議向けのWeb会議ツール、営業活動では営業に特化したWeb会議ツールを用いるなど、目的に応じて、最適なWeb会議ツールを使い分けることが重要になります。目的に応じ、最適なツールを用いることで、本来浪費されていた移動時間やコストを削減し、社員の働き方を変え、生産性を上げるキッカケになるかもしれません。

実際にベルフェイスを利用いただいてる約800社のクライアント様の中でも、ベルフェイス導入前より営業マン全体の商談成約率や営業マンの生産性が上がったと言う声も多数いただきます。(参考: ベルフェイス活用ページ)

営業活動にWeb会議システムを取り入れるか悩んでいる方は、ぜひインサイドセールスシステム「ベルフェイス」の導入をご検討ください。

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