商談においては、名刺交換が非常に重要な意味を持っています。名刺を通して「わたしはこういうものです」と自己紹介をすると同時に、連絡先を渡すことで両者の間に関係が築き上げられたことを意味します。
また受け取る側の観点から見ても、名刺を受け取ったことでその人への警戒感や緊張感を和らげるきっかけにすることができます。
特に日本のビジネスシーンではこの名刺交換が一種の「儀式」になっているといってもよいでしょう。
しかしそんな「当たり前」だった習慣が、コロナ禍、そしてテレワークの導入によって揺らぎつつあります。在宅勤務だけでなく商談もオンライン上で行うようになったことで、そもそも名刺を交換する機会がありません。
これまでの「まず名刺を交換してから話に入る」というステップを踏まないまま商談を行う必要が出てきているのです。
そうしたテレワークの環境がビジネスに影響を及ぼすケースも出てきています。お互いの信頼関係を築くのが難しい、キャンセルなどのリスクが上昇するなど、ちょっとした問題に思えますが、この問題をどう改善するかがテレワーク、オンライン商談を成功へと導くひとつのテーマになっているといっても過言ではないでしょう。
商談における「名刺交換」がコロナ禍で大きく変化
商談における名刺交換は、挨拶の意味合い以外にどのような目的や効果があるのでしょうか。何気なく行っていたことが行わなくなったことで、そのメリットを実感するようになることも少なくないものですが、改めてこの点について掘り下げてみましょう。
名刺交換の効果
名刺交換の効果としてまず挙げられるのが、やはり人脈づくりでしょう。とにかく名刺を渡して名前を覚えてもらう、そして何かあったときに連絡をもらえる環境を作れることが、名刺交換の大きな役割でもあります。
名刺を交換しておくと、困ったときに相談をしてもらえたり、交流会などイベントのお誘いをもらえたりといったケースも見られます。
また初対面の時に好印象を持ってもらうことができれば、その後も継続的な関係を築く機会も得られます。その際に渡した名刺がその後の活動にも大きな影響を及ぼすわけです。
自分がちょっと困ったときに過去にもらった名刺をチェックしていたら相談のために連絡したいと思うような人の連絡先を見つけることができたなど、名刺一枚がさまざまなチャンスをもたらしてくれるのです。
自己アピールの手段と位置付けて名刺を活用している人も少なくありません。必要事項だけを記載している味気ない名刺ではなく、個性を重視する名刺を作ることで相手にインパクトを与えて覚えてもらうのです。
名前と顔を覚えてもらうチャンスにもなりますし、先述したように後日になって名刺をきっかけに思い出してもらえる機会も得られるでしょう。
名刺には通常肩書も記載しますから、勤務している会社における自分の立ち位置を証明する手段にもなります。
オンライン商談には名刺交換がない！
このように名刺にはさまざまな効果やメリットがありますが、オンライン商談が中心になった場合、その名刺交換を行う機会がなくなってしまいます。先方に連絡先を渡しておいて後日連絡してもらう、という仕組みが成り立ちにくく、どうしてもオンライン商談がその場限りの話し合いで終わってしまいがちです。
また初対面の人と会うとき、直接対面する場合に比べてオンラインではなかなか信頼関係を築きにくい面もあります。直接顔を合わせているときは、しばらく話をしていれば警戒心も解けて相手がしっかり商談できる相手かどうかを判断しやすくなります。
しかしオンライン商談ではどうしてもお互いの間に心理的な壁が生まれてしまうもので、思うように距離が縮まらないのです。名刺も渡せず、なかなか腹を割って話すこともできない。オンライン商談のもっとも難しい部分といっても過言ではないでしょう。
オンライン商談だからこそ活きる自己プレゼンの方法とは？
ではオンライン商談ではどうやって自己紹介し、お互いの距離を縮めていけばよいのでしょうか。本物の名刺を画面上に表示するという方法もありますが、それではまず名前や連絡先を覚えてもらうことはできないでしょう。名刺にこだわるのではなく、別方法で名刺交換と同じ効果が得られる方法を模索していく必要があります。
QRコードで自己紹介ページや動画を共有
方法のひとつとして挙げられるのがQRコードを活用した自己紹介です。あらかじめ自己紹介用のページや動画を用意したうえで、QRコードをそこへ移るための入口として利用する方法です。
先方は画面に表示されたQRコードを読みこむだけでよいわけですし、名刺よりもずっと多くの情報をチェックすることができます。まさにオンラインのメリットを活かした方法といえるでしょう。
QRコードを使うのは、相手とのテキストベースでの連絡手段が確立されていない状態でオンライン商談を行っている、という状況で特に有効です。
ただし、もし既にメール等で連絡が取れる状況であれば、直接自己紹介ページにアクセスできるURLを送るほうが手軽です。また、オンライン商談ツールにチャット機能が備えられていれば、その場でURLを送るという方法も良いでしょう。
万が一これらの方法が取れない場合であっても、QRコードでアクセスする方法を用意しておけば、自己紹介コンテンツへとスムーズに誘導することが可能になります。
自己紹介できるバーチャル背景
バーチャル背景を使って、背景に自己紹介となる情報を盛り込むという方法もあります。
Web会議ツールに用意されているバーチャル背景機能をうまく活用すれば、プロフィールQRコードを背景に埋め込むことが可能となります。画面の端にQRコードを埋め込んだ状態にしておけば先方はいつでもそれを読み込んで自己紹介ができるわけです。
さらに背景に名前、肩書、連絡先などの情報を表示する方法もあります。あまり目立つ形でやりすぎると、くどい印象になってしまうだけでなく話し合いをするときに集中できなくなってしまう恐れがあるので、商談の冒頭のみで表示するなど見せ方には工夫が必要です。
このような方法を取る人は多くはないと思いますので、相手に強く印象を与える効果も期待できるでしょう。
自己紹介スライドの利用
非常にシンプルな方法ですが、自己紹介スライドを利用するのも有効な手段です。自己紹介スライドであれば、表示させる営業資料の最初の方に1ページ挟んでおくだけでも実現できますので、ご紹介した中でも非常にスマートな方法といえるでしょう。
オンライン商談では名刺交換ができない分、いきなり本題に入るのではなくまず自己紹介の時間を確保したうえでお互いの警戒心を解くことも重要と言われています。
しかし初対面の人とオンライン上で会う場合、どんな話を切り出したらいいのか難しいものです。自己紹介スライドを用意すれば、それを見てもらいながらいろいろと話をすることができ、アイスブレイクに役立つのではないでしょうか。
またスライド式なのでいろいろな情報を盛り込めるのも魅力です。略歴や将来のビジョン、目標なども盛り込んでおけばそこから会話のとっかかりを作ることもできるでしょう。自分を知ってもらいつつ、お互いの距離を縮めるという点で名刺交換に代わる非常に良い選択肢です。
どんな情報を盛り込むかは、商談を重ねる中でブラッシュアップしていきましょう。この点は既存のフォーマットや実践例などもチェックしたうえで作っていくことがポイントになるでしょう。
自己紹介ツールの利用
もうひとつ、先ほどバーチャル背景のところで少し触れましたが、自己紹介に役立つ機能を備えたツールなどもあります。必要な情報を記載するだけで自己紹介ページが作成できたり、自己紹介用のバーチャル背景が作成できたりと、簡単なステップでこれまでにご紹介したような自己紹介のためのコンテンツ作成が行えるものです。
ページや背景を自作する場合、少なからず画像編集やWebページ作成の技能が必要となりますが、ツールを使うことでそれらの知識がなくても高品質なものを作成することが可能です。最近では名刺管理アプリの「Eight」がこれらの機能を提供するなど、名刺交換がしづらい今、新たな方法として注目を集めています。
オンライン商談ツール「ベルフェイス」の場合
オンライン商談ツール「ベルフェイス」でも、名刺交換に代わる自己紹介に役立つ機能が搭載されています。このツールはオンライン商談のレコーディング機能や満足度をチェックするアンケート調査など職場のテレワーク上における営業環境の改善に役立つ機能を備えているのが特徴ですが、それだけでなくオンライン商談そのものをスムーズに進めるための機能も搭載されています。
名刺機能や見栄え良くするビューティーモードが搭載
ベルフェイスはオンライン上で作成、共有できる名刺機能が搭載されています。事前に名刺ページを作成しておくことで、商談前にプロフィールを先方に送っておくことができます。
商談の場で自己紹介をするのではなく、まず事前に担当者がどんな人物なのかを知ってもらうことで、よりスムーズに商談に入れる環境を作ることができます。
この名刺機能には生年月日や出身地とした基本的な情報はもちろん、複数の画像を掲載することも可能です。メイン画像にはビジネス用の画像を配置しつつ、それ以外ではプライベートの画像も盛り込むことで、趣味などの情報から人間味や意外性をアピールすることもできます。
また、ベルフェイスでは商談中に先方がこの名刺機能で作った名刺をダウンロードすることもできるため、事前に送信するだけでなく、実際に商談を行っている間にも先方に確認してもらうことが可能です。
商談の冒頭などにおいて、話をしながら名刺をチェックして趣味や出身地などを確認することができればいろいろな話で盛り上がり、信頼関係を築いていくのに役立つでしょう。
ちなみにベルフェイスには、名刺機能だけでなく、本人のカメラ映りをリアルタイムで調節できる「ビューティーモード」が搭載されています。オンライン商談では本人の顔が名刺代わりになる面もあるため、見やすい、または美しく見えるかどうかで印象に大きな差が出てきます。
キャンセル率の低下につながる事例も
こうしたオンライン商談時の自己紹介にこだわることが、キャンセル率の低下に結びつくこともあります。
あらかじめ自己紹介の名刺を先方に送付し、誰が担当するのかをはっきりさせておくことで、商談直前でのキャンセルが減少するという効果も期待できます。
Web商談の場合は参加が気軽にできる分、予定のキャンセルも行いやすくなってしまうものですが、事前の自己紹介によって担当者の存在をしっかりと意識してもらうことができるため、心理的にキャンセルがしづらくなるのではないでしょうか。
また、最初にオンライン商談を行った段階で自己紹介をしっかり行い、お互いの警戒心を解くことに成功すると、次回以降のキャンセルが少なくなるという効果が見られた事例も存在します。
警戒心を持ちやすく、なかなかスムーズに進むないことも多いオンライン商談だからこそ、一度うまく信頼関係を築くことができると継続しやすく、キャンセルをリスクを減らすことにつながるのです。
まとめ
直接顔を合わせたときには、その場の空気や相手の素振りなどでお互いを理解し、接し方を判断することができます。名刺交換はそのためのきっかけづくりでもあるわけですが、オンライン商談ではそれができません。
だからこそ、その代わりになる方法で先方との距離を縮めてよい空気を作ることができるかが、商談の成否を分けるポイントになってきます。
QRコードやバーチャル背景、自己紹介ツール、オンライン商談ツールなどを駆使し、名刺交換ができないデメリットを埋め合わせつつ、名刺交換にはないメリットを引き出せる環境づくりを目指してみてはいかがでしょうか。
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